PAGE檔案制度模板設(shè)計范本一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理室，負責全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定完善的檔案管理制度，并負責制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查。2.檔案收集與整理：負責組織各部門收集、整理本部門形成的各類檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管與保護：負責檔案的保管工作，提供安全、適宜的保管環(huán)境，采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜等保護措施，確保檔案的安全。定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案檢索與利用：建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，嚴格履行檔案查閱審批手續(xù)，確保檔案信息的合理使用。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.業(yè)務(wù)指導與培訓：對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導，組織開展檔案管理知識培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導講話、行政公文等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、績效考核、獎懲任免、勞動合同、離職手續(xù)等相關(guān)文件。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)預(yù)算與決算等相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案等。具體業(yè)務(wù)檔案分類可根據(jù)公司/組織實際情況進一步細化。5.項目檔案：各類項目從立項、實施到驗收全過程中形成的文件材料，包括項目申報書、可行性研究報告、項目合同、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。6.科技檔案：公司/組織在科研、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)等活動中形成的文件材料，如科研項目檔案、技術(shù)標準、專利文件、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。7.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、工作場景、產(chǎn)品外觀等內(nèi)容的檔案。8.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、電子郵件等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則：檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。全宗號：為公司/組織的代碼，用于標識檔案所屬的全宗單位。分類號：根據(jù)檔案分類方案，對各類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。年度：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示檔案形成的年份。保管期限：分為“永久”、“長期”（[具體年限]年）、“短期”（[具體年限]年），分別用“Y”、“C”、“D”表示。流水號：按照檔案形成的先后順序，對同一類檔案依次編制流水號，用阿拉伯數(shù)字表示。2.編號示例：如“01XZ2023Y001”，表示行政檔案類，2023年形成，保管期限為永久的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責：各部門負責本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，指定專人負責檔案收集工作，并確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集范圍：包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式的文件材料。具體收集范圍按照本制度檔案分類的要求確定。3.收集時間：各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料收集齊全，并移交至檔案管理部門。對于重要的、緊急的文件材料，應(yīng)及時收集并移交。（二）檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)清晰、準確、規(guī)范。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于檢索和查閱。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進行檢查，記錄庫房溫濕度情況，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案存儲：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行備份存儲。電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要會議記錄、財務(wù)審計報告、涉及公司/組織權(quán)益的重要合同等。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如年度工作計劃與總結(jié)、一般業(yè)務(wù)合同、員工培訓檔案等。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如臨時性的通知、一般性的報表等。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責人等組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。2.銷毀程序：對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向公司/組織外部提供檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準，并按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。外部查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.申請：查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對查閱申請進行審核，簽署審批意見。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)報公司/組織領(lǐng)導審批。3.查閱：查閱人員持經(jīng)審批的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。4.登記：檔案管理人員對查閱檔案的情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、檔案編號等信息。（三）利用方式1.查閱：查閱人員可直接在檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，按照規(guī)定的復(fù)制方式進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.摘錄：查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在摘錄過程中保持檔案內(nèi)容的完整性和準確性。摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處，由檔案管理人員審核簽字確認。（四）歸還與注銷查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后，在《檔案查閱申請表》上注明歸還時間，并辦理注銷手續(xù)。七、檔案保密（一）保密制度1.保密責任：公司/組織全體員工應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，履行保密義務(wù)。檔案管理人員應(yīng)加強對檔案保密工作的管理，確保檔案信息的安全。2.保密范圍：涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機密、人事信息等敏感信息的檔案，均屬于保密范圍。3.保密措施：物理隔離：對保密檔案應(yīng)采取單獨存放、加密存儲等物理隔離措施，防止檔案信息泄露。人員管理：嚴格限制接觸保密檔案的人員范圍，對涉及保密檔案管理的人員進行背景審查和保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。信息傳遞：在傳遞保密檔案信息時，應(yīng)采用加密傳輸、專人遞送等安全方式，確保信息傳遞過程中的安全。設(shè)備管理：對存儲保密檔案信息的設(shè)備進行嚴格管理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護，定期進行安全檢查和維護。（二）保密監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部審計：公司/組織可委托專業(yè)審計機構(gòu)對檔案保密工作進行審計，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。3.違規(guī)處理：對違反檔案保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立檔案信息管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立涵蓋公司/組織各類檔案的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高工作效率：通過信息化手段，提高檔案收集、整理、查閱、利用等工作的效率，減少人工操作，降低勞動強度。3.加強信息安全：保障檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲過程中的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。（二）信息化管理措施1.數(shù)據(jù)錄入與維護：檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，并定期對檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：根據(jù)檔案管理工作的實際需求，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的各項功能，如檔案分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等，提高系統(tǒng)的實用性和易用性。3.安全防護：加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加