PAGE工程檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修以及項(xiàng)目決策等提供可靠依據(jù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收至交付使用全過程中形成的各類工程檔案的管理。包括但不限于工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件以及與工程相關(guān)的聲像、電子等檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的齊全完整，涵蓋工程建設(shè)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字規(guī)范、圖表清晰，符合工程實(shí)際。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。5.及時(shí)性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理和歸檔，確保檔案資料的時(shí)效性。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的工程檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進(jìn)行全面負(fù)責(zé)。定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.工程項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。明確本部門工程檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促本部門人員按照檔案管理要求做好文件資料的積累和歸檔工作。在工程建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的階段性檢查和驗(yàn)收工作。3.工程建設(shè)相關(guān)人員參與工程建設(shè)的全體人員應(yīng)將各自工作中形成的文件資料及時(shí)整理、移交，確保檔案資料的真實(shí)、完整。嚴(yán)格遵守工程檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造工程檔案。二、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底文件等。設(shè)計(jì)單位資質(zhì)證書、設(shè)計(jì)人員資格證書等相關(guān)資料。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底記錄、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。施工單位資質(zhì)證書、施工人員資格證書、施工日志、工程洽商記錄、工程事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。監(jiān)理單位資質(zhì)證書、監(jiān)理人員資格證書等相關(guān)資料。5.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。消防驗(yàn)收意見書、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、規(guī)劃驗(yàn)收合格證等專項(xiàng)驗(yàn)收文件。6.聲像檔案工程建設(shè)過程中的照片、錄像、錄音等資料，反映工程建設(shè)的重要節(jié)點(diǎn)、施工現(xiàn)場(chǎng)情況、設(shè)備安裝調(diào)試等。7.電子檔案與工程相關(guān)的電子文件，如文檔、圖紙、表格、數(shù)據(jù)等，應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定格式和要求存儲(chǔ)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，應(yīng)在文件產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集齊全，不得遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和保存。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中在一起。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄索引，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類工程檔案按照工程項(xiàng)目分類，每個(gè)工程項(xiàng)目下再按照文件類別分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。聲像檔案按照工程建設(shè)階段和內(nèi)容分類，電子檔案按照存儲(chǔ)介質(zhì)和文件類型分類。2.組卷施工文件按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程組卷，同一單位工程內(nèi)的文件按照施工順序排列。監(jiān)理文件按照監(jiān)理工作階段和文件類別組卷，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)等分別組卷?？⒐を?yàn)收文件按照竣工項(xiàng)目組卷，包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等相關(guān)文件。3.編目編制工程檔案卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次等內(nèi)容。編制工程檔案案卷目錄，包括案卷號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。三、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交至檔案管理部門。2.移交的工程檔案應(yīng)符合檔案整理要求，檔案目錄清晰，卷內(nèi)文件排列有序，裝訂整齊。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（二）歸檔程序1.工程項(xiàng)目部門填寫工程檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的案卷號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案管理部門接收移交清單和檔案后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的工程檔案進(jìn)行登記，建立工程檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、利用情況等信息。（三）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括工程建設(shè)過程中的重要文件資料，如設(shè)計(jì)變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性文件資料，如施工日志、工程洽商記錄等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定每份檔案的保管期限，并在檔案目錄和案卷封面上注明。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、工程檔案的利用與借閱（一）利用原則1.工程檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性不受損害。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于公司工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修以及項(xiàng)目決策等工作需要。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.外單位因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱工程檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后發(fā)放借閱證，并按照借閱申請(qǐng)表上的要求提供檔案。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位人員借閱工程檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)函等相關(guān)材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（四）利用要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.工程檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的工程檔案進(jìn)行審核和鑒定。（三）鑒定方法1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的工程檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及公司重要權(quán)益、歷史研究、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)慎重鑒定，確保檔案的安全保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的工程檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀清單和銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，以備查考。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，將工程檔案管