PAGE檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中涉及檔案查閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，保證檔案查閱工作有序進(jìn)行。4.服務(wù)工作原則：以滿(mǎn)足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求為出發(fā)點(diǎn)，提供高效、準(zhǔn)確的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置與人員配備公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案查閱管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立檔案查閱登記臺(tái)賬，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.按照規(guī)定的查閱范圍和程序，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。5.定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案查閱管理工作。6.負(fù)責(zé)檔案查閱場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。7.對(duì)違反檔案查閱管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。三、檔案查閱范圍（一）公司內(nèi)部查閱1.公司各部門(mén)因工作需要，可查閱本部門(mén)形成的檔案以及與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門(mén)檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及管理人員因決策、管理等工作需要，可查閱相關(guān)檔案資料。3.公司審計(jì)、紀(jì)檢等部門(mén)因工作需要，可查閱涉及審計(jì)、紀(jì)檢相關(guān)的檔案。（二）外部查閱1.因法律法規(guī)要求或司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法履行職責(zé)需要，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)程序提供檔案查閱服務(wù)。2.與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的單位，因合作項(xiàng)目需要查閱相關(guān)檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)后方可查閱。四、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位查閱檔案，需提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱的原因、范圍、內(nèi)容等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)通知查閱單位辦理查閱手續(xù)。（二）申請(qǐng)審批1.《檔案查閱申請(qǐng)表》或查閱申請(qǐng)函提交后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)內(nèi)容是否符合查閱范圍和規(guī)定程序。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表或申請(qǐng)函上簽署意見(jiàn)，并注明批準(zhǔn)查閱的范圍、期限等。（三）查閱登記1.查閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》或查閱申請(qǐng)函到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員按照登記要求，詳細(xì)記錄查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。（四）檔案查閱1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)批準(zhǔn)的范圍，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并引導(dǎo)查閱人員到指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.在查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱管理制度，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等行為。（五）查閱歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整無(wú)損，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄處理。五、檔案查閱期限（一）一般檔案查閱期限一般情況下，檔案查閱期限為[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)查閱期限，查閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）重要檔案查閱期限對(duì)于涉及公司核心機(jī)密、重大決策等重要檔案的查閱期限，根據(jù)具體情況由檔案管理部門(mén)與查閱人員協(xié)商確定，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)備案。查閱期限結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得擅自留存。六、檔案查閱保密規(guī)定（一）查閱人員保密責(zé)任1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)在查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密。2.不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。3.在查閱結(jié)束后，應(yīng)妥善保管所查閱的檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（二）檔案管理人員保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案查閱過(guò)程中的相關(guān)信息進(jìn)行保密。2.在為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)采取必要的措施，防止檔案信息泄露。如對(duì)查閱場(chǎng)所進(jìn)行適當(dāng)隔離，避免無(wú)關(guān)人員接觸查閱過(guò)程等。3.對(duì)涉及保密檔案的查閱申請(qǐng)、審批、查閱登記等相關(guān)記錄，應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案查閱保密規(guī)定的查閱人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于因檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案信息泄露的，公司將按照相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，直至解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案查閱場(chǎng)所管理（一）查閱場(chǎng)所設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案查閱場(chǎng)所，配備必要的辦公桌椅、檔案柜、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。（二）場(chǎng)所安全管理1.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保查閱過(guò)程全程可監(jiān)控。2.配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，保證檔案存放環(huán)境安全。3.查閱場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁在查閱場(chǎng)所內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。（三）人員出入管理1.檔案查閱場(chǎng)所實(shí)行封閉式管理，查閱人員進(jìn)入查閱場(chǎng)所應(yīng)進(jìn)行登記，經(jīng)檔案管理人員同意后方可進(jìn)入。2.非檔案查閱人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入查閱場(chǎng)所。如有特殊情況需要進(jìn)入，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。八、檔案查閱設(shè)備與技術(shù)支持（一）設(shè)備配備檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案查閱設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，以滿(mǎn)足查閱人員的工作需要。（二）技術(shù)支持1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和查閱功能。查閱人員可通過(guò)信息系統(tǒng)查詢(xún)、瀏覽相關(guān)檔案信息，但不得對(duì)檔案信息進(jìn)行修改、刪除等操作。2.定期對(duì)檔案查閱設(shè)備和信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行和信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定。3.為查閱人員提供必要的技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其熟悉檔案查閱設(shè)備和信息系統(tǒng)的操作方法。九、檔案查閱統(tǒng)計(jì)與分析（一）查閱統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括查閱人員數(shù)量、查閱檔案數(shù)量、查閱目的分類(lèi)、查閱時(shí)間分布等。（二）數(shù)據(jù)分析1.對(duì)檔案查閱統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，評(píng)估檔案查閱管理制度的執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并及時(shí)提出改進(jìn)措施。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表與報(bào)告1.每月末，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案查閱情況統(tǒng)計(jì)表》，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)。2.每季度末，檔案管理部門(mén)應(yīng)撰寫(xiě)《檔案查閱情況分析報(bào)告》，對(duì)本季度檔案查閱工作進(jìn)行全面總結(jié)和分析，并提出下一季度的工作建議。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案查閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案查閱流程是否規(guī)范、查閱登記是否完整、保密措施是否落實(shí)等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)