PAGE檔案安全生產(chǎn)責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全生產(chǎn)管理，明確各部門及人員的安全生產(chǎn)責(zé)任，有效防范和遏制檔案安全事故的發(fā)生，確保公司檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程中的安全生產(chǎn)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，預(yù)防為主，綜合治理。2.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：明確各部門負(fù)責(zé)人為檔案安全生產(chǎn)的第一責(zé)任人，對(duì)本部門檔案安全生產(chǎn)工作全面負(fù)責(zé)。3.全員參與原則：檔案安全生產(chǎn)涉及公司全體員工，全體員工應(yīng)積極參與，履行各自的安全職責(zé)。（四）引用法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1.《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》2.《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》3.《中華人民共和國(guó)檔案法》4.《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》5.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》6.其他相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)二、檔案安全生產(chǎn)職責(zé)（一）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.公司主要負(fù)責(zé)人是檔案安全生產(chǎn)的第一責(zé)任人，對(duì)公司檔案安全生產(chǎn)工作全面負(fù)責(zé)，履行下列職責(zé)：建立、健全檔案安全生產(chǎn)責(zé)任制；組織制定檔案安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程；保證檔案安全生產(chǎn)投入的有效實(shí)施；督促、檢查檔案安全生產(chǎn)工作，及時(shí)消除檔案安全事故隱患；組織制定并實(shí)施檔案安全事故應(yīng)急救援預(yù)案；及時(shí)、如實(shí)報(bào)告檔案安全事故。2.公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助主要負(fù)責(zé)人抓好檔案安全生產(chǎn)工作，具體負(fù)責(zé)：組織貫徹執(zhí)行檔案安全生產(chǎn)法律法規(guī)、規(guī)章制度和操作規(guī)程；組織制定檔案安全生產(chǎn)工作計(jì)劃和目標(biāo)，并督促實(shí)施；定期組織檔案安全生產(chǎn)檢查，及時(shí)解決檔案安全生產(chǎn)中存在的問題；組織開展檔案安全生產(chǎn)宣傳教育和培訓(xùn)工作；組織制定并實(shí)施檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案的演練計(jì)劃。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全生產(chǎn)管理工作，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。3.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對(duì)存在的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。4.根據(jù)檔案安全管理需要，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施和設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施，并確保其正常運(yùn)行。5.組織開展檔案安全生產(chǎn)宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)和操作技能。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的報(bào)告、調(diào)查和處理工作，配合有關(guān)部門做好事故的善后工作。7.建立檔案安全管理檔案，記錄檔案安全生產(chǎn)工作情況，包括安全檢查記錄、隱患整改記錄、培訓(xùn)記錄、事故處理記錄等。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人是本部門檔案安全生產(chǎn)的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交及日常安全管理工作，確保檔案的安全與完整。2.組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程，開展檔案安全宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)。3.對(duì)本部門檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。4.配合檔案管理部門做好檔案安全事故的調(diào)查和處理工作，落實(shí)事故防范措施。（四）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等工作職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案保管場(chǎng)所的日常安全管理工作，如開關(guān)門窗、檢查設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告。3.積極參加檔案安全生產(chǎn)宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，提高自身的檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.對(duì)所保管的檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。5.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案利用制度，確保檔案的安全與保密，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案收集與整理安全管理（一）收集安全1.在檔案收集過程中，工作人員應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體不受損壞。對(duì)于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，避免在收集過程中發(fā)生丟失、損壞等情況。2.收集檔案時(shí)，應(yīng)注意檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善后再進(jìn)行收集。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和編號(hào)，建立檔案收集清單，確保檔案來源清晰、去向明確。（二）整理安全1.檔案整理工作應(yīng)在符合安全要求的場(chǎng)所進(jìn)行，整理過程中要注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損毀檔案。2.按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，確保整理后的檔案便于保管和利用。3.在整理檔案過程中，發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、褪色、字跡模糊等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管安全管理（一）保管場(chǎng)所安全1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火門、防盜門窗、煙霧報(bào)警器、溫濕度計(jì)、防蟲藥品投放裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。4.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案存儲(chǔ)安全1.根據(jù)檔案的載體類型和保管要求，選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備和方式，并確保存儲(chǔ)設(shè)備的質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案架進(jìn)行存放，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，要做好電子檔案的防病毒、防黑客等安全防護(hù)工作。4.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其特性采取相應(yīng)的保管措施，確保其安全。（三）檔案盤點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員等，并做好記錄。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、溫濕度控制情況、檔案存儲(chǔ)狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案的自查工作，對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案利用安全管理（一）利用制度1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等，確保檔案利用工作規(guī)范有序。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，利用者需填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案利用過程可追溯。（二）利用過程安全1.在檔案利用場(chǎng)所，應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如桌椅、照明設(shè)備等，并保持環(huán)境整潔、安靜。2.檔案工作人員應(yīng)在利用現(xiàn)場(chǎng)對(duì)利用者進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用制度，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案。3.利用者如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式和范圍進(jìn)行操作，不得超范圍復(fù)制或傳播檔案信息。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損后，方可辦理歸還手續(xù)。（三）檔案信息安全1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案信息安全的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍，確保信息安全。3.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，防止數(shù)字化檔案信息泄露。同時(shí)，要做好數(shù)字化檔案的備份存儲(chǔ)工作，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案銷毀安全管理（一）銷毀制度1.建立檔案銷毀制度，明確檔案銷毀的范圍、程序、審批權(quán)限等，確保檔案銷毀工作合法合規(guī)。2.檔案銷毀應(yīng)按照規(guī)定的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定和審批，由檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。（二）銷毀過程安全1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，銷毀過程中要采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案散失、泄露。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。對(duì)電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。銷毀結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄與備案1.建立檔案銷毀記錄檔案，將檔案銷毀清單、審批文件、銷毀過程記錄等資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案銷毀情況向相關(guān)部門備案，確保檔案銷毀工作符合法律法規(guī)要求。七、檔案安全事故應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容，確保在發(fā)生檔案安全事故時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案安全管理特點(diǎn)，定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全事故應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高員工的應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等常見檔案安全事故場(chǎng)景，演練結(jié)束后，應(yīng)對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。（三）事故報(bào)告與處理1.發(fā)生檔案安全事故后，事故現(xiàn)場(chǎng)有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)于1小時(shí)內(nèi)向公司檔案管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向公司主要負(fù)責(zé)人報(bào)告，并按照應(yīng)急預(yù)案的要求組織開展應(yīng)急處置工作。2.檔案安全事故發(fā)生后，應(yīng)立即采取措施保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)，防止事故擴(kuò)大，并積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。3.事故處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)事故教訓(xùn)，針對(duì)事故原因采取相應(yīng)的整改措施，防止類似事故再次發(fā)生。同時(shí)，要對(duì)事故處理情況進(jìn)行記錄和歸檔，作為檔案安全管理工作的重要資料。八、檔案安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等，確保培訓(xùn)工作有序開展。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案安全生產(chǎn)工作實(shí)際需要和員工的崗位特點(diǎn)進(jìn)行制定，注重培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全生產(chǎn)法律法規(guī)、規(guī)章制度和操作規(guī)程。2.檔案安全基礎(chǔ)知識(shí)，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等知識(shí)。3.檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全操作技能。4.檔案信息安全知識(shí)，如保密制度、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。5.檔案安全事故案例分析及應(yīng)急處置方法。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或?qū)I(yè)人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案安全生產(chǎn)知識(shí)和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對(duì)檔案安全管理中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)水平。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等形式開展日常安全教育，及時(shí)發(fā)布檔案安全生產(chǎn)信息和知識(shí)，營(yíng)造良好的安全文化氛圍。4.組織現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，通過實(shí)地操作、演示等方式，讓員工直觀了解檔案安全管理的要求和方法。（四）培訓(xùn)考核1.對(duì)參加檔案安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核方式可采用考試、實(shí)際操作、撰寫心得體會(huì)等多種形式，確保員工掌握培訓(xùn)內(nèi)容。2.建立員工檔案安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)考核檔案，記錄員工的培訓(xùn)情況和考核成績(jī)，將考核結(jié)果與員工的績(jī)效掛鉤，激勵(lì)員工積極參加培訓(xùn)，提高檔案安全意識(shí)和技能。九、檔案安全生產(chǎn)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門的檔案安全生產(chǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案安全生產(chǎn)制度執(zhí)行情況、檔案保管場(chǎng)所安全狀況、檔案利用安全管理等方面。2.監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情