PAGE農(nóng)村檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村檔案材料管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)村各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)農(nóng)村實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)所有行政村及相關(guān)農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織、村民委員會(huì)等涉及農(nóng)村事務(wù)管理的單位和部門。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：農(nóng)村檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)村各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.規(guī)范整理原則：按照國(guó)家檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、裝訂和保管，便于管理和查閱。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案材料的范圍與分類（一）范圍農(nóng)村檔案材料涵蓋農(nóng)村政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各個(gè)方面的工作記錄，包括但不限于以下內(nèi)容：1.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等相關(guān)材料。2.行政管理類：村委會(huì)工作記錄、村務(wù)公開資料、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)類：土地承包、農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、農(nóng)田水利建設(shè)、農(nóng)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展等方面的材料。4.農(nóng)村經(jīng)濟(jì)類：農(nóng)村財(cái)務(wù)收支、集體資產(chǎn)登記與管理、農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)組織發(fā)展等相關(guān)資料。5.社會(huì)保障類：農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)救助、扶貧工作等檔案。6.文化教育類：農(nóng)村文化活動(dòng)記錄、教育事業(yè)發(fā)展資料、農(nóng)民培訓(xùn)檔案等。7.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類：農(nóng)村道路、橋梁、水電、通信等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、實(shí)施和驗(yàn)收資料。8.生態(tài)環(huán)境類：農(nóng)村環(huán)境衛(wèi)生整治、生態(tài)保護(hù)、節(jié)能減排等方面的工作記錄。9.其他類：涉及農(nóng)村工作的其他重要文件、資料、圖片、音像等。（二）分類根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，按照以下分類方法進(jìn)行整理：1.年度分類法：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，將每年的檔案材料分別整理存放。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)農(nóng)村工作的職能部門或機(jī)構(gòu)，將檔案材料分為黨群工作檔案、行政管理檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)檔案、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)檔案等不同類別。3.問題分類法：按照檔案所反映的問題或主題進(jìn)行分類，如土地問題、財(cái)務(wù)問題、社會(huì)保障問題等。在實(shí)際分類過程中，可根據(jù)農(nóng)村檔案材料的具體情況，靈活運(yùn)用上述分類方法，確保檔案分類科學(xué)合理、便于查找和利用。三、檔案材料的收集與整理（一）收集1.明確責(zé)任主體：各行政村及相關(guān)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.制定收集計(jì)劃：根據(jù)農(nóng)村工作的特點(diǎn)和檔案管理的要求，制定年度檔案收集計(jì)劃，明確收集的范圍、內(nèi)容、時(shí)間和方式等。3.定期收集：各部門應(yīng)按照收集計(jì)劃，定期將本部門形成的檔案材料移交至檔案管理部門。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度檔案材料的收集工作。4.隨時(shí)收集：對(duì)于一些重要的、臨時(shí)性的文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，確保檔案的完整性。5.收集渠道：檔案收集渠道包括內(nèi)部發(fā)文、會(huì)議記錄、工作報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、照片、音像資料等。同時(shí)，要注重收集來自上級(jí)部門、其他單位以及村民個(gè)人提供的與農(nóng)村工作相關(guān)的材料。（二）整理1.分類排序：按照檔案分類方法，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編號(hào)編目：為每一份檔案材料編制唯一的編號(hào)，并建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞原始材料。4.編頁編號(hào)：對(duì)裝訂成冊(cè)的檔案材料進(jìn)行編頁編號(hào)，以便于查找和統(tǒng)計(jì)。5.裝盒上架：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并按照檔案分類順序上架存放，便于管理和查閱。四、檔案材料的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)：各行政村應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定，一般不少于[X]平方米。2.庫(kù)房設(shè)施配備：檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限根據(jù)檔案材料的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映農(nóng)村工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案材料，保管期限為[X]年。3.短期保管：對(duì)于一些臨時(shí)性的、只在短期內(nèi)有參考價(jià)值的檔案材料，保管期限為[X]年。（三）檔案保護(hù)措施1.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取必要的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，安裝防盜報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。3.防蟲防霉：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案材料被蟲蛀。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有霉變跡象的檔案應(yīng)及時(shí)處理。4.防光防塵：檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽光直射檔案材料。同時(shí)，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案的損害。5.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查，一般每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案材料的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)農(nóng)村工作原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞農(nóng)村各項(xiàng)工作的需要，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支持。3.方便快捷原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案材料，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：對(duì)于一些需要借出檔案庫(kù)房的檔案材料，利用者應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱期限一般不得超過[X]天，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為利用者提供檔案材料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案材料應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)制登記工作。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)。（四）歸還與催還借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案材料。檔案管理人員應(yīng)在歸還時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。對(duì)于逾期未歸還的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還入庫(kù)。六、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案材料進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定內(nèi)容：鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案材料進(jìn)行全面審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)提出銷毀意見。3.形成鑒定報(bào)告：鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定的過程、結(jié)果和銷毀意見等。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后存檔。（二）銷毀1.審批程序：經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案材料，應(yīng)報(bào)經(jīng)本地區(qū)檔案行政管理部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)：檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱一批次、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理工作：制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，組織實(shí)施檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。2.監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理工作：定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。3.審核檔案鑒定與銷毀工作：對(duì)檔案鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)進(jìn)行審核簽字，確保檔案鑒定與銷毀工作的合法性和準(zhǔn)確性。4.協(xié)調(diào)檔案利用工作：協(xié)調(diào)檔案利用部門與檔案管理部門之間的關(guān)系，為檔案利用工作提供支持和保障。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.檔案保管與保護(hù)：做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的保護(hù)措施，確保檔案的安全。3.檔案利用服務(wù)：熱情接待檔案利用者，為其提供查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，并做好利用登記工作。4.檔案鑒定與銷毀：參與檔案鑒定工作，按照鑒定意見對(duì)