PAGE地鐵監(jiān)測(cè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地鐵監(jiān)測(cè)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在地鐵建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與地鐵監(jiān)測(cè)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于監(jiān)測(cè)方案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、分析報(bào)告、圖紙、影像資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則地鐵監(jiān)測(cè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映地鐵監(jiān)測(cè)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，記錄及時(shí)完整。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)地鐵建設(shè)與運(yùn)營(yíng)的安全。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定地鐵監(jiān)測(cè)檔案管理的具體細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)地鐵監(jiān)測(cè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)。3.建立健全地鐵監(jiān)測(cè)檔案的檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的借閱和歸還情況，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）監(jiān)測(cè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地鐵監(jiān)測(cè)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將監(jiān)測(cè)過(guò)程中形成的各類檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范檔案資料的形成和保管。（三）其他部門職責(zé)1.涉及地鐵監(jiān)測(cè)工作的其他部門，應(yīng)按照檔案管理的要求，做好本部門相關(guān)檔案資料的收集、整理和移交工作。2.在工作中需要查閱地鐵監(jiān)測(cè)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地鐵監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等前期資料。2.監(jiān)測(cè)方案，包括監(jiān)測(cè)目的、監(jiān)測(cè)內(nèi)容、監(jiān)測(cè)方法、監(jiān)測(cè)頻率、監(jiān)測(cè)點(diǎn)布置等。3.監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄，包括原始觀測(cè)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)處理過(guò)程記錄、異常數(shù)據(jù)記錄等。4.監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)分析報(bào)告，包括階段性分析報(bào)告、總結(jié)性分析報(bào)告、專項(xiàng)分析報(bào)告等。5.監(jiān)測(cè)圖紙，如監(jiān)測(cè)點(diǎn)布置圖、監(jiān)測(cè)儀器安裝圖、監(jiān)測(cè)成果圖等。6.影像資料，如監(jiān)測(cè)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等反映監(jiān)測(cè)工作過(guò)程和成果的資料。7.與地鐵監(jiān)測(cè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交底文件、來(lái)往信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的質(zhì)量要求。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。（三）整理方法1.分類整理按照地鐵監(jiān)測(cè)檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為前期文件類（A類）、監(jiān)測(cè)方案類（B類）、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)類（C類）、分析報(bào)告類（D類）、圖紙類（E類）、影像資料類（F類）、其他類（G類）等。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。例如，監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)類檔案編號(hào)可采用“C年份項(xiàng)目編號(hào)順序號(hào)”的格式。同時(shí)，在檔案資料上應(yīng)加蓋清晰的分類標(biāo)識(shí)章。3.裝訂編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或裝訂線進(jìn)行裝訂。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門在完成檔案資料的收集整理后，應(yīng)及時(shí)填寫檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的檔案，由檔案管理部門按照分類編號(hào)的方法進(jìn)行排列上架，完成歸檔工作。（二）保管期限1.地鐵監(jiān)測(cè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括地鐵建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、涉及地鐵結(jié)構(gòu)安全和運(yùn)營(yíng)安全的重要監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案一般為1050年，包括一般性的監(jiān)測(cè)方案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及分析報(bào)告、監(jiān)測(cè)圖紙等。短期保管的檔案為110年，如監(jiān)測(cè)期間的臨時(shí)性文件、來(lái)往信函等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和價(jià)值，確定每一份檔案的保管期限，并在檔案目錄和檔案實(shí)體上進(jìn)行標(biāo)注。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放架位。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施進(jìn)行處理。4.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的存儲(chǔ)位置索引和訪問(wèn)權(quán)限管理制度。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在地鐵建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)工作中需要查閱相關(guān)監(jiān)測(cè)檔案資料的。2.上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門因工作需要查閱地鐵監(jiān)測(cè)檔案的。3.因地鐵建設(shè)項(xiàng)目的評(píng)估、審計(jì)、科研等工作需要查閱監(jiān)測(cè)檔案的。4.經(jīng)公司批準(zhǔn)，與地鐵監(jiān)測(cè)項(xiàng)目相關(guān)的外部單位因合作或技術(shù)交流需要查閱檔案的。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)利用部門或個(gè)人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋部門公章或個(gè)人簽字。2.審批檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)利用部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門進(jìn)行審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)等情況，確定是否同意查閱，并簽署審批意見(jiàn)。3.查閱登記經(jīng)審批同意查閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。4.查閱辦理查閱人憑檔案查閱申請(qǐng)表和有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱，提供必要的檔案查閱設(shè)備和環(huán)境。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的地鐵監(jiān)測(cè)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理和利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需將檔案資料用于非本公司內(nèi)部使用的目的，如對(duì)外提供、發(fā)表等，必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)部門的審核批準(zhǔn)，并確保不泄露公司機(jī)密和地鐵監(jiān)測(cè)工作的相關(guān)信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的地鐵監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、監(jiān)測(cè)部門及相關(guān)技術(shù)專家組成的檔案鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成書面記錄，包括檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見(jiàn)、鑒定人員簽字等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門和監(jiān)測(cè)部門的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，將檔案銷毀清單作為檔案資料長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的地鐵監(jiān)測(cè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為地鐵建設(shè)與運(yùn)營(yíng)提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)地鐵監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合地鐵監(jiān)測(cè)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、目錄編制、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案錄入人員、查閱人員等的安全職責(zé)。2.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等，防止檔案信息被非法獲取、篡