PAGE人事檔案移交接收制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的移交與接收工作，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間人事檔案的移交與接收，以及公司與外部機(jī)構(gòu)（如人才市場、上級主管部門等）之間相關(guān)人事檔案的交接。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案的機(jī)密性，防止信息泄露。4.及時(shí)性原則：移交與接收工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，避免延誤影響工作開展。二、人事檔案的內(nèi)容與分類（一）員工基本信息類1.個(gè)人簡歷：記錄員工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、工作時(shí)間等。2.身份證復(fù)印件：提供員工的有效身份證件復(fù)印件，確保身份信息準(zhǔn)確。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：涵蓋員工的最高學(xué)歷證書，證明其教育背景。4.學(xué)位證書復(fù)印件：如有相應(yīng)學(xué)位，一并提供學(xué)位證書復(fù)印件。5.入職登記表：記錄員工入職時(shí)填寫的基本信息，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式等。（二）工作經(jīng)歷與業(yè)績類1.勞動(dòng)合同：員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。2.崗位變動(dòng)記錄：包括崗位調(diào)動(dòng)申請表、審批文件等，反映員工在公司內(nèi)的崗位變動(dòng)情況。3.績效考核記錄：定期的績效考核結(jié)果，體現(xiàn)員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績。4.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等。5.獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄：公司給予員工的各類獎(jiǎng)勵(lì)和處罰文件，如表彰決定、違紀(jì)處分通知等。（三）薪酬福利類1.工資條：員工每月的工資發(fā)放明細(xì)，顯示工資構(gòu)成和發(fā)放金額。2.社保繳納記錄：記錄公司為員工繳納社會保險(xiǎn)的情況，包括險(xiǎn)種、繳費(fèi)基數(shù)等。3.公積金繳納記錄：公司為員工繳納住房公積金的相關(guān)憑證。（四）職業(yè)發(fā)展與培訓(xùn)類1.職業(yè)資格證書：員工取得的各類職業(yè)資格證書，如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。2.職業(yè)規(guī)劃材料：員工個(gè)人的職業(yè)規(guī)劃書、發(fā)展計(jì)劃等相關(guān)資料。（五）其他類1.體檢報(bào)告：員工入職時(shí)及定期的體檢報(bào)告，了解員工健康狀況。2.離職證明：員工離職時(shí)開具的離職證明，記錄離職原因和時(shí)間等信息。3.其他相關(guān)材料：如員工的獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號證書等其他與員工相關(guān)的重要材料。三、人事檔案移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.整理檔案：移交部門負(fù)責(zé)對擬移交的人事檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案材料齊全、完整，按照分類順序排列，并編制檔案目錄。2.核對信息：仔細(xì)核對檔案中的各項(xiàng)信息，確保準(zhǔn)確無誤，如有錯(cuò)誤或缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充更正。3.填寫移交清單：根據(jù)整理好的檔案內(nèi)容，填寫《人事檔案移交清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、姓名、檔案內(nèi)容明細(xì)等信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）移交手續(xù)辦理1.預(yù)約接收部門：移交部門提前與接收部門溝通協(xié)調(diào)，確定移交時(shí)間和地點(diǎn)，并將填寫好的《人事檔案移交清單》發(fā)送給接收部門。2.現(xiàn)場移交：移交部門按照預(yù)約時(shí)間，將人事檔案及《人事檔案移交清單》一并送達(dá)接收部門。接收部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收，當(dāng)場核對檔案數(shù)量、內(nèi)容及清單信息。3.簽字確認(rèn)：雙方在《人事檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，各執(zhí)一份。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，并在清單上注明問題情況。（三）特殊情況處理1.檔案缺失：若移交檔案中發(fā)現(xiàn)部分材料缺失，移交部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充完整后重新移交。對于無法補(bǔ)充的重要材料，應(yīng)書面說明原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.信息錯(cuò)誤：如檔案信息存在錯(cuò)誤，移交部門應(yīng)及時(shí)更正，并提供相關(guān)證明材料。接收部門有權(quán)拒絕接收信息錯(cuò)誤且未更正的檔案。四、人事檔案接收程序（一）接收準(zhǔn)備1.明確接收要求：接收部門根據(jù)工作需要，明確人事檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)和要求，如檔案內(nèi)容完整性、格式規(guī)范等。2.準(zhǔn)備接收場地與設(shè)備：安排合適的接收場地，確保場地安全、整潔，并配備必要的檔案存放設(shè)備，如檔案柜等。3.安排接收人員：指定專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，接收人員應(yīng)熟悉人事檔案管理規(guī)定，具備一定的檔案管理知識和技能。（二）檔案接收1.核對移交清單：接收人員收到人事檔案及《人事檔案移交清單》后，首先核對清單信息與檔案實(shí)際情況是否一致，并檢查檔案的完整性和規(guī)范性。2.檢查檔案內(nèi)容：對檔案中的各項(xiàng)材料進(jìn)行逐一檢查，確保材料真實(shí)、有效，符合相關(guān)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通核實(shí)。3.入庫存放：經(jīng)檢查無誤的人事檔案，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）反饋與存檔1.反饋接收情況：接收部門在完成檔案接收工作后，應(yīng)及時(shí)向移交部門反饋接收情況，如檔案是否完整、有無問題等。2.存檔備案：將接收的人事檔案及相關(guān)移交清單等資料進(jìn)行妥善存檔，建立檔案管理臺賬，以便日后查閱和管理。五、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門職責(zé)1.制定與完善制度：負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案移交接收制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)與培訓(xùn)：對各部門人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.檔案審核與監(jiān)督：定期對人事檔案進(jìn)行審核，檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。4.協(xié)調(diào)與溝通：協(xié)調(diào)各部門之間的人事檔案移交與接收工作，處理移交接收過程中出現(xiàn)的問題。（二）移交部門職責(zé)1.檔案整理與準(zhǔn)備：負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案的整理、核對和補(bǔ)充，確保檔案材料齊全、準(zhǔn)確。2.按時(shí)移交檔案：按照規(guī)定的時(shí)間和程序，將本部門員工的人事檔案及時(shí)移交至接收部門。3.配合問題處理：積極配合人力資源部門及接收部門對檔案問題進(jìn)行調(diào)查核實(shí)和處理，提供相關(guān)證明材料和解釋說明。（三）接收部門職責(zé)1.接收與檢查檔案：負(fù)責(zé)接收移交部門的人事檔案，按照接收程序?qū)n案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案質(zhì)量。2.檔案保管與維護(hù)：對接收的人事檔案進(jìn)行妥善保管，做好檔案的安全、保密工作，定期對檔案進(jìn)行整理和維護(hù)。3.提供檔案查詢服務(wù)：根據(jù)公司規(guī)定，為需要查閱人事檔案的部門和人員提供檔案查詢服務(wù)，并做好登記工作。六、人事檔案的保管與保密（一）保管要求1.存放環(huán)境：人事檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的專用檔案庫房內(nèi)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.分類存放：按照檔案類別和員工類別進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案索引，便于查找和管理。3.定期檢查：定期對人事檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施處理。（二）保密措施1.限制查閱權(quán)限：嚴(yán)格限定人事檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱檔案。查閱檔案應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.查閱登記：對查閱人事檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，確保查閱過程可追溯。3.保密協(xié)議：與接觸人事檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，防止檔案信息泄露。4.信息安全管理：加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。七、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍：公司內(nèi)部人員因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《人事檔案查閱申請表》后，可查閱本人或本部門員工的人事檔案。2.查閱流程：查閱申請人將《人事檔案查閱申請表》提交至人力資源部門，人力資源部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.查閱限制：查閱人事檔案應(yīng)在指定的檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱過程中不得對檔案進(jìn)行涂改、抽取、撤換等操作。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：因特殊工作需要，如外調(diào)、審計(jì)等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，相關(guān)部門或人員可借閱人事檔案。2.借閱流程：借閱申請人填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱檔案。借閱人應(yīng)出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等，并按時(shí)歸還檔案。3.借閱期限：人事檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人歸還檔案時(shí)，人力資源部門應(yīng)檢查檔案是否完整、有無損壞，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。八、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立人事檔案管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)建立公司人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：將人事檔案中的各類信息及時(shí)錄入管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）系統(tǒng)安全與權(quán)限管理1.安全防護(hù)：加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對人事檔案信息的訪問。（三）系統(tǒng)應(yīng)用1.查詢統(tǒng)計(jì)：利用人事檔案管理系統(tǒng)提供的查詢功能，方便快捷地查找所需檔案信息。同時(shí)，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司人力資源管理決策提供支持。2.流程優(yōu)化：借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事檔案移交接收、查閱借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高工作效率和管理水平。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：人力資源部門定期對人事檔案移交接收、保管、查閱借閱等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.專項(xiàng)檢查：針對人事檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和突出問題，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級部門監(jiān)督：積極接受上級主管部門對公司人事檔案管理工作的監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)整改存在的問題。2.配合審計(jì)與調(diào)查：在公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)或相關(guān)調(diào)查過程中，如實(shí)提供人事檔案資料，配合做好相關(guān)工作。（三）責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定：明確人事檔案管理工作中的違規(guī)行為，如