PAGE建立檔案實(shí)體秩序制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案實(shí)體管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案實(shí)體的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則確保檔案實(shí)體的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案實(shí)體分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度劃分以公歷年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)公司內(nèi)部組織架構(gòu)和職能分工進(jìn)行劃分。2.科技檔案按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按階段、專業(yè)等進(jìn)行細(xì)分。如工程項(xiàng)目可分為前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段，每個(gè)階段再按專業(yè)分為建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等。3.人事檔案按照員工類別分為在職人員檔案、離職人員檔案等，在職人員檔案再按員工入職時(shí)間、部門等進(jìn)行排列。4.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，并按年度順序排列。（二）編號(hào)方法1.文書檔案編號(hào)采用“年度+保管期限代碼+流水號(hào)”的方式。年度用四位數(shù)字表示，保管期限代碼：永久為“Y”，30年為“L30”，10年為“L10”，流水號(hào)按順序依次編排。例如，2023年形成的永久文書檔案編號(hào)為“2023Y001”。2.科技檔案編號(hào)以項(xiàng)目編號(hào)為基礎(chǔ)，在項(xiàng)目編號(hào)后加上階段代碼和專業(yè)代碼以及流水號(hào)。如項(xiàng)目編號(hào)為“XM001”，設(shè)計(jì)階段的建筑專業(yè)檔案編號(hào)為“XM001SJJZ001”，其中“SJ”表示設(shè)計(jì)階段，“JZ”表示建筑專業(yè)。3.人事檔案編號(hào)采用員工工號(hào)作為檔案編號(hào)。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)檔案類別分別編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“KZPZ年度月份冊(cè)號(hào)”，會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)為“KZZB年度”等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本部門形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案材料應(yīng)指定專人跟蹤收集，確保檔案的完整性。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人工作中形成的屬于公司的文件材料整理移交歸檔。（二）整理流程1.文書檔案整理對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，區(qū)分年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）。去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，對(duì)于有正件和附件的文件，應(yīng)將附件附在正件之后。編寫頁碼，在文件材料的右上角或右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。填寫卷皮，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止日期、卷號(hào)、目錄號(hào)等項(xiàng)目。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目分類要求，對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行分類。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目下的文件材料按照階段、專業(yè)進(jìn)行細(xì)分和排列。編制項(xiàng)目文件材料目錄，包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者等項(xiàng)目。對(duì)于底圖、藍(lán)圖等圖紙類檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊、裱糊等處理，使其符合檔案保管要求。建立項(xiàng)目檔案卷，將項(xiàng)目文件材料裝訂或裝盒歸檔。3.人事檔案整理對(duì)員工檔案材料進(jìn)行分類，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料、勞動(dòng)合同等。按照檔案管理要求，對(duì)各類材料進(jìn)行排序和編目。對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案整齊、美觀。4.會(huì)計(jì)檔案整理對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，按照憑證編號(hào)順序排列，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等，核對(duì)賬目數(shù)據(jù)。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理，按年度、季度、月度順序排列。將會(huì)計(jì)檔案分類裝訂成冊(cè)或裝盒，并填寫會(huì)計(jì)檔案封面，包括單位名稱、年度、月份、檔案類別、保管期限等項(xiàng)目。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。對(duì)于珍貴或易損的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、采用防酸紙包裝等。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全可靠。3.實(shí)物檔案保管實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的陳列室或庫房中，按照類別進(jìn)行陳列或存放。對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，確保實(shí)物的安全和完整。（三）保管期限1.文書檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，定期保管的檔案到期后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。2.科技檔案保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要性和后續(xù)利用價(jià)值確定，一般應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后保存一定期限。3.人事檔案保管期限為員工離職后一定年限，具體按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.會(huì)計(jì)檔案保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見。3.查閱人持審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)?zhí)峁n案。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。5.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。6.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案的復(fù)印件、摘錄等利用方式。2.對(duì)于重要檔案或不便于提供原件的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采用電子掃描等方式提供利用。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱、利用方式等信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案管理部門按照審批意見，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，包括檔案名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。4.檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。5.銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。6.銷毀完畢后，檔案管理部門將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司所屬單位撤銷、合并時(shí)，應(yīng)將本單位的檔案整理后移交公司檔案管理