PAGE檔案違法案件報(bào)告制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，有效預(yù)防和查處檔案違法案件，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案違法案件報(bào)告制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理活動(dòng)中涉及違法案件的報(bào)告、處理及監(jiān)督等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案違法案件報(bào)告及處理工作合法合規(guī)。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則發(fā)現(xiàn)檔案違法案件線索應(yīng)及時(shí)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛報(bào)。3.分級(jí)負(fù)責(zé)原則按照檔案管理權(quán)限和職責(zé)分工，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理，確保檔案違法案件得到及時(shí)有效的處理。4.保密原則在檔案違法案件報(bào)告、調(diào)查和處理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)涉及案件的相關(guān)信息，防止信息泄露。二、檔案違法案件定義及范圍（一）定義檔案違法案件是指在檔案管理活動(dòng)中，違反國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)造成損害，依法應(yīng)予以追究法律責(zé)任的行為。（二）范圍1.損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；2.擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案的；3.涂改、偽造檔案的；4.違反本法第十六條、第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；5.倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；6.不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；7.將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；8.違反國(guó)家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小檔案接收范圍的；9.不按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)放檔案的；10.明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；11.檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的；12.其他違反檔案法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的行為。三、報(bào)告主體與職責(zé)（一）報(bào)告主體1.公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理人員；2.公司/組織全體員工。（二）職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門/分支機(jī)構(gòu)檔案的日常管理工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案違法案件線索及時(shí)進(jìn)行記錄，并向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。協(xié)助調(diào)查檔案違法案件，提供相關(guān)檔案資料及信息，配合有關(guān)部門做好案件的查處工作。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的檔案違法違規(guī)行為，預(yù)防檔案違法案件的發(fā)生。2.員工職責(zé)遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管和使用本人在工作中形成的檔案資料，不得擅自損毀、丟失、涂改、偽造檔案。發(fā)現(xiàn)他人有檔案違法違規(guī)行為或可能導(dǎo)致檔案違法案件的線索時(shí)，應(yīng)及時(shí)向所在部門檔案管理人員或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。四、報(bào)告程序（一）發(fā)現(xiàn)線索1.檔案管理人員在日常檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損毀跡象、丟失情況、被涂改偽造等異常情況，或發(fā)現(xiàn)員工有違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)立即進(jìn)行記錄，詳細(xì)注明發(fā)現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、涉及檔案內(nèi)容、初步判斷的違法違規(guī)行為等信息。2.員工在工作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)身邊存在可能導(dǎo)致檔案違法案件的線索，應(yīng)及時(shí)向所在部門檔案管理人員報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括線索發(fā)現(xiàn)的具體情況、涉及人員、可能造成的影響等。（二）初步核實(shí)1.檔案管理人員接到報(bào)告后，應(yīng)立即對(duì)線索進(jìn)行初步核實(shí)。通過(guò)查閱相關(guān)檔案記錄、詢問(wèn)當(dāng)事人、現(xiàn)場(chǎng)勘查等方式，了解線索的真實(shí)性和嚴(yán)重性，判斷是否構(gòu)成檔案違法案件。2.如初步核實(shí)后認(rèn)為線索不構(gòu)成檔案違法案件，應(yīng)將核實(shí)情況記錄在案，并向報(bào)告人說(shuō)明情況。如認(rèn)為線索可能構(gòu)成檔案違法案件，應(yīng)填寫《檔案違法案件線索報(bào)告表》，詳細(xì)記錄線索的來(lái)源、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、涉及檔案及人員、初步核實(shí)情況等內(nèi)容，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)將報(bào)告表報(bào)送至公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人。（三）正式報(bào)告1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人收到《檔案違法案件線索報(bào)告表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查核實(shí)。如經(jīng)調(diào)查核實(shí)后確認(rèn)為檔案違法案件，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《檔案違法案件報(bào)告表》，正式向公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.《檔案違法案件報(bào)告表》應(yīng)包括案件基本情況（案件名稱、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、涉及檔案及人員等）、違法事實(shí)、證據(jù)材料、初步處理建議等內(nèi)容。報(bào)告表應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（四）緊急情況報(bào)告對(duì)于可能造成重大檔案損失或嚴(yán)重影響公司/組織正常運(yùn)營(yíng)的緊急檔案違法案件線索，發(fā)現(xiàn)人應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)在第一時(shí)間向公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取緊急措施，防止案件進(jìn)一步惡化。五、調(diào)查處理（一）成立調(diào)查組公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)接到檔案違法案件報(bào)告后，應(yīng)立即批準(zhǔn)成立調(diào)查組。調(diào)查組由檔案管理部門、法務(wù)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專家參與。調(diào)查組應(yīng)明確分工，各司其職，共同開(kāi)展案件調(diào)查工作。（二）調(diào)查取證1.調(diào)查組應(yīng)制定詳細(xì)調(diào)查方案，明確調(diào)查步驟、方法和時(shí)間安排。調(diào)查過(guò)程中，應(yīng)全面、客觀、公正地收集與案件有關(guān)的各種證據(jù)，包括書證、物證、證人證言、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)等。2.調(diào)查人員應(yīng)嚴(yán)格遵守調(diào)查程序和紀(jì)律，依法依規(guī)進(jìn)行調(diào)查取證工作。在調(diào)查過(guò)程中，應(yīng)保障被調(diào)查人的合法權(quán)益，不得采取非法手段獲取證據(jù)。（三）案件定性調(diào)查組根據(jù)調(diào)查取證情況，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案違法案件的性質(zhì)、情節(jié)、危害后果等進(jìn)行綜合分析判斷，確定案件的違法事實(shí)和責(zé)任主體。（四）處理決定1.調(diào)查組根據(jù)案件定性結(jié)果，提出處理建議，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。處理建議應(yīng)包括對(duì)違法責(zé)任主體的處理方式（如警告制、罰款、解除勞動(dòng)合同等）、整改措施及預(yù)防建議等內(nèi)容。2.公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限，對(duì)檔案違法案件作出處理決定。處理決定應(yīng)書面通知違法責(zé)任主體，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。（五）整改落實(shí)1.違法責(zé)任主體應(yīng)按照處理決定，認(rèn)真落實(shí)整改措施，及時(shí)糾正檔案違法違規(guī)行為，確保檔案管理工作合法合規(guī)。整改情況應(yīng)書面報(bào)告公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)違法責(zé)任主體的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改措施得到有效落實(shí)。如發(fā)現(xiàn)整改不力或拒不整改的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取進(jìn)一步措施督促整改。六、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案整理歸檔情況、檔案保管安全情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的檔案違法違規(guī)行為。2.在檔案違法案件報(bào)告及處理過(guò)程中，公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，確保調(diào)查處理工作依法依規(guī)進(jìn)行，防止出現(xiàn)徇私舞弊、包庇縱容等行為。（二）信息公開(kāi)對(duì)于檔案違法案件的處理結(jié)果，公司/組織應(yīng)視情況在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公開(kāi)，以起到警示教育作用，增強(qiáng)全體員工的檔案法律意識(shí)。公開(kāi)內(nèi)容應(yīng)包括案件基本情況、處理決定等，但涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的信息除外。（三）培訓(xùn)教育1.公司/組織應(yīng)定期組織檔案法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案法律意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉檔案管理規(guī)定，自覺(jué)遵守檔案法律法規(guī)。2.針對(duì)檔案違法案件的典型案例，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析總結(jié)，通過(guò)內(nèi)部通報(bào)、案例講解等方式，對(duì)全體員工進(jìn)行警示教育，防止類似案件再次發(fā)生。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、報(bào)告檔案違法案件線索，為案件查處提供重要幫助，使公司/組織避免重大檔案損失或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的個(gè)人或部門，公司/組織將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等，具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)案件的重要程度和貢獻(xiàn)大小確定。（二）處罰1.對(duì)于違反檔案法律法規(guī)及本制度規(guī)定，造成檔案違法案件的責(zé)任主體，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因檔案違法案件給公司/