商務(wù)催貨函寫作技巧與范文在商業(yè)合作的履約環(huán)節(jié)中，催貨函是企業(yè)維護(hù)供應(yīng)鏈效率、保障合同權(quán)益的重要文書工具。一份邏輯清晰、措辭得當(dāng)?shù)拇哓浐?，既能推?dòng)供貨方履行義務(wù)，又能避免激化合作矛盾，為后續(xù)溝通留有余地。本文將從核心要素、寫作技巧、場(chǎng)景化范文三個(gè)維度，拆解商務(wù)催貨函的撰寫邏輯，助力企業(yè)高效解決供貨延遲問題。一、催貨函的核心要素商務(wù)催貨函需包含6項(xiàng)關(guān)鍵信息，確保訴求明確、依據(jù)充分、可追溯：1.主體信息：發(fā)函方與收函方的全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式需準(zhǔn)確無誤，體現(xiàn)文書的正式性與可追溯性（例如：“發(fā)函方：XX科技有限公司；聯(lián)系人：王XX，電話XXX；收函方：XX制造有限公司”）。2.訂單依據(jù)：明確訂單編號(hào)、簽訂時(shí)間、合同約定的交貨周期，用書面依據(jù)強(qiáng)化訴求合理性（例如：“依據(jù)雙方2023年X月簽訂的供貨合同（編號(hào)XXX），貨品應(yīng)于X月X日前交付”）。3.貨物詳情：清晰羅列貨品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等，避免因信息模糊引發(fā)爭(zhēng)議（例如：“貨品名稱：工業(yè)級(jí)304不銹鋼板材；規(guī)格：厚度3mm，寬度1250mm；數(shù)量：50噸”）。4.催貨事由：客觀陳述當(dāng)前供貨進(jìn)度，結(jié)合合同條款說明延遲事實(shí)（例如：“截至X月X日，我方僅收到約定貨品的30%，剩余70%尚未發(fā)運(yùn)，已逾期5日”）。5.訴求表達(dá)：明確期望的交貨時(shí)間、補(bǔ)供計(jì)劃，或要求對(duì)方提供進(jìn)度說明、解決方案（例如：“懇請(qǐng)貴司于X月X日前完成剩余貨品的發(fā)運(yùn)，隨貨附質(zhì)檢報(bào)告”）。二、催貨函的寫作技巧（一）語氣把控：專業(yè)有禮，平衡訴求與合作需在專業(yè)感與合作態(tài)度間找到平衡，避免使用“必須”“立刻”等命令式措辭，改用“懇請(qǐng)”“煩請(qǐng)”等柔性表達(dá)，同時(shí)保留“依據(jù)合同第X條約定”的合規(guī)性表述，既傳遞訴求，又維護(hù)合作體面。示例：“依據(jù)雙方2023年X月簽訂的供貨合同（編號(hào)XXX），貨品應(yīng)于X月X日前交付?，F(xiàn)交貨期已逾期X日，懇請(qǐng)貴司優(yōu)先協(xié)調(diào)生產(chǎn)，于X月X日前完成剩余貨品的發(fā)運(yùn)，我方將全力配合收貨安排?！保ǘ﹥?nèi)容結(jié)構(gòu)：邏輯遞進(jìn)，層層推動(dòng)行動(dòng)建議采用“總-分-總”邏輯，確保內(nèi)容清晰易讀：開頭：直陳目的（“現(xiàn)就合同項(xiàng)下貨品交付事宜致函溝通”）；中間：分述訂單事實(shí)（“我方于X月X日下單，約定X月X日交貨”）、延遲影響（“因貨品延遲，我方生產(chǎn)線已閑置X日，下游客戶訂單面臨違約風(fēng)險(xiǎn)”）、訴求方案（“請(qǐng)于X月X日前交付，或提供書面進(jìn)度說明”）；結(jié)尾：重申合作意愿（“期待貴司積極響應(yīng)，共保供應(yīng)鏈穩(wěn)定”）。（三）邏輯支撐：以合同為據(jù)，強(qiáng)化訴求合理性若合同約定違約條款（如“逾期交貨每日按貨款1%支付違約金”），可在函件中引用該條款，說明“依據(jù)合同第X條，逾期交貨將產(chǎn)生相應(yīng)違約責(zé)任，我方希望貴司重視該約定，盡快推進(jìn)供貨”，用條款約束強(qiáng)化催貨的正當(dāng)性。（四）細(xì)節(jié)精準(zhǔn)：信息無誤，避免爭(zhēng)議務(wù)必核對(duì)訂單號(hào)、貨品參數(shù)等信息，避免因筆誤引發(fā)對(duì)方“非對(duì)應(yīng)訂單”的抗辯。例如，若訂單中貨品為“型號(hào)A-300的工業(yè)軸承（精度等級(jí)P5）”，需完整表述，不可簡(jiǎn)化為“A-300軸承”。（五）溝通彈性：預(yù)留空間，降低抵觸心理在訴求后補(bǔ)充“若貴司存在生產(chǎn)困難，可于X日前反饋具體情況，我方愿就交貨周期調(diào)整事宜進(jìn)行協(xié)商”，體現(xiàn)解決問題的誠意，降低對(duì)方抵觸心理。三、場(chǎng)景化范文與點(diǎn)評(píng)場(chǎng)景一：初次催貨（交貨期逾期3日，溫和提醒）催貨函致XX有限公司：您好！我方于2023年X月X日與貴司簽訂編號(hào)為XXX的供貨合同，約定貴司于X月X日前向我方交付型號(hào)為XXX的貨品X件。截至今日（X月X日），我方尚未收到該批次貨品，且未收到貴司關(guān)于交貨延遲的說明?？紤]到該貨品為我方生產(chǎn)線的關(guān)鍵耗材，延遲交付將影響后續(xù)生產(chǎn)計(jì)劃。煩請(qǐng)貴司于X月X日前反饋貨品生產(chǎn)及發(fā)運(yùn)進(jìn)度，若確有困難，可就交貨周期調(diào)整事宜與我方對(duì)接人（XXX，電話XXX）溝通，我方將根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)生產(chǎn)排期。盼復(fù)為荷！XX企業(yè)（蓋章）2023年X月X日點(diǎn)評(píng)：以訂單事實(shí)為開端，點(diǎn)明延遲影響但未過度施壓，通過“反饋進(jìn)度+協(xié)商周期”的雙選項(xiàng)，給予對(duì)方溝通空間，適合初次催貨場(chǎng)景。場(chǎng)景二：多次催貨（逾期15日，強(qiáng)調(diào)后果）催貨函致XX有限公司：關(guān)于編號(hào)XXX的供貨合同項(xiàng)下貨品交付事宜，我方曾于X月X日、X月X日兩次致函溝通，至今仍未收到貴司明確回復(fù)及貨品。根據(jù)合同約定，貴司應(yīng)于X月X日前交付貨品，現(xiàn)逾期已達(dá)15日，我方生產(chǎn)線因缺料已停線3日，下游客戶已就交貨延遲提出索賠（金額暫計(jì)XX元）。為避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大，現(xiàn)鄭重函告：請(qǐng)貴司于X月X日前完成全部貨品的交付，隨貨需附質(zhì)檢合格證明；若無法按期交付，需于X月X日前提供書面說明及賠償方案（含違約金計(jì)算依據(jù)），否則我方將依據(jù)合同第X條約定，委托第三方采購并追償差價(jià)損失。望貴司高度重視，妥善處理本次供貨事宜，維護(hù)雙方長(zhǎng)期合作的信任基礎(chǔ)。XX企業(yè)（蓋章）2023年X月X日點(diǎn)評(píng)：通過“多次溝通+后果陳述+法律后果”的遞進(jìn)邏輯，強(qiáng)化催貨力度，同時(shí)保留“維護(hù)信任基礎(chǔ)”的合作表態(tài)，避免關(guān)系徹底破裂。場(chǎng)景三：緊急催貨（交貨期臨近，需優(yōu)先排產(chǎn)）催貨函致XX有限公司：我方于2023年X月X日下單的緊急采購訂單（編號(hào)XXX），約定貨品需于X月X日前送達(dá)我方倉庫（地址：XXX），以保障XX項(xiàng)目的驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)。目前距交貨期僅剩X日，我方尚未收到貴司的生產(chǎn)排期或物流信息。該項(xiàng)目為我方年度重點(diǎn)工程，延遲交貨將導(dǎo)致項(xiàng)目驗(yàn)收延遲、甲方罰款等連鎖反應(yīng)。懇請(qǐng)貴司優(yōu)先安排該訂單的生產(chǎn)與發(fā)運(yùn)，今日內(nèi)反饋具體的交貨時(shí)間（精確至日期及時(shí)間段），我方將增派人員配合收貨，并承擔(dān)加急物流費(fèi)用。盼貴司全力支持，共克時(shí)艱！XX企業(yè)（蓋章）2023年X月X日點(diǎn)評(píng)：突出“緊急性”與“項(xiàng)目關(guān)聯(lián)度”，通過“承擔(dān)加急費(fèi)用”的讓利姿態(tài)，推動(dòng)對(duì)方優(yōu)先處理，適合時(shí)間敏感的催貨場(chǎng)景。四、催貨函的注意事項(xiàng)（一）證據(jù)留存：固化溝通痕跡催貨函需通過郵件（要求已讀回執(zhí)）、EMS（存證郵寄）等方式送達(dá)，保留簽收憑證，作為后續(xù)維權(quán)的證據(jù)鏈。若對(duì)方通過微信、電話反饋，需及時(shí)將溝通內(nèi)容整理為書面記錄，要求對(duì)方確認(rèn)。（二）動(dòng)態(tài)跟進(jìn)：確保解決方案落地收到對(duì)方回復(fù)后，需及時(shí)確認(rèn)解決方案的可行性。若對(duì)方承諾的交貨時(shí)間仍無法滿足需求，可啟動(dòng)備選供應(yīng)商評(píng)估，避免過度依賴單一供貨方。（三）合規(guī)措辭：避免法律風(fēng)險(xiǎn)避免使用“欺詐”“違約”等定性詞匯，除非已掌握確鑿證據(jù)，否則以“延遲交付”“未按約定履行”等客觀表述為準(zhǔn)，防止因措辭不當(dāng)引發(fā)名譽(yù)權(quán)糾紛。（四）關(guān)系維護(hù)：平衡訴求與合作即使催貨成功，也可在后續(xù)合作中通過訂單傾斜、賬期優(yōu)化等方式修復(fù)關(guān)系。例如，向?qū)Ψ秸f明