PAGE活動(dòng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)檔案的管理，確?；顒?dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮活動(dòng)檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織開展的各類會(huì)議、培訓(xùn)、營(yíng)銷、慶典、團(tuán)建等活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：活動(dòng)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：活動(dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.分類科學(xué)原則：按照活動(dòng)的類型、時(shí)間、重要程度等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確?；顒?dòng)檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、活動(dòng)檔案的形成與收集（一）形成部門與人員職責(zé)1.活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)活動(dòng)檔案的直接形成和收集工作，指定專人作為活動(dòng)檔案責(zé)任人，負(fù)責(zé)活動(dòng)期間各類文件資料的收集、整理和初步歸檔。2.活動(dòng)參與部門應(yīng)配合主辦部門做好相關(guān)資料的提供和協(xié)助收集工作。3.活動(dòng)涉及的外部合作單位提供的文件資料，由主辦部門負(fù)責(zé)接收和審核，并納入活動(dòng)檔案管理。（二）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段：包括活動(dòng)策劃方案、可行性研究報(bào)告、活動(dòng)預(yù)算、領(lǐng)導(dǎo)批示等。2.活動(dòng)籌備階段：活動(dòng)通知、邀請(qǐng)函、嘉賓名單、場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備器材租賃合同、宣傳資料（海報(bào)、宣傳單頁(yè)、視頻等）、活動(dòng)工作人員名單及分工等。3.活動(dòng)實(shí)施階段：現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻資料，簽到表，會(huì)議記錄、培訓(xùn)講義、營(yíng)銷活動(dòng)的交易記錄、慶典活動(dòng)的儀式流程記錄、團(tuán)建活動(dòng)的參與記錄等，以及活動(dòng)期間產(chǎn)生的各類臨時(shí)性文件、指示、報(bào)告等。4.活動(dòng)總結(jié)階段：活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、效果評(píng)估報(bào)告、獲獎(jiǎng)情況記錄、媒體報(bào)道資料等。（三）收集要求1.活動(dòng)檔案責(zé)任人應(yīng)及時(shí)收集活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保資料的完整性。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.外部單位提供的文件資料應(yīng)要求其加蓋公章或相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。三、活動(dòng)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按活動(dòng)類型分為會(huì)議檔案、培訓(xùn)檔案、營(yíng)銷活動(dòng)檔案、慶典活動(dòng)檔案、團(tuán)建活動(dòng)檔案等。2.每類活動(dòng)檔案再根據(jù)時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行細(xì)分。例如，會(huì)議檔案可分為年度會(huì)議檔案、季度會(huì)議檔案等，營(yíng)銷活動(dòng)檔案可分為新品推廣活動(dòng)檔案、促銷活動(dòng)檔案等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效的文件。2.按照文件的性質(zhì)進(jìn)行組卷，同一活動(dòng)的相關(guān)文件應(yīng)集中在一起。例如，活動(dòng)策劃方案、預(yù)算、通知等可組成一卷，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等可單獨(dú)整理成電子或紙質(zhì)相冊(cè)。3.編寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于查找和核對(duì)。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、活動(dòng)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，活動(dòng)主辦部門應(yīng)將整理好的活動(dòng)檔案移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.主辦部門填寫《活動(dòng)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)。（三）歸檔存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時(shí)間順序排列，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，建立電子檔案的索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速檢索。五、活動(dòng)檔案的保管（一）保管期限1.重要活動(dòng)檔案（如涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要客戶關(guān)系維護(hù)等活動(dòng)）保管期限為[X]年。2.一般活動(dòng)檔案保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)保持檔案存放環(huán)境的整潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、活動(dòng)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃等過程中，可查閱相關(guān)活動(dòng)檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在決策、指導(dǎo)工作時(shí)，可根據(jù)需要查閱活動(dòng)檔案。3.因工作需要，外部單位經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)活動(dòng)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱活動(dòng)檔案，需填寫《活動(dòng)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司領(lǐng)導(dǎo)查閱活動(dòng)檔案，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提供。3.外部單位查閱活動(dòng)檔案，需提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供紙質(zhì)檔案復(fù)印件或電子檔案資料。2.如需借閱活動(dòng)檔案，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。七、活動(dòng)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)保管期限和檔案的實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)到期的活動(dòng)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.根據(jù)檔案的重要性、完整性、時(shí)效性等因素，確定檔案的存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組確定需銷毀的活動(dòng)檔案，編制《活動(dòng)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《活動(dòng)檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括