PAGE水利工程檔案制度牌一、總則（一）目的為加強水利工程檔案管理，確保水利工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)、運行管理及維護中的重要作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度牌。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所承擔(dān)的各類水利工程建設(shè)項目、運行管理單位以及與之相關(guān)的檔案管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映水利工程建設(shè)、運行管理的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：全面收集、整理水利工程從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收、運行管理全過程中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照水利工程建設(shè)和管理的內(nèi)在規(guī)律，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組卷和編號，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善水利工程檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理水利工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.水利工程建設(shè)項目各參建單位負(fù)責(zé)本單位在水利工程建設(shè)過程中形成檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照合同要求和檔案管理部門的規(guī)定，及時向建設(shè)單位移交檔案。明確本單位檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。3.水利工程運行管理單位負(fù)責(zé)收集、整理和保管水利工程運行管理過程中形成的檔案，包括工程運行記錄、維護維修資料、安全監(jiān)測數(shù)據(jù)等。按照檔案管理部門的要求，定期對檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，為水利工程的科學(xué)管理和決策提供依據(jù)。二、檔案的形成與收集（一）形成范圍水利工程檔案形成于水利工程建設(shè)、運行管理的各個環(huán)節(jié)，主要包括以下方面：1.前期工作文件：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水土保持方案、初步設(shè)計文件等。2.設(shè)計文件：工程設(shè)計圖紙、設(shè)計變更文件、技術(shù)交底資料等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工記錄、工程質(zhì)量檢驗報告、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分部工程驗收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程決算報告、竣工圖等。6.運行管理文件：工程運行管理制度、操作規(guī)程、運行記錄、維護維修計劃及記錄、安全監(jiān)測資料、設(shè)備運行檔案等。7.其他文件：與水利工程建設(shè)、運行管理相關(guān)的合同文件、協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函、聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.及時收集：各部門和崗位應(yīng)按照檔案形成的時間順序，及時收集本部門在水利工程建設(shè)、運行管理過程中產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案收集的及時性。2.完整收集：全面收集反映水利工程建設(shè)、運行管理全過程的文件材料，不得遺漏重要文件和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的記錄。對于同一事項的不同載體形式的文件材料，應(yīng)一并收集歸檔。3.真實準(zhǔn)確：收集的文件材料應(yīng)內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁虛假文件和無效記錄進(jìn)入檔案。（三）收集程序1.項目建設(shè)階段各參建單位在工程建設(shè)過程中，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照檔案管理要求及時整理、分類，并定期向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)定期對各參建單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.工程竣工驗收階段工程竣工驗收前，各參建單位應(yīng)完成各自形成檔案的整理和歸檔工作，并向建設(shè)單位提交檔案移交清單。建設(shè)單位檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原單位進(jìn)行補充完善，直至檔案符合驗收標(biāo)準(zhǔn)。3.運行管理階段水利工程運行管理單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確各部門和崗位在檔案收集工作中的職責(zé)，定期收集工程運行管理過程中產(chǎn)生的各類文件材料。運行管理單位檔案管理部門應(yīng)及時對收集的檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照水利工程建設(shè)、運行管理的程序和階段，對檔案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的內(nèi)容、載體形式和數(shù)量等因素，合理分類、組卷和編號，便于檔案的保管、查找和利用。（二）分類方法水利工程檔案按照工程建設(shè)階段和檔案內(nèi)容分為以下幾類：1.前期工作檔案：按照項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水土保持方案、初步設(shè)計文件等類別進(jìn)行分類整理。2.設(shè)計檔案：按照工程設(shè)計專業(yè)和階段，分為總體設(shè)計、單項工程設(shè)計、設(shè)計變更等類別進(jìn)行整理。3.施工檔案：按照施工單位、分部工程、分項工程等進(jìn)行分類，主要包括施工技術(shù)文件、施工質(zhì)量驗收文件、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄等。4.監(jiān)理檔案：按照監(jiān)理工作內(nèi)容和階段，分為監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等類別進(jìn)行整理。5.竣工驗收檔案：按照竣工驗收文件的種類，分為竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程決算報告、竣工圖等類別進(jìn)行整理。6.運行管理檔案：按照工程運行管理的業(yè)務(wù)范圍，分為工程運行管理制度、操作規(guī)程、運行記錄、維護維修資料、安全監(jiān)測數(shù)據(jù)、設(shè)備運行檔案等類別進(jìn)行整理。7.其他檔案：按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容，分為合同文件、協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函、聲像資料、電子文件等類別進(jìn)行整理。（三）組卷要求1.同一事項的文件材料應(yīng)集中組卷：將反映同一水利工程建設(shè)、運行管理事項的文件材料，按照文件形成的時間順序、重要程度等進(jìn)行排列，組成一卷或多卷。2.不同載體形式的文件材料應(yīng)分別組卷：紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等應(yīng)分別組卷，并在卷內(nèi)目錄中注明不同載體形式文件的存放位置。3.卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序：卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時間順序等進(jìn)行排列，編號清晰，頁碼準(zhǔn)確。（四）編號規(guī)則1.檔案分類號：按照水利工程檔案分類方法，為每一類檔案編制分類號，分類號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和使用。2.案卷編號：在每一類檔案中，按照案卷形成的時間順序或流水號，為每個案卷編制唯一的編號。3.文件編號：在卷內(nèi)文件中，按照文件的排列順序，為每份文件編制編號，編號應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。（五）歸檔要求1.定期歸檔：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。一般情況下，項目建設(shè)階段的檔案應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔；運行管理檔案應(yīng)每年定期歸檔。2.歸檔清單：移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、案卷編號、文件數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案裝具：歸檔的檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝具，如檔案盒、檔案柜等，并在裝具上標(biāo)明檔案的類別、編號等信息。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄。3.安全防護設(shè)施：庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材、防蟲藥品等安全防護設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒內(nèi)，檔案盒應(yīng)按照檔案編號順序排列，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別和編號。對于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份保存。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案分類號和文件名進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。3.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)按照載體形式分別保管，如照片應(yīng)沖洗成紙質(zhì)照片并裝入相冊或檔案盒，錄像帶、光盤等應(yīng)存放在專用的存儲設(shè)備中，并標(biāo)明檔案內(nèi)容、拍攝時間等信息。（三）檔案保護措施1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量變化、存儲設(shè)備狀態(tài)等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.修復(fù)與維護：對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和維護。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，采用適當(dāng)?shù)男迯?fù)方法和材料。3.防蟲防霉：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品和防霉劑，定期進(jìn)行更換和補充，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.準(zhǔn)確性原則：檔案鑒定工作應(yīng)準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.全面性原則：對水利工程檔案進(jìn)行全面鑒定，綜合考慮檔案的內(nèi)容、形成時間、來源等因素，避免片面性。3.動態(tài)性原則：檔案的保存價值會隨著時間的推移和水利工程建設(shè)、運行管理情況的變化而發(fā)生改變，因此鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，實行動態(tài)管理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、水利工程建設(shè)和運行管理方面的專家以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：檔案對水利工程建設(shè)、運行管理、維護以及后續(xù)決策具有重要參考價值的，應(yīng)予以保留。如工程設(shè)計變更文件、重大質(zhì)量事故處理記錄、重要設(shè)備運行檔案等。2.時間標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合水利工程的特點，確定檔案的保管期限。一般分為永久保存、長期保存（1050年）和短期保存（110年）。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)：對于反映水利工程建設(shè)、運行管理全過程的重要檔案，即使部分內(nèi)容已失去現(xiàn)實利用價值，但為了保持檔案的完整性，也應(yīng)予以保留。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對庫存檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要進(jìn)行詳細(xì)鑒定的檔案清單。2.詳細(xì)審查：鑒定小組對初步篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，查閱檔案內(nèi)容，分析檔案的保存價值，并填寫檔案鑒定意見書。3.審核審批：檔案鑒定意見書經(jīng)鑒定小組組長審核后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.結(jié)果公示：檔案鑒定結(jié)果應(yīng)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，可向檔案鑒定小組提出申訴，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查并做出答復(fù)。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，詳細(xì)注明檔案的類別、案卷編號、文件名稱、數(shù)量等信息。2.實施銷毀：銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲設(shè)備。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等。3.監(jiān)銷簽字：銷毀檔案時，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)與檔案鑒定意見書等相關(guān)文件一并歸檔保存。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用過程的合法性和合規(guī)性。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位對檔案信息的需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門在水利工程建設(shè)、運行管理、維護、技術(shù)創(chuàng)新、決策支持等工作中，可根據(jù)需要查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外部利用：因水利工程建設(shè)項目審計、驗收、質(zhì)量監(jiān)督、技術(shù)咨詢等工作需要，相關(guān)政府部門、企事業(yè)單位等可按照規(guī)定程序申請查閱、借閱本公司/組織的水利工程檔案。（三）利用程序1.申請：利用者需填寫檔案利用申請表，詳細(xì)注明利用目的、檔案類別、案卷編號等信息，并提交相關(guān)證明材料。申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.審核：檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括利用目的的合理性、利用者的身份和權(quán)限、檔案的保存狀況等。對于符合利用條件的申請予以批準(zhǔn)，并開具檔案利用通知單。3.查閱與借閱：利用者憑檔案利用通知單到檔案管理部門查閱或借閱檔案。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還與注銷：利用者歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在檔案利用申請表上注明歸還時間，注銷檔案利用通知單。（四）服務(wù)方式1.現(xiàn)場查閱服務(wù)：檔案管理部門設(shè)立專門的檔案查閱場所，為利用者提供現(xiàn)場查閱檔案的服務(wù)。查閱場所應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、照明設(shè)備等，方便利用者查閱檔案。2.遠(yuǎn)程查閱服務(wù)：