PAGE集體林檔案保密制度一、總則（一）目的為加強集體林檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露，保障集體林資源的合理利用和相關(guān)工作的順利開展，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于涉及集體林檔案管理、使用、保管等工作的所有人員，包括但不限于檔案管理人員、林業(yè)工作人員、相關(guān)業(yè)務部門人員以及因工作需要接觸集體林檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法對集體林檔案進行保密管理。2.預防為主原則：強化保密意識，采取有效的防范措施，預防檔案信息泄露事故的發(fā)生。3.誰使用誰負責原則：明確檔案使用人員的保密責任，確保檔案信息在使用過程中的安全。4.嚴格管理原則：對集體林檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。二、檔案管理部門及人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責集體林檔案的統(tǒng)一管理，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢效率。3.負責檔案存儲場所的安全管理，配備必要的安全防護設施，確保檔案實體的安全。4.對檔案信息進行備份，定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失。5.監(jiān)督、指導各部門的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。6.負責處理檔案管理中的保密工作事務，對違反保密制度的行為進行調(diào)查和處理。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案保密制度，認真履行崗位職責，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的準確無誤。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案存放位置，能夠快速、準確地提供檔案查詢服務。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。5.對檔案存儲場所進行安全檢查，確保檔案實體的安全，防止檔案被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。6.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、借閱檔案，嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，做好借閱登記和歸還檢查工作。7.不得擅自將檔案帶出檔案管理場所，不得在非工作時間查閱檔案。8.對檔案信息進行保密，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復制、傳播檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集體林資源調(diào)查資料，包括森林資源規(guī)劃設計調(diào)查、二類調(diào)查、森林資源連續(xù)清查等相關(guān)數(shù)據(jù)和圖表。2.林權(quán)登記資料，包括林權(quán)證書、林權(quán)流轉(zhuǎn)合同、林權(quán)糾紛處理文件等。3.森林經(jīng)營管理資料，包括森林經(jīng)營方案、森林采伐許可證、造林規(guī)劃與設計文件等。4.林業(yè)政策法規(guī)文件，包括國家和地方有關(guān)集體林管理的法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度等。5.林業(yè)科技成果資料，包括林業(yè)科研項目報告、技術(shù)推廣資料、學術(shù)論文等。6.其他與集體林相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門產(chǎn)生的與集體林相關(guān)的文件、資料整理歸檔，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應主動收集集體林檔案信息，拓寬收集渠道，確保檔案資料的完整性。3.對收集到的檔案資料，應進行認真核對，確保資料的真實性、準確性和完整性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類整理，建立科學合理的檔案分類體系。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，便于查詢和管理。3.對檔案資料進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。四、檔案的存儲與保管（一）存儲場所選擇1.檔案存儲場所應選擇在安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地方。2.檔案存儲場所應遠離易燃、易爆、易腐蝕等物品存放區(qū)域，避免受到外界因素的影響。（二）存儲設施配備1.配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放有序。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，如滅火器、防盜門、防潮劑、防蟲藥、防鼠板等，保障檔案實體的安全。3.配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，確保檔案存儲環(huán)境的溫度、濕度符合要求，一般溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.對重要檔案應采取特殊保管措施，如加密存儲、異地備份等，防止檔案信息泄露或丟失。3.嚴格控制檔案存儲場所的人員進出，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案存儲場所。4.定期對檔案存儲場所進行清潔、消毒，保持檔案存儲環(huán)境的整潔衛(wèi)生。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位人員因工作需要查閱集體林檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。4.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如需摘錄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱集體林檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，報單位主管領(lǐng)導批準。2.檔案管理人員應根據(jù)批準的借閱申請表，辦理借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案資料，并要求借閱人員簽字確認。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得將借閱的檔案資料轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、傳播檔案信息。如因特殊情況需要復制檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。5.檔案管理人員應定期對借閱的檔案資料進行催還和檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反借閱規(guī)定或檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。六、檔案的傳遞與交換（一）內(nèi)部傳遞1.各部門之間因工作需要傳遞集體林檔案，應填寫《檔案傳遞登記表》，注明傳遞檔案的名稱、數(shù)量、傳遞時間、傳遞部門、接收部門等，經(jīng)雙方部門負責人簽字確認后，由檔案管理人員負責傳遞。2.檔案管理人員應按照《檔案傳遞登記表》的內(nèi)容，及時、準確地將檔案傳遞給接收部門，并要求接收部門簽字確認。3.傳遞過程中，檔案管理人員應采取必要的安全措施，確保檔案的安全傳遞，防止檔案信息泄露或丟失。（二）外部交換1.與外部單位進行集體林檔案交換，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)。2.在交換檔案前，應進行嚴格的審核，確保交換的檔案內(nèi)容符合保密要求，不涉及國家機密和商業(yè)秘密。3.交換檔案時，應填寫《檔案交換登記表》，注明交換檔案的名稱、數(shù)量、交換時間、交換單位等，經(jīng)雙方單位負責人簽字確認后，由檔案管理人員負責交換。4.檔案管理人員應跟蹤檔案交換的全過程，確保檔案及時、準確地交換給對方單位，并要求對方單位簽字確認。5.交換結(jié)束后，應對交換的檔案進行清理和核對，確保檔案的完整性和準確性。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.對檔案信息進行加密處理，采用安全可靠的加密算法，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的保密性。3.限制檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要，為不同人員設置不同的訪問級別，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應的檔案信息。4.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全漏洞，防止黑客攻擊和病毒感染。5.對涉及國家機密和商業(yè)秘密的檔案，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行管理，嚴格控制知悉范圍。（二）安全防范1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責任，加強對檔案存儲場所和設備設施的安全管理。2.安裝安全監(jiān)控設備，對檔案存儲場所進行實時監(jiān)控，確保檔案存儲場所的安全。3.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生火災、水災、盜竊等事故時，能夠及時采取措施，保護檔案信息的安全。4.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高安全意識和應急處理能力，確保檔案管理工作的安全開展。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的集體林檔案。2.因保管不善導致?lián)p壞、變質(zhì)無法修復的檔案。3.經(jīng)鑒定確認不再需要保存的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，報單位主管領(lǐng)導批準。2.根據(jù)批準的《檔案銷毀申請表》，檔案管理部門應組織專人對需要銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。3.對需要銷毀的檔案，應采取適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.在銷毀檔案過程中，應安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。5.銷毀工作結(jié)束后，檔案管理人員應填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后，將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》等資料歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立集體林檔案保密監(jiān)督機制，成立保密監(jiān)督小組，負責對檔案保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。同時，接受上級主管部門和國家保密行政管理部門的監(jiān)督指導。2.保密監(jiān)督小組定期對檔案管理部門和各部門的檔案保密工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.鼓勵全體員工對違反檔案保密制度的行為進行舉報，對舉報屬實的人員給予獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)的管理是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務水平，是否熟悉檔案保密制度，是否能夠正確履行崗位職責。3.檔案存儲場所的安全狀況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施是否齊全有效，溫濕度是否符合要求。4.檔案信息的保密情況，是否存在檔案信息泄露的風險，是否采取了有效的保密措施。5.檔案查閱、借閱、傳遞、交換等手續(xù)的辦理情況，是否嚴格按照規(guī)定進行登記和審批。（三）違規(guī)處理1.對違反集體林檔案保密制度的單位和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育