PAGE司法檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強司法檔案室的規(guī)范化管理，確保司法檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織司法檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為司法工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善司法檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的司法檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實體安全和信息安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為司法工作提供檔案查詢服務(wù)。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門司法檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各類司法案件的卷宗材料，包括立案材料、證據(jù)材料、庭審記錄、裁判文書等。2.與司法工作相關(guān)的文件、通知、函件等。3.司法工作中形成的其他有保存價值的資料。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)及時收集本部門的司法檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限、不同類別進行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照案件性質(zhì)、年度、保管期限等進行分類。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙張較小或破損的文件進行粘貼、修補，然后按照一定順序裝訂成冊。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的司法檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案存放1.按照檔案分類編號順序存放檔案，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新。（三）保管期限1.司法檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是具有重要歷史價值和法律意義的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為30年；短期保管的檔案保管期限一般為10年。3.具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織實際情況確定。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、存儲環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.對檔案存儲環(huán)境的溫濕度等指標(biāo)進行監(jiān)測，確保檔案保管環(huán)境符合要求。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部司法工作人員因工作需要可借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織司法檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，辦理檔案借閱登記手續(xù)，借閱人簽字領(lǐng)取檔案。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照等。2.在檔案利用過程中，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并注明出處。3.利用完畢后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案室應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行銷毀處理。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定。2.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立司法檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為司法工作提供便捷的信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.能夠?qū)n案進行分類管理、權(quán)限設(shè)置、備份存儲等操作。3.提供檔案利用情況統(tǒng)計分析功能，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備。2.對系統(tǒng)用戶進行權(quán)限管理，嚴(yán)格