PAGE供應(yīng)商檔案管理制度穿搭一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案建立、維護(hù)及使用流程，確保供應(yīng)商信息準(zhǔn)確、完整、有效，保障公司采購業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的供應(yīng)商檔案管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、合法。2.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確反映供應(yīng)商的實(shí)際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.完整性原則：涵蓋供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績表現(xiàn)、合作記錄等全面內(nèi)容，確保檔案資料完整。4.保密性原則：對供應(yīng)商檔案中的敏感信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、供應(yīng)商檔案的建立（一）供應(yīng)商信息收集1.主動收集：采購部門定期通過市場調(diào)研、行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，主動尋找潛在供應(yīng)商，并收集其相關(guān)信息。2.供應(yīng)商自薦：鼓勵供應(yīng)商主動向公司提交合作意向及相關(guān)資料，采購部門對自薦信息進(jìn)行初步審核。3.內(nèi)部推薦：公司內(nèi)部各部門如發(fā)現(xiàn)有合適的供應(yīng)商，可向采購部門推薦，采購部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。（二）信息內(nèi)容要求1.基本信息：包括供應(yīng)商名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.資質(zhì)證明：營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（已完成“三證合一”的提供營業(yè)執(zhí)照）、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、行業(yè)資質(zhì)證書等。3.業(yè)績情況：近三年主要客戶名單及銷售業(yè)績、類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等。4.生產(chǎn)能力：生產(chǎn)設(shè)備清單、生產(chǎn)場地面積、員工數(shù)量及技能水平等。5.財務(wù)狀況：近三年財務(wù)審計報告、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等（根據(jù)實(shí)際情況要求提供）。6.質(zhì)量控制體系：質(zhì)量管理手冊、質(zhì)量檢驗(yàn)流程、質(zhì)量控制措施等。7.售后服務(wù)承諾：售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時間、維修周期等。（三）信息審核1.初審：采購部門收到供應(yīng)商信息后，對其完整性和真實(shí)性進(jìn)行初步審核，剔除明顯不符合要求的信息。2.實(shí)地考察：對于重要供應(yīng)商或存在疑問的供應(yīng)商，采購部門會同相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察，核實(shí)其實(shí)際情況。3.終審：初審和實(shí)地考察通過后，將供應(yīng)商信息提交至采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審，終審?fù)ㄟ^后確定是否納入供應(yīng)商檔案管理。（四）檔案建立1.編號管理：對納入檔案管理的供應(yīng)商進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。2.電子檔案與紙質(zhì)檔案同步建立：將審核通過的供應(yīng)商信息錄入電子檔案系統(tǒng)，并同時打印紙質(zhì)文檔，整理成冊，歸檔保存。3.檔案內(nèi)容更新：如供應(yīng)商信息發(fā)生變更，應(yīng)及時通知采購部門，采購部門核實(shí)后對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新。三、供應(yīng)商檔案的維護(hù)（一）定期評估1.評估周期：每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.評估方法：采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過數(shù)據(jù)分析、實(shí)地考察、客戶反饋等方式收集評估信息。3.評估指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)公司采購業(yè)務(wù)需求，設(shè)定產(chǎn)品質(zhì)量合格率、按時交貨率、價格合理性、售后服務(wù)滿意度等評估指標(biāo)。（二）動態(tài)調(diào)整1.等級劃分：根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.調(diào)整措施：對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、價格優(yōu)惠等。對于良好供應(yīng)商，保持密切合作，督促其不斷改進(jìn)。對于合格供應(yīng)商，加強(qiáng)監(jiān)督管理，要求其限期整改存在的問題。對于不合格供應(yīng)商，暫?；蚪K止合作，并從供應(yīng)商檔案中刪除相關(guān)信息。（三）信息更新1.每次評估后，及時更新供應(yīng)商檔案中的評估結(jié)果、合作記錄等信息。2.如供應(yīng)商發(fā)生重大事件，如企業(yè)重組、產(chǎn)品質(zhì)量事故等，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)更新檔案信息。四、供應(yīng)商檔案的使用（一）采購決策支持1.采購部門在進(jìn)行采購項(xiàng)目時，可查閱供應(yīng)商檔案，了解供應(yīng)商的基本情況、業(yè)績表現(xiàn)、合作記錄等，為采購決策提供參考依據(jù)。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和供應(yīng)商檔案信息，篩選出合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、招標(biāo)等采購活動。（二）風(fēng)險管理1.通過對供應(yīng)商檔案的分析，識別潛在的風(fēng)險，如供應(yīng)商經(jīng)營狀況惡化、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等。2.針對識別出的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如增加備用供應(yīng)商、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)等。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.利用供應(yīng)商檔案信息，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期向供應(yīng)商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求。2.根據(jù)供應(yīng)商的等級和表現(xiàn)，制定個性化的供應(yīng)商關(guān)系管理策略，提高供應(yīng)商的忠誠度和合作積極性。五、供應(yīng)商檔案的保密與安全（一）保密措施1.對供應(yīng)商檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.限制供應(yīng)商檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)檔案。3.在檔案存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.建立檔案存儲場所管理制度，保持存儲場所的安全、整潔，防止檔案損壞、丟失。3.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計部門定期對供應(yīng)商檔案管理工作進(jìn)行審計，檢查檔案建立、維護(hù)、使用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.采購部門定期對供應(yīng)商檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.制定供應(yīng)商檔案管理工作考核指標(biāo)，如檔案信息準(zhǔn)確率、檔案更新及時率等。