PAGE監(jiān)理項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)理項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司承接的所有監(jiān)理項目檔案的管理工作。（三）定義1.監(jiān)理項目檔案：指在監(jiān)理項目實施過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)全公司監(jiān)理項目檔案的集中統(tǒng)一管理；各項目監(jiān)理部負責(zé)本項目檔案的收集、整理和初步保管工作，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.完整準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)全面反映監(jiān)理項目的全過程，內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，能夠為項目的竣工驗收、質(zhì)量追溯、后期維護等提供可靠依據(jù)。3.便于利用原則。檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司內(nèi)部管理和外部相關(guān)單位的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司監(jiān)理項目檔案管理制度。2.負責(zé)全公司監(jiān)理項目檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.指導(dǎo)各項目監(jiān)理部的檔案收集、整理、歸檔等工作，定期對項目檔案進行檢查和評估。4.負責(zé)接收、保管和統(tǒng)計公司監(jiān)理項目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）項目監(jiān)理部職責(zé)1.負責(zé)本項目檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。2.明確項目檔案管理責(zé)任人，負責(zé)督促項目監(jiān)理人員及時將工作中形成的文件材料移交檔案管理人員。3.按照公司檔案管理制度的要求，對項目檔案進行分類整理、編目裝訂，編制檔案目錄清單。4.在項目竣工后，負責(zé)將整理好的項目檔案移交公司檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的驗收工作。5.配合公司檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）項目監(jiān)理人員職責(zé)1.在項目實施過程中，及時將各自工作中形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行分類整理，并移交項目檔案管理人員。文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完整、格式規(guī)范，確保其真實性和有效性。2.協(xié)助項目檔案管理人員做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的說明和解釋。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出項目監(jiān)理部或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要等監(jiān)理文件。2.施工單位提交的施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、工程洽商記錄等文件資料。3.工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告、復(fù)試報告等。4.工程質(zhì)量驗收記錄，包括檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程的驗收記錄。5.工程進度計劃、進度報告、工程暫停令、復(fù)工令等文件。6.工程安全管理文件，如安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。7.工程計量與支付文件，包括工程量清單、工程款支付證書、費用索賠審批文件等。8.工程監(jiān)理日志、旁站記錄、平行檢驗記錄等監(jiān)理工作記錄。9.與項目有關(guān)的其他文件，如來往信函、電話記錄、傳真、電子郵件等。（二）收集要求1.項目監(jiān)理人員應(yīng)在文件材料形成或收到之日起[X]個工作日內(nèi)，將其移交項目檔案管理人員。對于重要文件或緊急事項，應(yīng)及時移交。2.移交的文件材料應(yīng)齊全、完整，手續(xù)完備。如有缺頁、破損或不符合要求的，應(yīng)及時補充或更換。3.檔案管理人員應(yīng)對接收的文件材料進行認(rèn)真核對，確保其符合收集范圍和要求。對不符合要求的，應(yīng)退回相關(guān)人員進行補充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步整理，確保兩者內(nèi)容一致，相互對應(yīng)。（四）整理方法1.分類按照監(jiān)理項目的不同階段，分為項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等類別。在每個大類下，再根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進行細分，如施工過程文件可分為質(zhì)量控制文件、進度控制文件、安全管理文件等。2.組卷同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成的時間順序排列。不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷，如紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)分開組卷。卷內(nèi)文件數(shù)量應(yīng)適中，一般不超過[X]頁，以便于保管和查閱。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號、文件編號、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。為每個案卷編制封面，封面應(yīng)注明案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。編制案卷目錄，目錄應(yīng)包括案卷號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和統(tǒng)計。4.裝訂卷內(nèi)文件應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件牢固、整齊，便于翻閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.項目竣工后，項目監(jiān)理部應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成項目檔案的整理工作，并編制檔案移交清單。2.項目監(jiān)理部將整理好的項目檔案及檔案移交清單一并移交公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對移交的項目檔案進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知項目監(jiān)理部進行整改，直至驗收合格。4.驗收合格后，公司檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。（二）保管期限劃分1.永久保管監(jiān)理項目的重要文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評估報告、工程竣工驗收報告等。涉及工程安全、質(zhì)量事故的處理文件，以及對工程有重大影響的文件。2.長期保管監(jiān)理項目的一般性文件，如監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程進度報告、工程計量與支付文件等。工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告等，保管期限至工程使用壽命結(jié)束后[X]年。3.短期保管監(jiān)理項目的臨時性文件，如來往信函、電話記錄、傳真、電子郵件等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)理項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照《檔案查閱申請表》的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱監(jiān)理項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照《檔案借閱申請表》的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員查閱完畢后，應(yīng)按時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員核實并處理。（三）外部單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱本公司監(jiān)理項目檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時間等信息。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并安排專人陪同查閱或借閱。3.外單位查閱或借閱檔案時，應(yīng)遵守本公司檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出公司或進行其他違規(guī)操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門負責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱或借閱完畢后，外單位應(yīng)及時將檔案歸還公司檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與外單位核實并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案既不超期保管，又不提前銷毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的存毀。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后