PAGE社工文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有與社工業(yè)務(wù)相關(guān)的文書檔案管理工作，包括但不限于服務(wù)記錄、項(xiàng)目文檔、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)文件等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有社工文書檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社工業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則檔案應(yīng)涵蓋社工業(yè)務(wù)的各個(gè)方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則對(duì)于涉及服務(wù)對(duì)象隱私、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率，為社工業(yè)務(wù)開(kāi)展和決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社工文書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理社工文書檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社工文書檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，保證檔案資料的安全和完整。3.按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，便于查找和利用。4.建立健全檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理使用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.服務(wù)記錄：包括個(gè)案服務(wù)記錄、小組服務(wù)記錄、社區(qū)服務(wù)記錄等，詳細(xì)記錄服務(wù)對(duì)象的基本信息、服務(wù)過(guò)程、服務(wù)效果等。2.項(xiàng)目文檔：項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等，反映項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施和完成情況。3.會(huì)議紀(jì)要：各類社工業(yè)務(wù)會(huì)議、工作協(xié)調(diào)會(huì)、研討會(huì)等的會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。4.財(cái)務(wù)文件：項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)銷憑證等，與社工業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)資料。5.培訓(xùn)資料：社工培訓(xùn)課程資料、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)證書等，反映社工人員的培訓(xùn)情況。6.評(píng)估報(bào)告：服務(wù)對(duì)象滿意度評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、社工機(jī)構(gòu)評(píng)估報(bào)告等，對(duì)服務(wù)質(zhì)量和項(xiàng)目成效的評(píng)價(jià)文件。7.其他相關(guān)文件：與社工業(yè)務(wù)有關(guān)的政策法規(guī)文件、調(diào)研報(bào)告、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或銷毀檔案內(nèi)容。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類按照社工業(yè)務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容和時(shí)間順序，將檔案分為以下幾大類：服務(wù)類檔案：包括個(gè)案服務(wù)、小組服務(wù)、社區(qū)服務(wù)等具體服務(wù)項(xiàng)目的檔案。項(xiàng)目類檔案：按照不同的項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目申報(bào)、執(zhí)行、總結(jié)等各個(gè)階段文件。會(huì)議類檔案：根據(jù)會(huì)議主題和時(shí)間進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)類檔案：按照財(cái)務(wù)年度和收支類別進(jìn)行分類。培訓(xùn)類檔案：按照培訓(xùn)內(nèi)容和時(shí)間進(jìn)行分類。評(píng)估類檔案：按照評(píng)估對(duì)象和時(shí)間進(jìn)行分類。其他類檔案：不屬于上述分類的其他相關(guān)文件。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[編號(hào)規(guī)則]，例如：服務(wù)類檔案編號(hào)為“FW[年份][流水號(hào)]”，項(xiàng)目類檔案編號(hào)為“XM[年份][項(xiàng)目編號(hào)][流水號(hào)]”等。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案一同存放。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過(guò)的檔案按照分類和編號(hào)要求進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.將檔案目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。4.檔案管理人員定期將歸檔后的檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行保管，并辦理檔案移交手續(xù)。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管涉及重大服務(wù)項(xiàng)目、重要政策法規(guī)依據(jù)、具有長(zhǎng)期歷史研究?jī)r(jià)值的檔案，如重要的服務(wù)記錄、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、政策法規(guī)文件等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管一般服務(wù)項(xiàng)目檔案、重要會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的工作文件、臨時(shí)性的服務(wù)記錄等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放地點(diǎn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及服務(wù)對(duì)象隱私、敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與服務(wù)相關(guān)的必要人員，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同審批。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員憑審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)查找相應(yīng)檔案，并將檔案調(diào)至查閱室供查閱人員使用。2.查閱人員應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.利用檔案形成的資料，如復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷、逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于涉及重要服務(wù)對(duì)象、重大項(xiàng)目、敏感信息等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，確保檔案信息的安全和完整。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)