PAGE幼兒園檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在幼兒園管理、教育教學、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案資料由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集、整理和移交，確保檔案資料的完整和規(guī)范。2.真實性原則檔案資料應如實反映幼兒園各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集幼兒園在管理、教育教學、科研、后勤等方面形成的各種載體的檔案資料，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、幼兒園商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則檔案資料的整理和保管應便于查詢、檢索和利用，提高檔案資料的使用效率。二、檔案資料管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園檔案資料管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案資料，包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案、后勤檔案等。3.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。4.建立檔案資料檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案資料的查詢和利用。5.做好檔案資料的安全保管工作，配備必要的檔案保管設備，定期檢查檔案資料的保管狀況，防止檔案資料的損壞、丟失和泄密。6.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案資料的鑒定、銷毀工作。7.負責向有關部門和單位提供檔案資料查閱、借閱服務，并做好登記和記錄。8.組織開展檔案資料管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高教職工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門檔案資料管理員1.在綜合檔案室的指導下，負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門整理好的檔案資料移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案資料的查詢、借閱等服務工作。4.負責本部門檔案資料的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向綜合檔案室報告。三、檔案資料的分類與編號（一）分類幼兒園檔案資料分為以下十大類：1.文書檔案包括上級文件、園發(fā)文件、會議文件、工作計劃與總結、請示與批復、報告、通知、通報、函等。2.教學檔案包括教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、教學活動記錄、學生成績冊、教學質量評估等。3.科研檔案包括科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文發(fā)表、科研成果獲獎等。4.人事檔案包括教職工個人檔案、工資檔案、職稱評審檔案、考核檔案、培訓檔案等。5.財務檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、預決算資料等。6.后勤檔案包括校園建設規(guī)劃、維修記錄、物資采購與管理、食堂管理、安全保衛(wèi)等。7.學生檔案包括學生入學登記表、學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價等。8.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等。9.實物檔案包括獎牌、獎杯、證書、紀念品等。10.電子檔案包括以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、資料等。（二）編號1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式，如“2023永久001”。2.教學檔案編號采用學科代碼年度流水號的方式，如“JY2023001”。3.科研檔案編號采用科研項目編號年度流水號的方式，如“KY2023012023001”。4.人事檔案編號采用教職工工號年度流水號的方式，如“0012023001”。5.財務檔案編號采用會計年度類別流水號的方式，如“2023憑證001”。6.后勤檔案編號采用類別代碼年度流水號的方式，如“HQ2023001”。7.學生檔案編號采用年級班級學號年度流水號的方式，如“20231012...”（省略號部分為流水號）。8.聲像檔案編號采用年度類別流水號的方式，如“2023照片001”。9.實物檔案編號采用年度類別流水號的方式，如“2023獎牌001”。10.電子檔案編號采用電子檔案類別代碼年度流水號的方式，如“DZ2023Z001”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應按照檔案資料管理制度的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并定期移交綜合檔案室。2.綜合檔案室應主動與各部門溝通協(xié)調，及時了解檔案資料的形成情況，確保檔案資料的完整收集。3.對于重要活動、重大事件等形成的檔案資料，應指定專人負責跟蹤收集，確保檔案資料不遺漏。（二）整理1.檔案資料的整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案的整理按照年度保管期限問題的方法進行分類，將文件材料按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內按問題進行排列。對每份文件材料進行編號、編目，填寫文件目錄，裝訂成冊。3.教學檔案的整理按照學科分類，將教學計劃、教學大綱、教案、教學課件、教學活動記錄、學生成績冊等文件材料分別整理。對每份文件材料進行編號、編目，建立教學檔案目錄。4.科研檔案的整理按照科研項目的類別和階段，將科研項目申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、論文發(fā)表、科研成果獲獎等文件材料分別整理。對每份文件材料進行編號、編目，建立科研檔案目錄。5.人事檔案的整理按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定，對教職工個人檔案進行整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、專業(yè)技術職務（職稱）材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資福利材料、出國（境）材料、其他可供組織參考的材料等。對每份材料進行編號、編目，建立人事檔案目錄。6.財務檔案的整理按照會計檔案管理的有關規(guī)定，對會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、預決算資料等進行整理。對每份材料進行編號、編目，建立財務檔案目錄。7.后勤檔案的整理按照類別分類，將校園建設規(guī)劃、維修記錄、物資采購與管理、食堂管理、安全保衛(wèi)等文件材料分別整理。對每份文件材料進行編號、編目，建立后勤檔案目錄。8.學生檔案的整理按照年級班級學號的順序，將學生入學登記表所包含的材料、學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價等文件材料分別整理。學生檔案應一人一袋，袋內材料應排列有序，便于查閱。對每份文件材料進行編號、編目，建立學生檔案目錄。9.聲像檔案的整理按照年度類別時間順序，對照片、錄音、錄像等聲像檔案進行整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內容等信息。對每份聲像檔案進行編號、編目，建立聲像檔案目錄。10.實物檔案的整理按照年度類別名稱的順序，對獎牌、獎杯、證書、紀念品等實物檔案進行整理，注明獲得時間、頒發(fā)單位、相關事由等信息。對每份實物檔案進行編號、編目，建立實物檔案目錄。11.電子檔案的整理按照電子檔案類別代碼年度流水號的順序，對電子文件進行分類整理，建立電子檔案目錄。對電子文件進行備份，確保電子檔案的安全存儲。五、檔案資料的保管與保護（一）保管1.綜合檔案室應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案資料應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明各類檔案資料的存放位置。4.對重要的、珍貴的檔案資料，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（二）保護1.定期對檔案資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有破損、褪色、霉變等情況，應及時進行修復或復制。2.對電子檔案資料，應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應安裝防病毒軟件和防火墻，確保電子檔案資料的安全。3.嚴格遵守檔案資料查閱、借閱制度，防止檔案資料的丟失和損壞。對借出的檔案資料，應及時催還，確保按時歸還。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關人員進入檔案庫房。檔案庫房應配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、報警設備等，確保檔案庫房的安全。六、檔案資料的利用（一）查閱1.幼兒園內部人員查閱檔案資料，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案資料時，應在綜合檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案資料，應經綜合檔案室負責人同意，并辦理相關手續(xù)。3.查閱檔案資料時，應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還綜合檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.幼兒園內部人員因工作需要借閱檔案資料，應填寫《檔案借閱申請表》（格式同查閱申請表），注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案資料時，應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案資料內容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應的賠償責任。4.借閱完畢后，應按時歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。綜合檔案室應及時對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時處理。（三）外借1.因特殊情況需要將檔案資料外借給外單位人員的，應填寫《檔案外借申請表》，注明外借單位、外借人員、外借目的、外借內容、外借時間等信息，經幼兒園主管領導簽字同意后，到綜合檔案室辦理外借手續(xù)。2.外借檔案資料時，應與外借單位簽訂《檔案外借協(xié)議書》，明確雙方的權利和義務，確保檔案資料的安全歸還。3.外借檔案資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期外借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外借期間，綜合檔案室應定期對外借檔案資料進行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與外借單位溝通協(xié)調，采取相應的措施。5.外借完畢后，外借單位應按時歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。綜合檔案室應及時對歸還的檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應要求外借單位承擔相應的賠償責任。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應定期對檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的保管期限和價值。鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案資料管理員及相關業(yè)務人員參加。2.鑒定小組應根據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合幼兒園的實際情況，對檔案資料進行全面審查，分析檔案資料的內容、來源、時間、形式等因素，確定檔案資料的保管期限和價值。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案資料，鑒定小組應提出銷毀意見，并填寫《檔案鑒定銷毀清冊》，注明檔案資料的名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.