PAGE教育集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育集團(tuán)總部及下屬各學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等所有部門和單位。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對全集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映教育集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存與教育集團(tuán)相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密、敏感的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.服務(wù)性原則檔案管理工作要以服務(wù)教育集團(tuán)發(fā)展為宗旨，為各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)全集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。做好檔案的借閱、歸還登記和催還工作，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并處理。協(xié)助檔案利用者查找、提供所需檔案資料。參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息。2.檔案部門負(fù)責(zé)人制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案管理工作的年度計(jì)劃和總結(jié)，向上級匯報(bào)檔案管理工作情況。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。審核重要檔案的保管期限、密級等，確保檔案管理符合規(guī)定要求。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類集團(tuán)文件：包括集團(tuán)發(fā)布的各類文件、通知、決定、決議等。會議文件：集團(tuán)及下屬單位召開的各類會議的文件材料，如會議通知、議程、報(bào)告、決議等）。人事檔案：集團(tuán)員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。印章管理檔案：集團(tuán)及下屬單位印章的啟用、變更、廢止等相關(guān)文件和記錄。證照檔案：集團(tuán)及下屬單位的營業(yè)執(zhí)照、辦學(xué)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等各類證照。2.教育教學(xué)類教學(xué)計(jì)劃與大綱：各學(xué)科的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等。教案與課件：教師的授課教案、電子課件等教學(xué)資源。學(xué)生學(xué)籍檔案：學(xué)生的入學(xué)登記表、成績單、學(xué)籍變動記錄等。教學(xué)成果檔案：學(xué)?；蚪處煫@得的教學(xué)成果獎、優(yōu)質(zhì)課評選等相關(guān)材料。教育科研檔案：學(xué)校開展的教育科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請書、研究報(bào)告、成果鑒定等材料。3.招生與就業(yè)類招生計(jì)劃與方案：年度招生計(jì)劃、招生簡章、招生宣傳資料等。招生錄取檔案：考生報(bào)名信息、錄取通知書存根、錄取名冊等。就業(yè)指導(dǎo)與推薦檔案：畢業(yè)生就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、用人單位反饋等材料。4.財(cái)務(wù)與資產(chǎn)類財(cái)務(wù)預(yù)算與決算：年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告及相關(guān)報(bào)表。會計(jì)憑證與賬簿：各類會計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案：內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)的報(bào)告、工作底稿等。資產(chǎn)清查檔案：固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)等清查盤點(diǎn)的相關(guān)記錄和報(bào)告。收費(fèi)管理檔案：學(xué)費(fèi)、雜費(fèi)等收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)票據(jù)存根等。5.后勤管理類校園建設(shè)檔案：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件材料。物資采購檔案：物資采購計(jì)劃、合同、驗(yàn)收報(bào)告等。后勤服務(wù)檔案：食堂管理、宿舍管理、物業(yè)管理等方面的文件和記錄。安全保衛(wèi)檔案：學(xué)校安全管理制度、安全檢查記錄、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理情況等。6.學(xué)生活動類學(xué)生社團(tuán)活動檔案：學(xué)生社團(tuán)的成立、活動計(jì)劃、活動記錄、獲獎情況等。文體活動檔案：學(xué)校組織的各類文體比賽、文藝演出、運(yùn)動會等活動的相關(guān)材料。社會實(shí)踐活動檔案：學(xué)生參加社會實(shí)踐、志愿服務(wù)等活動的記錄和總結(jié)。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類類別進(jìn)行編號。編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如：行政管理類文件編號為XZ[2023]001，其中XZ為行政管理類代碼，2023為年份，001為流水號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門或個人應(yīng)在工作完成后及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料移交檔案管理部門。3.對于重要活動、重大項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進(jìn)行全程跟蹤收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的類別、編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.按照檔案裝訂要求，對檔案材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、美觀。五、檔案保管（一）保管場所1.集團(tuán)檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱集團(tuán)檔案的，須經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及個人隱私或機(jī)密的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、利用。（二）利用方式1.借閱借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)借閱申請表提供檔案，并做好借閱登記，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.查閱查閱檔案可在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人應(yīng)遵守檔案查閱場所的管理制度，愛護(hù)檔案設(shè)備和環(huán)境。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案利用情況，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織集團(tuán)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行分析比較，確定其保存價值的高低。（四）保管期限劃分1.永久保存凡是反映教育集團(tuán)主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團(tuán)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保存凡是在較長時間內(nèi)對集團(tuán)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保存凡是在較短時間內(nèi)對集團(tuán)工作有參考價值的檔案，保管期限為1年至10年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立教育集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)檔案管理人員可通過信息系統(tǒng)錄入檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等，并對檔案信息進(jìn)行修改、刪除、補(bǔ)充等維護(hù)操作。2.檢索查詢用戶可通過信息系統(tǒng)按照檔案類別、編號、題名、關(guān)鍵詞等條件進(jìn)行檢索查詢，快速獲取所需檔案信息。3.文件借閱與歸還實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，方便用戶辦理借閱手續(xù)，提高檔案利用效率。4.統(tǒng)計(jì)分析信息系統(tǒng)可對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，對不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與