PAGE檔案管理制度圖表一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作，對各類檔案進行集中收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項工作的真實情況，保證檔案的完整性和準確性。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，負責公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程，明確各環(huán)節(jié)的工作要求和標準。3.負責檔案的保管和維護，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全。4.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責檔案的查閱和利用工作，為公司各部門和人員提供檔案查閱服務，做好查閱登記和檔案歸還工作。6.負責檔案信息的統(tǒng)計和分析工作，及時掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓，提高公司檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會議記錄、董事會決議等；公司管理制度、行政公文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等；公司資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等相關(guān)證照文件。2.人事檔案：包括員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件；員工勞動合同、薪酬福利、績效考核、培訓記錄等文件；員工個人簡歷、學歷證書、職稱證書、獲獎證書等個人資料。3.財務檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等財務核算文件；稅務申報資料、稅務發(fā)票、銀行對賬單等稅務與資金管理文件；財務預算、決算、成本核算等財務管理文件。4.業(yè)務檔案：包括市場調(diào)研、市場營銷、客戶管理等業(yè)務相關(guān)文件；項目立項、可行性研究報告、項目合同、項目驗收報告等項目管理文件；產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制等生產(chǎn)業(yè)務相關(guān)文件。5.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。6.其他檔案：包括公司各類活動的照片、視頻、音頻等資料；公司收到或發(fā)出的各類函件、通知、通告等文件；公司其他具有保存價值的文件資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的方式進行編制。2.分類代碼：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母表示各類檔案，如行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示，財務檔案用“CW”表示，業(yè)務檔案用“YW”表示，合同檔案用“HT”表示，其他檔案用“QT”表示。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號為“XZ2023001”；一份2022年形成的人事檔案，其編號為“RS2022010”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時將本部門形成的各類文件材料收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻、音頻等各種載體形式的文件材料。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應在活動結(jié)束或項目完成后及時將檔案材料移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行整理，按照檔案分類和編號規(guī)則，對檔案進行分類、排序、編目等工作。2.紙質(zhì)檔案應進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對于破損、褪色的檔案應進行修復或復制。3.電子檔案應按照電子文件管理要求，進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.照片、視頻、音頻等特殊載體檔案應進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行數(shù)字化處理，存儲在電子檔案系統(tǒng)中。五、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照檔案類別和年度順序排列上架存放，便于查閱和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案應根據(jù)其特點，采取相應的保管方式，如照片應存放在相冊或檔案盒中，視頻、音頻應存儲在光盤或硬盤上，并做好標識和保護。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會議記錄、董事會決議等核心文件，以及涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、關(guān)鍵業(yè)務等具有長期保存價值的文件。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，包括公司一般性業(yè)務文件、重要合同協(xié)議、財務報表等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，包括公司一般性行政文件、臨時性業(yè)務文件等。5.檔案保管期限自檔案形成之日起計算，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等信息準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、分類、保管期限、存放位置等，同時檢查檔案的完整性、準確性和安全性。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行記錄和處理，如檔案缺失、損壞、保管期限有誤等，應查明原因，采取相應的補救措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務部門負責人等為成員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案保管期限表、檔案價值評估標準等，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定過程中，應充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、法律憑證價值等因素，綜合判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的必要。3.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定，確保檔案信息的安全。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.檔案銷毀應在指定的場所進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。銷毀過程中，應確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔保管。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。3.外部單位或個人查閱公司檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司綜合管理部門負責人批準，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位或個人業(yè)務相關(guān)的檔案信息，不得查閱涉及公司其他機密或敏感信息的檔案。（二）查閱登記檔案管理部門應對檔案查閱情況進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。查閱登記應及時、準確、完整，便于對檔案查閱情況進行跟蹤和管理。（三）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件或復印件。對于重要檔案或不便于提供原件的檔案，應提供復印件，并加蓋檔案管理部門印章，注明“與原件核對無誤”字樣。2.查閱人應在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.檔案管理人員應對檔案查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱結(jié)束后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案檢索系統(tǒng)：建立檔案檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、分類號、年度等多種檢索方式，方便快捷地查找所需檔案信息。3.檔案利用系統(tǒng)：建立檔案利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案在線查閱、下載、打印等功能，提高檔案利用效率。4.檔案管理系統(tǒng)：建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、銷毀等全過程管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化和科學化水平。（三）信