PAGE事業(yè)單位檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案室歸口管理本單位各類檔案。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.完整性原則：保證檔案的形成過(guò)程和內(nèi)容完整無(wú)缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)，做好檔案的保密工作。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足單位各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的完整與安全，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理和開發(fā)利用。7.負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.按照檔案室的要求，做好本部門檔案的分類、編號(hào)等基礎(chǔ)工作，并定期向檔案室移交檔案。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全。4.積極配合檔案室開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件材料。4.本單位召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。5.本單位工作人員在工作中形成的重要文件、報(bào)告、總結(jié)、論文等。6.反映本單位歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將應(yīng)歸檔的材料收集齊全，整理好后移交檔案室。2.收集的檔案材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集其電子版本，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案的整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并填寫案卷封面、卷脊、備考表等。2.科技檔案的整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制項(xiàng)目檔案目錄，對(duì)圖紙等特殊載體檔案進(jìn)行單獨(dú)整理和編號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案的整理：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案的整理：按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行分類，編寫文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于檔案的查找和存取。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本單位制定的重要規(guī)章制度、年度綜合計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)決算、機(jī)構(gòu)演變、人員任免等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本單位一般工作活動(dòng)中形成的重要文件材料等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括本單位一般性工作活動(dòng)中形成的文件材料等。（五）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案丟失、損壞等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。3.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等信息，并按規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本單位檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱本單位相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，確保檔案按時(shí)歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案室可為其出具檔案證明材料。（三）利用程序1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向本單位提出查閱申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到檔案室查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)檔案形成部門同意。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或行政公文，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。4.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.利用者查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。查閱檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記與反饋1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、目的等信息。2.利用者歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析總結(jié)，了解檔案利用需求和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)本單位歷史真實(shí)面貌出發(fā)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.嚴(yán)格掌握檔案的保管期限，避免隨意延長(zhǎng)或縮短保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.結(jié)合本單位工作實(shí)際，參考檔案保管期限表，確定檔案的保管期限是否合理。3.對(duì)涉及重要事項(xiàng)、重大事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行鑒定，確保其長(zhǎng)期保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的丟失、篡改和泄露。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本單位檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡(jiǎn)便、安全可靠。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行合理規(guī)劃和設(shè)計(jì)，包括檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能模塊的設(shè)置。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類檔案信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，通過(guò)索引、目錄等方式實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的快速查找和關(guān)聯(lián)。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全