PAGE單位檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則。全面收集本單位在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位各類檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)。根據(jù)工作需要，編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開展提供依據(jù)。6.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本單位員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)（可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化職責(zé)）1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期向綜合檔案室移交。2.指導(dǎo)本部門員工正確形成和積累檔案，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案信息。4.配合綜合檔案室做好檔案清查、核對(duì)等工作，及時(shí)反饋本部門檔案管理工作中存在的問題。（三）檔案形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案的及時(shí)形成、收集和整理。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成、流轉(zhuǎn)和歸檔程序，保證檔案質(zhì)量。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理、分類，定期移交本部門兼職檔案員或綜合檔案室。4.積極配合綜合檔案室做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件，包括但不限于：行政文件：如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)文件：涉及本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的合同、協(xié)議、報(bào)表、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔等。人事文件：干部任免、人員調(diào)動(dòng)、工資福利、考核獎(jiǎng)懲等方面的文件。財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證等?；ㄎ募汗こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件。設(shè)備文件：設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修等文件。聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映本單位重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景的資料。電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等。3.本單位在對(duì)外交往中形成的各類文件、資料，如合作協(xié)議、往來信函等。4.本單位員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研成果報(bào)告、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等（可根據(jù)實(shí)際情況確定是否納入收集范圍）。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并注明形成日期、來源等信息。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存。4.聲像檔案應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。（三）整理方法1.綜合檔案室按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、基建類、設(shè)備類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。2.對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。四】檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體侵蝕等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜進(jìn)行裝具。檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、無酸、無腐蝕的材料制作，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案的分類和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩種。2.永久保管的檔案主要包括：本單位制定的重要規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、機(jī)構(gòu)演變、人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)決算、重大項(xiàng)目建設(shè)資料等。3.定期保管的檔案，在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，以及檔案的實(shí)體狀況，如是否有破損、霉變、褪色等情況。3.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找補(bǔ)充等。4.清查結(jié)束后，應(yīng)形成檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和處理情況等，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作合法、合規(guī)、安全。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)大局的原則，積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案支持。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.出具證明：?jiǎn)挝灰驅(qū)ν夤ぷ餍枰鼍邫n案證明的，由綜合檔案室根據(jù)檔案內(nèi)容核實(shí)后出具。出具的檔案證明應(yīng)加蓋單位公章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還日期等信息。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)鑒定其是否仍涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私等敏感信息。如涉及敏感信息，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理。3.鑒定檔案的保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案對(duì)本單位工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份留存綜合檔案室，一份報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由綜合檔案室組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方法。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。3.在數(shù)字化檔案采集過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足本單位檔案管理工作的實(shí)際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全流程信息化。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)