PAGE學(xué)生檔案收集工作制度一、總則（一）目的學(xué)生檔案收集工作是學(xué)校教育教學(xué)管理的重要組成部分，對(duì)于全面了解學(xué)生綜合素質(zhì)、促進(jìn)學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展、保障學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。本制度旨在規(guī)范學(xué)生檔案收集工作流程，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校全體學(xué)生檔案的收集工作，包括但不限于招生錄取檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)業(yè)成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案、社會(huì)實(shí)踐檔案等各類與學(xué)生相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等方面的相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、文字表述等要符合規(guī)范。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息安全，防止信息泄露，維護(hù)學(xué)生隱私。二、檔案收集內(nèi)容（一）招生錄取檔案1.學(xué)生報(bào)名登記表，包括個(gè)人基本信息、家庭情況等。2.招生考試成績(jī)及相關(guān)證明材料。3.體檢報(bào)告及健康檔案。（二）學(xué)籍檔案1.學(xué)生學(xué)籍基本信息表，涵蓋姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、身份證號(hào)等。2.入學(xué)通知書、轉(zhuǎn)學(xué)證明、休學(xué)證明、復(fù)學(xué)證明等學(xué)籍變動(dòng)材料。3.學(xué)年注冊(cè)記錄。（三）學(xué)業(yè)成績(jī)檔案1.各學(xué)期課程成績(jī)單，包括課程名稱、學(xué)分、成績(jī)、任課教師等。2.考試試卷分析、補(bǔ)考記錄、重修記錄等。3.各類競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書、考級(jí)證書等反映學(xué)生學(xué)業(yè)水平的材料。（四）獎(jiǎng)懲檔案1.學(xué)校及上級(jí)教育主管部門頒發(fā)的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎(jiǎng)學(xué)金證書等。2.學(xué)生違紀(jì)處分決定書及相關(guān)處理材料。（五）社會(huì)實(shí)踐檔案1.學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)照片、視頻等資料。3.社會(huì)實(shí)踐單位出具的實(shí)習(xí)鑒定、志愿服務(wù)證明等。（六）其他檔案1.學(xué)生個(gè)人的特長(zhǎng)證明材料，如藝術(shù)特長(zhǎng)、體育特長(zhǎng)等。2.學(xué)生心理健康檔案，包括心理測(cè)評(píng)報(bào)告、心理咨詢記錄等。3.其他與學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展相關(guān)的重要材料。三、檔案收集流程（一）檔案形成部門或個(gè)人提交1.各教學(xué)部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)檔案、課程考核材料等，并按照規(guī)定時(shí)間整理成冊(cè)后提交至檔案管理部門。2.學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的獎(jiǎng)懲檔案、社會(huì)實(shí)踐檔案、心理健康檔案等，并定期移交檔案管理部門。3.招生部門負(fù)責(zé)收集招生錄取檔案，并在招生工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。4.學(xué)生個(gè)人如有需要補(bǔ)充或更新檔案材料，應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)部門提交，并說明原因。（二）檔案管理部門接收與初審1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案接收崗位，負(fù)責(zé)接收各部門提交的學(xué)生檔案。接收時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的數(shù)量、種類及完整性，填寫檔案接收清單，雙方簽字確認(rèn)。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)檢查檔案材料是否齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，格式是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與提交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。（三）檔案整理與分類1.檔案管理部門按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理。將同一類別的檔案材料集中在一起，去除重復(fù)、無關(guān)的材料，并進(jìn)行編號(hào)、編目。2.根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將學(xué)生檔案分為永久檔案、長(zhǎng)期檔案和短期檔案。永久檔案主要包括學(xué)生的重要原始資料，如招生錄取檔案、學(xué)籍檔案等；長(zhǎng)期檔案包括學(xué)業(yè)成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案等，保存期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年；短期檔案如社會(huì)實(shí)踐檔案等，保存期限為[X]年。（四）檔案裝訂與裝盒1.對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持材料的原有順序，不得隨意更改。2.將裝訂好的檔案裝入專門的檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、專業(yè)班級(jí)、檔案類別等信息，便于查找和管理。（五）檔案上架與存儲(chǔ)1.將裝盒后的學(xué)生檔案按照編號(hào)順序上架存放，建立檔案存放索引，方便快速查找。2.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止檔案材料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。同時(shí)，要配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。四、檔案收集時(shí)間要求（一）招生錄取檔案招生工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，招生部門應(yīng)將整理好的招生錄取檔案移交檔案管理部門。（二）學(xué)籍檔案1.每學(xué)期開學(xué)后[X]周內(nèi)，各教學(xué)部門應(yīng)將上學(xué)期學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)檔案提交至檔案管理部門。2.學(xué)生學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)在變動(dòng)手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將變動(dòng)材料移交檔案管理部門。（三）獎(jiǎng)懲檔案1.學(xué)校及上級(jí)教育主管部門頒發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)證書后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將證書原件及相關(guān)材料移交檔案管理部門。2.學(xué)生受到違紀(jì)處分后，學(xué)生工作部門應(yīng)在處分決定下達(dá)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將處分決定書及相關(guān)處理材料移交檔案管理部門。（四）社會(huì)實(shí)踐檔案學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)結(jié)束后[X]周內(nèi)，學(xué)生本人或所在班級(jí)應(yīng)將社會(huì)實(shí)踐檔案材料提交至檔案管理部門。（五）其他檔案相關(guān)部門或?qū)W生個(gè)人應(yīng)根據(jù)檔案形成時(shí)間，及時(shí)將其他檔案材料提交至檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性。五、檔案收集責(zé)任分工（一）檔案管理部門1.制定和完善學(xué)生檔案收集工作制度，明確工作流程和要求。2.負(fù)責(zé)接收、初審、整理、分類、裝訂、存儲(chǔ)學(xué)生檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.定期對(duì)檔案收集工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.為學(xué)校各部門和師生提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，做好檔案利用記錄。（二）教學(xué)部門1.負(fù)責(zé)組織教師及時(shí)、準(zhǔn)確地填寫學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)檔案，確保成績(jī)錄入的真實(shí)性和規(guī)范性。2.按照規(guī)定時(shí)間將學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)檔案及相關(guān)課程考核材料提交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)檔案的審核工作，對(duì)存在疑問的成績(jī)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和更正。（三）學(xué)生工作部門1.負(fù)責(zé)收集、整理學(xué)生的獎(jiǎng)懲檔案、社會(huì)實(shí)踐檔案、心理健康檔案等，并定期移交檔案管理部門。2.加強(qiáng)對(duì)學(xué)生日常行為表現(xiàn)的管理和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理學(xué)生的違紀(jì)行為，確保獎(jiǎng)懲檔案的真實(shí)、完整。3.指導(dǎo)學(xué)生積極參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，做好社會(huì)實(shí)踐檔案的審核和歸檔工作。（四）招生部門1.負(fù)責(zé)招生錄取檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。2.嚴(yán)格按照招生政策和程序，做好招生錄取檔案的審核和保管工作，防止檔案丟失或泄露。（五）學(xué)生個(gè)人1.積極配合學(xué)校各部門做好檔案材料的提交工作，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)信息和材料。2.對(duì)自己的檔案材料負(fù)責(zé)，如有發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或需要補(bǔ)充材料，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門提出申請(qǐng)。六、檔案收集質(zhì)量控制（一）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.檔案管理部門定期組織相關(guān)工作人員參加檔案收集工作培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案整理規(guī)范、信息安全保密等方面。2.對(duì)各部門負(fù)責(zé)檔案收集工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，明確工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，解答工作中遇到的問題。（二）審核與監(jiān)督1.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初審，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回并要求整改。2.學(xué)校建立檔案收集工作監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)工作不力、存在問題的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。（三）責(zé)任追究1.對(duì)在檔案收集工作中違反規(guī)定、弄虛作假、造成檔案信息錯(cuò)誤或丟失的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因檔案收集工作失誤給學(xué)?；?qū)W生造成損失的，要依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、檔案信息安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。2.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（二）保密措施1.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案信息嚴(yán)格保密，檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限定查閱范圍和使用期限，確保檔案信息安全。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，定期更新系統(tǒng)密碼，防止信息被非法獲取。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生檔案信息泄露、丟失等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高檔案管理人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保能夠及時(shí)、有效地處理各類安全事故。八、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部工作人員因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.學(xué)生本人如需查閱自己的檔案，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后，可在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)查閱。（二）借閱程序1.因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)與檔案管理人員辦理借閱登記手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案完好無損。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、批注