PAGE房改房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房改房檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，為公司/組織的房改房管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織涉及房改房管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于房改房政策文件、購(gòu)房申請(qǐng)資料、合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)登記資料、房屋分配記錄、維修改造檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房改房管理的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集和整理房改房管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性，便于查詢(xún)和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷性原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查閱和利用，提高工作效率，滿(mǎn)足公司/組織及相關(guān)人員對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善房改房檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.組織開(kāi)展房改房檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。4.定期對(duì)房改房檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以改進(jìn)。5.負(fù)責(zé)與其他部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，確保檔案管理工作與房改房管理業(yè)務(wù)的有效銜接。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求開(kāi)展檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)房改房檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和上架等工作，確保檔案資料的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用，及時(shí)為公司/組織及相關(guān)人員提供檔案信息服務(wù)。5.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)房改房相關(guān)文件資料的收集、整理和移交工作，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在房改房管理過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的文件資料提交給檔案管理部門(mén)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造或轉(zhuǎn)移房改房檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的有關(guān)房改房政策法規(guī)、文件通知等。2.公司/組織制定的房改房實(shí)施方案、管理辦法、操作規(guī)程等內(nèi)部文件。3.職工個(gè)人的房改房購(gòu)房申請(qǐng)、審批表、購(gòu)房合同、繳款憑證等資料。4.房屋產(chǎn)權(quán)登記資料，包括房產(chǎn)證、土地證、產(chǎn)權(quán)變更記錄等。5.房屋分配方案、分配名單、分配過(guò)程記錄等。6.房改房維修改造計(jì)劃、方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。7.與房改房管理相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。8.其他與房改房管理有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的房改房文件資料進(jìn)行整理，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)跟蹤房改房管理工作進(jìn)展，及時(shí)收集相關(guān)文件資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)實(shí)行原件歸檔；對(duì)于無(wú)法取得原件的，可收集復(fù)印件，并注明原件保存單位和出處。4.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照房改房檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為政策法規(guī)類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、個(gè)人資料類(lèi)、產(chǎn)權(quán)登記類(lèi)、房屋分配類(lèi)、維修改造類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂：對(duì)紙張較多的文件資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查詢(xún)和檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份保管的方式，可采用電子備份或異地存儲(chǔ)等方式，確保檔案的安全性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限變化、借閱情況等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。（三）安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。4.對(duì)檔案的查閱、借閱、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失或損壞。五、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)房改房檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)房改房檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處理建議。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管價(jià)值等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)于部分仍有參考價(jià)值但保管期限已滿(mǎn)的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.按照審批意見(jiàn)，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。4.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀徹底。5.銷(xiāo)毀工作完成后，在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期和銷(xiāo)毀方式，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱房改房檔案。2.職工個(gè)人因辦理與房改房相關(guān)的業(yè)務(wù)，如產(chǎn)權(quán)變更、房屋繼承、維修改造等，需要查閱本人檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、行政部門(mén)等因工作需要依法查閱房改房檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門(mén)人員查閱房改房檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.職工個(gè)人查閱：職工個(gè)人查閱本人房改房檔案，應(yīng)攜帶本人有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，方可查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案資料的安全。3.外部查閱：司法機(jī)關(guān)、行政部門(mén)等因工作需要查閱房改房檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱登記和跟蹤反饋工作。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的房改房檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.查閱檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立房改房檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查閱和利用，為公司/組織及相關(guān)人員提供便捷高效的檔案信息服務(wù)。3.利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行安全存儲(chǔ)和備份，確保檔案信息的安全性和完整性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)房改房檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)房改房檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理（如政策法規(guī)類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)、個(gè)人資料類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)等）、檢索查詢(xún)、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.安全管理：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等功能，防止檔案信息泄露和非法訪問(wèn)。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理后，進(jìn)行掃描。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。圖像處理人員對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)錄入人員將檔案目錄信息和圖像數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)使用流程：檔案