PAGE工程部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工程部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理及維護中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部門所有與工程建設(shè)、項目管理等相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于工程項目規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、技術(shù)資料、合同協(xié)議、變更記錄、驗收報告等各類紙質(zhì)和電子檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程部門檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性與完整性原則檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改或銷毀檔案。3.分類科學(xué)與便于利用原則按照工程建設(shè)的不同階段、不同類別對檔案進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、存儲、檢索和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性和保密性。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置成立工程部門檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各項目負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作，辦公室設(shè)在工程部門綜合管理科室。（二）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善工程部門檔案管理制度。2.審定檔案管理工作計劃和年度預(yù)算，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作細則和操作規(guī)程，組織實施檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。3.對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，制定檔案安全保密制度，加強檔案存儲場所的安全防范措施，確保檔案信息安全。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本部門檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理，確保檔案的安全和完整。4.積極為工程建設(shè)、管理及維護等工作提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料，做好檔案查閱、借閱登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，對已到保管期限或失去保存價值的檔案，提出鑒定意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.工程設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.工程施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程合同文件包括工程總承包合同、勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。6.工程變更文件包括工程變更申請、變更審批文件、變更圖紙等。7.工程驗收文件包括單位工程竣工驗收報告、單項工程竣工驗收報告、工程竣工備案表等。8.其他與工程建設(shè)相關(guān)的文件如工程照片、錄像、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各項目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本項目在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并及時移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各項目文件資料的收集情況進行檢查和督促，確保文件資料的及時收集和完整。3.對于外來文件，如上級主管部門的文件、與其他單位的往來信函等，應(yīng)及時進行登記和簽收，并按照規(guī)定進行整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照工程項目的不同階段、不同類別進行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時間順序排列。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理歸檔的文件應(yīng)編制頁碼，編寫卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，并裝訂成冊。（四）分類方法1.工程項目分類法按照工程項目名稱進行分類，每個工程項目下再按照前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、變更文件、驗收文件等類別進行細分。2.年度分類法對于一些時效性較強的文件，如施工日志、監(jiān)理月報等，可按照年度進行分類，每個年度下再按照工程項目進行細分。3.保管期限分類法根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映工程建設(shè)全過程、具有重要歷史價值和法律憑證作用的文件；長期保管的檔案是在一定時期內(nèi)對工程建設(shè)、管理及維護有參考價值的文件；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件。（五）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則，確保檔案編號能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案編號采用“工程名稱類別代碼年度保管期限代碼流水號”的格式，具體如下：工程名稱：填寫工程項目的全稱。類別代碼：按照檔案分類方法，用大寫字母表示檔案類別，如“Q”表示前期文件，“S”表示設(shè)計文件，“G”表示施工文件等。年度：填寫文件形成的年度，用四位數(shù)字表示，如“2023”。保管期限代碼：用大寫字母表示保管期限，“Y”表示永久，“C”表示長期，“D”表示短期。流水號：按照檔案整理順序，從“001”開始依次編號。例如：“XX工程項目S2023C005”表示XX工程項目2023年形成的設(shè)計文件，保管期限為長期，流水號為005。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對收集整理好的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案內(nèi)容完整、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門保存。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并建立電子檔案目錄，注明電子檔案的存儲位置和文件名。（二）保管期限劃分1.永久保管工程項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等重要前期文件。工程竣工圖、工程竣工備案表等反映工程建設(shè)全過程的重要文件。工程總承包合同、勘察設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同等涉及工程建設(shè)重大權(quán)益的合同文件。其他具有重要歷史價值和法律憑證作用的文件。2.長期保管工程設(shè)計變更通知、工程變更申請及審批文件等在工程建設(shè)過程中有一定參考價值的文件。工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等反映工程質(zhì)量狀況的文件。監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等監(jiān)理文件。其他在一定時期內(nèi)對工程建設(shè)、管理及維護有參考價值的文件，保管期限一般為1050年。3.短期保管施工日志、技術(shù)交底等時效性較強的文件，保管期限一般為15年。工程照片、錄像等資料，根據(jù)實際需要確定保管期限，一般為110年。其他在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況應(yīng)及時采取措施進行處理。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行備份存儲，確保電子檔案的安全性和可靠性。對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。加強電子檔案的安全保密管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.工程建設(shè)、管理及維護人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位及司法機關(guān)因工作需要查閱檔案。3.其他經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)的查閱檔案的情況。（二）利用方式1.查閱檔案利用人員可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱及編號、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行復(fù)印。3.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.檔案利用人員查閱、借閱檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案歸還原位，并對檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析評估法對檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等進行分析評估，綜合判斷檔案的保存必要性。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐件審查，根據(jù)鑒定原則和方法，提出鑒定意見。3.對鑒定為失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、