PAGE勞動(dòng)檔案管理制度通知一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司勞動(dòng)檔案管理，規(guī)范勞動(dòng)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保勞動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的勞動(dòng)檔案管理，包括但不限于員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等過(guò)程中形成的各類文件、資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：勞動(dòng)檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等真實(shí)信息。2.完整性原則：全面收集與員工勞動(dòng)相關(guān)的各類資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工勞動(dòng)檔案中的個(gè)人隱私信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)勞動(dòng)檔案進(jìn)行管理，保證管理工作的規(guī)范性和一致性。二、勞動(dòng)檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括員工的教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.身份證明材料：身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等。3.入職材料：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、就業(yè)協(xié)議等。（二）工作業(yè)績(jī)檔案1.績(jī)效考核記錄：月度、季度、年度績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)意見(jiàn)。2.工作成果報(bào)告：?jiǎn)T工完成的重要項(xiàng)目、任務(wù)的總結(jié)報(bào)告。3.獎(jiǎng)勵(lì)與表彰記錄：公司內(nèi)部及外部獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)證書等。（三）培訓(xùn)與發(fā)展檔案1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績(jī)等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（四）薪酬福利檔案1.工資發(fā)放記錄：每月工資條、工資調(diào)整記錄等。2.福利享受情況：社保、公積金繳納記錄，各類福利待遇的享受憑證等。（五）考勤與休假檔案1.考勤記錄：每日考勤打卡記錄、請(qǐng)假條、加班申請(qǐng)單等。2.休假記錄：年假、病假、婚假、產(chǎn)假等各類休假的申請(qǐng)及批準(zhǔn)記錄。（六）獎(jiǎng)懲檔案1.違紀(jì)記錄：違反公司規(guī)章制度的處罰決定及相關(guān)證據(jù)材料。2.表?yè)P(yáng)記錄：因工作表現(xiàn)突出受到的表?yè)P(yáng)信、通報(bào)表?yè)P(yáng)等。（七）勞動(dòng)合同檔案1.勞動(dòng)合同文本：?jiǎn)T工與公司簽訂的所有勞動(dòng)合同。2.合同變更、續(xù)簽、解除等相關(guān)記錄：涉及勞動(dòng)合同變更、續(xù)簽、解除的協(xié)議、通知等文件。三、勞動(dòng)檔案的收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類勞動(dòng)檔案資料。2.各部門：負(fù)責(zé)及時(shí)將本部門員工涉及勞動(dòng)檔案的相關(guān)資料提交給人力資源部門，如績(jī)效考核結(jié)果、工作成果報(bào)告、培訓(xùn)申請(qǐng)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)資料提交至人力資源部門，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.提交的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，如有涂改或缺失，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（三）整理流程1.分類：人力資源部門收到資料后，按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息檔案、工作業(yè)績(jī)檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案資料賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、順序號(hào)等進(jìn)行編排。3.裝訂：將同類別的檔案資料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，方便查閱。四、勞動(dòng)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的勞動(dòng)檔案保管室，配備必要的檔案柜、防潮設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照類別和編號(hào)順序存放在檔案柜中，便于查找和取用。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將勞動(dòng)檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.員工基本信息檔案：長(zhǎng)期保管，直至員工離職后[X]年。2.工作業(yè)績(jī)檔案：根據(jù)績(jī)效考核周期和相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。3.培訓(xùn)與發(fā)展檔案：長(zhǎng)期保管，以便跟蹤員工職業(yè)發(fā)展情況。4.薪酬福利檔案：按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限為[X]年。5.考勤與休假檔案：根據(jù)考勤記錄的有效期限確定保管期限，一般為[X]年。6.獎(jiǎng)懲檔案：長(zhǎng)期保管，作為員工獎(jiǎng)懲情況的歷史記錄。7.勞動(dòng)合同檔案：自勞動(dòng)合同終止或解除之日起，保管[X]年。（四）檔案清查1.定期對(duì)勞動(dòng)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放位置等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行整改，如補(bǔ)充缺失資料、糾正錯(cuò)誤信息、修復(fù)損壞檔案等。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制清查報(bào)告，總結(jié)清查情況，提出改進(jìn)建議。五、勞動(dòng)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：有權(quán)查閱本部門保管的所有勞動(dòng)檔案資料，用于員工管理、人力資源規(guī)劃、薪酬核算等工作。2.公司領(lǐng)導(dǎo)：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱相關(guān)員工的勞動(dòng)檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.其他部門：因涉及員工勞動(dòng)相關(guān)事宜，如工作交接、項(xiàng)目合作等，經(jīng)人力資源部門同意并辦理查閱手續(xù)后，可查閱部分勞動(dòng)檔案資料。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)：查閱人填寫《勞動(dòng)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審批，同意后簽字蓋章。3.查閱登記：查閱人持審批通過(guò)的申請(qǐng)表到人力資源部門進(jìn)行查閱登記，登記內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及編號(hào)等。4.查閱：人力資源部門工作人員根據(jù)查閱登記情況，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出保管室。5.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還人力資源部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)印與借閱1.復(fù)?。阂蚬ぷ餍枰_需復(fù)印勞動(dòng)檔案資料的，查閱人應(yīng)填寫《勞動(dòng)檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后由人力資源部門工作人員統(tǒng)一復(fù)印，并做好復(fù)印記錄。復(fù)印記錄應(yīng)包括復(fù)印日期、復(fù)印人姓名、部門、復(fù)印檔案名稱及編號(hào)等信息。2.借閱：一般情況下不允許借閱勞動(dòng)檔案資料。如因特殊原因確需借閱的，查閱人應(yīng)填寫《勞動(dòng)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。六、勞動(dòng)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的勞動(dòng)檔案信息，如身份證號(hào)碼、工資收入、健康狀況等，嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方披露。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案查閱、復(fù)印、借閱等過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)接觸檔案的人員進(jìn)行限制，并做好相關(guān)記錄。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止檔案因設(shè)備故障而受損。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，掌握基本的安全防范知識(shí)和技能，如火災(zāi)、水災(zāi)等應(yīng)急處理方法。七、勞動(dòng)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的勞動(dòng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高勞動(dòng)檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)勞動(dòng)檔案的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新檔案信息，為公司人力資源決策提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入員工勞動(dòng)檔案的各類信息，包括基本信息、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)記錄等，支持批量導(dǎo)入和單個(gè)錄入。2.檔案查詢模塊：提供多種查詢方式，如按員工姓名、編號(hào)、類別等進(jìn)行查詢，方便快速獲取所需檔案信息。3.統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)勞動(dòng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，如員工年齡結(jié)構(gòu)分析、績(jī)效考核結(jié)果統(tǒng)計(jì)等，為人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息，保證檔案信息的安全性。5.備份與恢復(fù)模塊：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并提供數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)勞動(dòng)檔案信