PAGE檔案管理員職責(zé)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本職責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責(zé)履行。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理室，隸屬于行政部，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司各類檔案。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理整體水平。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員基本職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，熟練掌握檔案管理的各項(xiàng)技能。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。（二）檔案收集職責(zé)1.及時(shí)收集公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物檔案等。2.主動(dòng)與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解檔案形成情況，定期對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行督促檢查，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，要提前介入，全程跟蹤，確保檔案資料的齊全完整。（三）檔案整理職責(zé)1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)唯一、編目清晰。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，做到整齊美觀、牢固耐用；對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范命名和存儲(chǔ)，建立清晰的電子檔案目錄體系。3.定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。（四）檔案保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合檔案保管要求。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，對(duì)檔案進(jìn)出庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)登記，做到賬目清楚、賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案安全。（五）檔案利用職責(zé)1.建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱流程，為公司各部門和員工提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。2.根據(jù)利用者的需求，迅速準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料，并做好利用登記工作。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。4.積極開(kāi)展檔案編研工作，根據(jù)公司發(fā)展需要，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司決策提供參考依據(jù)。（六）檔案鑒定與銷毀職責(zé)1.按照檔案保管期限規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。2.組織相關(guān)部門和人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。對(duì)于重要檔案的銷毀，要報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.嚴(yán)格按照檔案銷毀程序，對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并留存銷毀記錄。四．檔案的收集與歸檔（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，包括工商登記資料、公司章程、董事會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。7.公司項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目方案、項(xiàng)目總結(jié)等文件。8.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，包括產(chǎn)品圖紙、技術(shù)資料、銷售合同、客戶資料等。9.公司人力資源管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件。10.公司行政事務(wù)管理文件，包括辦公用品采購(gòu)、車輛管理、辦公設(shè)備維護(hù)等方面的文件。11.公司企業(yè)文化建設(shè)文件，包括企業(yè)宣傳資料、活動(dòng)記錄、員工文化作品等。12.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。13.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和實(shí)物。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，對(duì)檔案資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并及時(shí)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.檔案收集人員應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理室。（三）檔案歸檔流程1.檔案管理室接收各部門移交的檔案資料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。3.將編目后的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、年度等信息。4.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放位置索引，方便查找利用。五、檔案的整理與分類（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）檔案分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類：將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分，每年形成的檔案為一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步分類。例如，可分為行政部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)一部、業(yè)務(wù)二部等機(jī)構(gòu)類別，或分為行政管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等問(wèn)題類別。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）檔案整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.編頁(yè)號(hào)：在每份文件的右上角或左上角編寫頁(yè)號(hào)，以固定文件順序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、年度、保管期限、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、年度、保管期限等信息。5.上架：按照檔案存放位置索引將檔案盒上架存放，確保排列整齊、便于查找。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫(kù)房溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度保持在[X]%[X]%之間。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架或檔案柜，按照檔案分類順序進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。（二）檔案保管措施1.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，可采用電子備份或異地存儲(chǔ)等方式，確保檔案的安全性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.對(duì)檔案庫(kù)房的門窗、通風(fēng)口、排水管道等進(jìn)行定期檢查維護(hù)，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保護(hù)要求1.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用專門的查閱工具，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，借閱人應(yīng)對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，防止電子檔案因病毒、硬件故障等原因丟失或損壞。七、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.服務(wù)公司發(fā)展，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.方便利用者，提高檔案利用效率。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等原因查閱檔案。3.外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等需要查閱檔案，但必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）檔案借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及重要檔案或機(jī)密檔案的，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理室根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案歸還原位，保持檔案的整齊有序。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.堅(jiān)持歷史唯物主義觀點(diǎn)，從公司發(fā)展的角度出發(fā)，確保檔案鑒定工作的客觀性和公正性。（二）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，直接判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其在公司歷史發(fā)展中的作用和價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從公司經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面評(píng)估檔案的利用效益，確定其保存價(jià)值。（四）檔案銷毀