PAGE檔案室辦公規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司各部門(mén)及全體員工在檔案室辦公過(guò)程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.高效利用原則：以服務(wù)公司發(fā)展為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，制定和完善檔案管理制度、工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作，定期組織培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。4.參與公司重要文件、資料的形成過(guò)程，提出檔案管理方面的意見(jiàn)和建議，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。5.負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，保障檔案工作的順利進(jìn)行。（二）檔案管理員職責(zé)1.按照檔案管理制度的要求，負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類(lèi)編目、上架存放等工作，確保檔案整理規(guī)范、標(biāo)識(shí)清晰、便于查找。2.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，防止檔案丟失或損壞。4.協(xié)助檔案主管開(kāi)展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，及時(shí)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息。5.負(fù)責(zé)檔案室的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，保持室內(nèi)整潔、通風(fēng)良好，確保檔案存放環(huán)境符合要求。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等各類(lèi)載體的材料。2.公司員工在工作過(guò)程中形成的與工作相關(guān)的重要文件、筆記、研究報(bào)告等個(gè)人工作檔案。3.公司對(duì)外交往中收到的重要文件、函件、證書(shū)、榮譽(yù)等資料。4.其他應(yīng)歸檔保存的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整地移交檔案室。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式正確，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，同時(shí)注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的文件資料收集情況進(jìn)行檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照公司的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)職能，將檔案分為行政管理類(lèi)、人力資源類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)、質(zhì)量管理類(lèi)、客戶服務(wù)類(lèi)等類(lèi)別。2.每一大類(lèi)下再根據(jù)文件資料的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目，確保分類(lèi)科學(xué)合理、層次清晰。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行排序、編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明文件的題名、日期、編號(hào)、保管期限等信息，然后將文件裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等內(nèi)容。2.電子檔案：按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子文件的命名規(guī)范、存儲(chǔ)路徑清晰，便于查找和利用。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像檔案進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要等信息，并配以文字說(shuō)明，然后將聲像檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司的整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案主管、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。3.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定，對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的房間作為保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等，以滿足檔案保管的要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序依次排列上架存放，保持整齊有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]℃，濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]%。每天定時(shí)記錄溫濕度情況，如超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。檔案室應(yīng)配備防火設(shè)備，嚴(yán)禁在室內(nèi)吸煙和使用明火；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況及時(shí)處理；安裝防盜門(mén)窗和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作交流等原因，需查閱公司檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，需提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)函》，說(shuō)明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室與外部單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，然后辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表或申請(qǐng)函的內(nèi)容，對(duì)符合要求的，按照規(guī)定收取一定的押金（可根據(jù)實(shí)際情況確定押金金額），并在《檔案借閱登記簿》上詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部員工借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]天，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位借閱檔案的期限根據(jù)查閱申請(qǐng)函的要求確定，一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新提交申請(qǐng)并經(jīng)公司批準(zhǔn)。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期滯納金。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時(shí)間，并退還押金。八、檔案利用（一）利用方式1.提供檔案原件查閱：對(duì)于需要查閱檔案原件的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全與完整。2.提供檔案復(fù)印件：對(duì)于因工作需要不能提供檔案原件的，可根據(jù)借閱人的要求提供檔案復(fù)印件。檔案管理人員應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，并注明復(fù)印日期、復(fù)印人等信息。3.檔案資料匯編：根據(jù)公司的工作需要，檔案管理人員可對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行匯編整理，形成專(zhuān)題資料集，供公司內(nèi)部人員查閱使用。4.檔案信息咨詢：為公司內(nèi)部人員提供檔案信息咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案內(nèi)容、保管情況等方面的問(wèn)題。（二）利用要求1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.檔案利用過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，如查閱登記表、咨詢記錄等，應(yīng)妥善保存，以備查考。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、密級(jí)等信息。3.檔案管理人員的工作情況，如工作量、工作效率、工作質(zhì)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和分析，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。十、檔案保密（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)檔案室采取必要的安全保密措施，如安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)管理，根據(jù)檔案的密級(jí)確定不同的保管要求和查閱范圍，嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍。4.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止信息泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.公司員工在查閱、使用檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。如違反保密規(guī)定，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。十一、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合公司檔案管