PAGE宜都市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)宜都市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宜都市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性。宜都市檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類(lèi)檔案，保證檔案的門(mén)類(lèi)齊全、內(nèi)容完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)宜都市設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全市檔案工作的宏觀管理和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃全市檔案事業(yè)發(fā)展，制定檔案工作規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和社會(huì)檔案意識(shí)。4.監(jiān)督指導(dǎo)全市各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。5.負(fù)責(zé)接收、征集、整理和保管本市重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立全市檔案信息資源共享平臺(tái)。6.組織開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)提供檔案查閱、咨詢(xún)等服務(wù)。（二）單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及本單位的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、歸檔本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料。3.建立健全本單位檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)本單位檔案的安全保管，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.編制檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利條件，積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。6.按照規(guī)定向宜都市檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案本單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作、黨團(tuán)工作等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，包括收文、發(fā)文、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件材料，如機(jī)構(gòu)批復(fù)、人員任免文件、印章啟用和廢止文件等。2.科技檔案本單位在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件材料，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料、技術(shù)圖紙、工藝流程、產(chǎn)品樣本等。工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、施工記錄、工程變更文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.會(huì)計(jì)檔案本單位在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件材料。涉及財(cái)務(wù)工作的其他重要文件，如財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算編制與執(zhí)行情況材料等。4.人事檔案本單位員工的個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱(chēng)評(píng)定材料、工資待遇文件、考核獎(jiǎng)懲記錄、勞動(dòng)合同等文件材料。員工黨團(tuán)組織關(guān)系材料、培訓(xùn)記錄、職業(yè)資格證書(shū)等相關(guān)資料。5.聲像檔案本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大會(huì)議、活動(dòng)、工程建設(shè)、科研成果展示等方面的影像記錄。反映本單位歷史沿革、文化風(fēng)貌、特色工作等具有保存價(jià)值的聲像資料。6.電子檔案本單位在辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，包括電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙、電子照片、電子音頻視頻等。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后形成的電子檔案副本。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料整理歸檔，不得拖延或積壓。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。4.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的背景資料和參考信息，以便更好地反映檔案的形成過(guò)程和歷史背景。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。將同一年度的文件材料按照保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三類(lèi)。在每類(lèi)保管期限內(nèi)，再按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，如綜合類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、黨群類(lèi)等，然后按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列編號(hào)。編制卷內(nèi)文件目錄，填寫(xiě)備考表，裝訂成卷，并在卷皮上填寫(xiě)相應(yīng)的案卷題名、年度、保管期限、起止日期、卷號(hào)等信息。2.科技檔案整理根據(jù)科技檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法進(jìn)行整理。以科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等為單元，將每個(gè)項(xiàng)目形成的文件材料按照專(zhuān)業(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如科研項(xiàng)目可分為項(xiàng)目管理、研究實(shí)驗(yàn)、成果推廣等類(lèi)別，工程項(xiàng)目可分為設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等類(lèi)別。對(duì)每個(gè)類(lèi)別中的文件材料按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列編號(hào)，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷，并填寫(xiě)案卷題名、項(xiàng)目名稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別、卷號(hào)等信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類(lèi)別分別進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照月份順序整理，每本憑證應(yīng)加具封面，注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止日期、憑證號(hào)數(shù)等信息，并裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照年度順序整理，每本賬簿應(yīng)加具封面，注明賬簿名稱(chēng)、年度、賬簿編號(hào)等信息，并進(jìn)行編號(hào)。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照年度順序整理，分別裝訂成冊(cè)，并在封面上注明報(bào)表名稱(chēng)、年度、期數(shù)等信息。4.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)員工人事檔案進(jìn)行整理。檔案材料應(yīng)根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱(chēng)評(píng)定材料、工資待遇材料、黨團(tuán)組織材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料等。對(duì)每類(lèi)材料按照形成時(shí)間順序進(jìn)行排列編號(hào)，編制檔案目錄，裝入檔案袋，并在檔案袋封面填寫(xiě)員工姓名、單位、檔案編號(hào)等信息。5.聲像檔案整理按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶等）和內(nèi)容主題進(jìn)行分類(lèi)整理。照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行編號(hào)；錄音帶、錄像帶應(yīng)注明錄制時(shí)間、內(nèi)容主題、錄制人等信息，并貼上標(biāo)簽。建立聲像檔案目錄，注明載體編號(hào)、題名、日期、來(lái)源等信息，以便于查找和利用。6.電子檔案整理按照電子文件的類(lèi)別和形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，建立電子文件分類(lèi)目錄。對(duì)電子文件進(jìn)行命名時(shí)應(yīng)遵循規(guī)范，體現(xiàn)文件的主題、年度、月份等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和管理。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案的存儲(chǔ)索引，便于快速查找和訪問(wèn)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.宜都市檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等必要的設(shè)施設(shè)備。3.各單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全存放。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆、易潮、易污染等區(qū)域，保持通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具進(jìn)行存放。檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類(lèi)存放和查找檔案。2.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，具有良好的防潮、防蟲(chóng)性能，盒面應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止日期、卷號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、無(wú)損壞丟失現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的處理措施。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、修復(fù)、裝訂等操作時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的工具和材料，避免對(duì)檔案造成二次損壞。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，要做好電子檔案的病毒防治和安全保密工作，防止電子檔案信息被篡改或泄露。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)定期檢查其載體的保存狀況，如發(fā)現(xiàn)磁帶、光盤(pán)等載體出現(xiàn)老化、變形、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保聲像檔案的完整性和可利用性。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案，具有重要查考利用價(jià)值的，應(yīng)列為永久保管。在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期或短期保管。已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮銷(xiāo)毀。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)科技檔案對(duì)科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)的重要性和利用價(jià)值進(jìn)行鑒定。對(duì)具有重大科研價(jià)值、長(zhǎng)期指導(dǎo)生產(chǎn)實(shí)踐或在工程建設(shè)中具有關(guān)鍵作用的科技檔案，應(yīng)永久保存。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)有參考價(jià)值的科技檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。已失去利用價(jià)值或重復(fù)、過(guò)期的科技檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷(xiāo)毀。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行鑒定。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，期滿(mǎn)后經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，方可銷(xiāo)毀。涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。4.人事檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查。反映員工基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)考核、獎(jiǎng)懲情況等重要信息的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存。對(duì)已離職員工的檔案，在規(guī)定保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)鑒定可按規(guī)定程序進(jìn)行處理。對(duì)不符合人事檔案管理要求或已失去保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)及時(shí)清理。5.聲像檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)聲像檔案記錄的內(nèi)容對(duì)本單位工作活動(dòng)的重要程度和歷史意義進(jìn)行鑒定。對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、文化價(jià)值或紀(jì)念意義的聲像檔案，應(yīng)永久保存。對(duì)一般性的工作記錄或已過(guò)時(shí)效的聲像檔案，經(jīng)鑒定后可確定保管期限或予以銷(xiāo)毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍，并編制鑒定清冊(cè)。2.鑒定工作小組對(duì)鑒定清冊(cè)中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，鑒定工作小組應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀理由等信息，并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）銷(xiāo)毀記錄檔案銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀審批表、銷(xiāo)毀清冊(cè)等相關(guān)材料整理歸檔，作為檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作的記錄保存，以備查考。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱人員身份等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，還需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表或單位介紹信，對(duì)查閱人員的身份和查閱權(quán)限進(jìn)行核實(shí)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場(chǎng)所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行摘錄或復(fù)制。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用服務(wù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔