PAGE檔案館收集檔案工作制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)本檔案館檔案收集工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館對(duì)各類檔案的收集工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法收集原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案收集工作，確保檔案收集工作的合法性和規(guī)范性。2.全面收集原則：全面收集反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的檔案，涵蓋不同載體、不同門類、不同年度的檔案，保證檔案的完整性。3.及時(shí)收集原則：明確檔案形成部門和個(gè)人的歸檔責(zé)任，及時(shí)將應(yīng)歸檔的檔案移交檔案館，防止檔案的散失和延誤歸檔。4.質(zhì)量控制原則：對(duì)收集的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，載體符合要求，整理規(guī)范。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。2.反映本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能配置、人員編制、干部任免、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。3.本單位與上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、平行單位及其他社會(huì)組織之間的往來文件、函件、合同、協(xié)議等。4.本單位召開重要會(huì)議形成的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、記錄等文件材料。5.本單位制定的規(guī)章制度、辦法、細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件材料。6.本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等文件材料。7.本單位在基本建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研項(xiàng)目等活動(dòng)中形成的文件材料，按照相關(guān)類別分別收集。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、成果鑒定文件、專利申請(qǐng)文件等。2.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案：涵蓋項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)文件、施工過程中的各類技術(shù)文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.設(shè)備儀器檔案：設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、技術(shù)改造文件等。（三）人事檔案1.干部職工的履歷材料、自傳、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱評(píng)定材料、工資待遇材料、任免材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)組織材料等。2.人事檔案的轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱等相關(guān)手續(xù)材料。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。2.財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算編制與執(zhí)行文件、資金使用審批文件等。（五）聲像檔案1.本單位在重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典、外事交往等活動(dòng)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。2.反映本單位發(fā)展歷程、重要事件、先進(jìn)人物事跡等方面的聲像資料。（六）電子檔案1.本單位在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于文檔、表格、圖表、數(shù)據(jù)庫等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工形成的電子副本。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案歸檔要求，定期將整理好的檔案移交至檔案館，并辦理交接手續(xù)。3.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，對(duì)本部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.在檔案形成過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理工作，防止檔案的散失和損壞。（二）檔案館職責(zé)1.制定檔案收集工作的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門檔案收集工作。2.負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行全面審核、整理、編目和上架保管。3.建立健全檔案收集工作臺(tái)賬，記錄檔案的移交、接收情況，對(duì)檔案的流向進(jìn)行跟蹤管理。4.定期對(duì)檔案收集工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷完善檔案收集工作制度。5.對(duì)檔案收集工作中涉及的檔案安全、保密等事項(xiàng)負(fù)責(zé)，確保檔案的安全保管和合理利用。四、檔案收集工作流程（一）檔案收集計(jì)劃制定1.檔案館每年年初根據(jù)本單位的工作重點(diǎn)和檔案管理要求，制定檔案收集年度計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間要求、責(zé)任部門等內(nèi)容。2.收集計(jì)劃應(yīng)廣泛征求各部門意見，確保計(jì)劃的科學(xué)性和可行性。（二）檔案收集通知發(fā)布1.檔案館根據(jù)收集計(jì)劃，向各部門發(fā)布檔案收集通知，明確檔案移交的時(shí)間、內(nèi)容、格式、質(zhì)量要求等事項(xiàng)。2.通知應(yīng)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、公告等多種方式發(fā)布，確保各部門知曉。（三）檔案整理與移交1.各部門按照檔案收集通知要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行整理。整理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。2.整理完成后，各部門編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案館。3.各部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至檔案館，檔案館對(duì)移交的檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等情況。4.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，檔案館應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求其限期整改后重新移交。（四）檔案審核與接收1.檔案館對(duì)接收的檔案進(jìn)行全面審核，審核內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.審核合格的檔案，檔案館辦理接收手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。3.審核不合格的檔案，檔案館應(yīng)出具書面意見，退回檔案形成部門重新整理。（五）檔案補(bǔ)充與完善1.對(duì)于在審核過程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失或不完整的情況，檔案館應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門進(jìn)行補(bǔ)充收集。2.檔案形成部門應(yīng)積極配合，按照要求及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)檔案材料，并重新移交檔案館審核。五、檔案收集質(zhì)量要求（一）內(nèi)容要求1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映本單位的工作活動(dòng)和歷史面貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.檔案文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.檔案中的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)完備，確保文件的有效性。（二）載體要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張，字跡清晰、耐久性好。2.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音完整，載體質(zhì)量符合保存要求，如照片應(yīng)沖印清晰、底片保存完好，錄音帶、錄像帶、光盤等應(yīng)無損壞、無變形。3.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，存儲(chǔ)載體安全可靠，定期進(jìn)行備份。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)則，分類科學(xué)合理，編號(hào)連續(xù)準(zhǔn)確。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，便于保管和查閱。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，建立清晰的目錄體系。六、檔案收集工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案收集工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期組織專項(xiàng)檢查，并將檢查結(jié)果納入本單位績(jī)效考核體系。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案形成部門是否按照檔案收集制度要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集檔案，并進(jìn)行整理和移交。2.檔案收集的范圍是否完整，是否存在應(yīng)收集而未收集的檔案。3.檔案的質(zhì)量是否符合要求，包括內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，載體的規(guī)范性等。4.檔案移交手續(xù)是否齊全，交接記錄是否完整。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行檢查，查閱檔案整理情況、移交清單等資料，實(shí)地查看檔案保管狀況。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案收集工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案收集工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，組織開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題整改與反饋1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報(bào)告，檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)監(jiān)督檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，將檢查結(jié)果和整改情況向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，促進(jìn)檔案收集工作質(zhì)量的不斷提高。七、檔案收集工作的安全與保密（一）安全管理1.檔案館應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.對(duì)檔案的整理、搬運(yùn)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全管理，確保檔案在流轉(zhuǎn)過程中的安全。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.制定檔案保密制度，明確檔案管理人