PAGE房產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、客戶服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬項(xiàng)目公司、分支機(jī)構(gòu)在房產(chǎn)開(kāi)發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司的檔案工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的檔案管理流程和操作規(guī)范。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交公司綜合管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，確保檔案的安全和完整。3.根據(jù)工作需要，向公司綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.配合公司綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案鑒定的依據(jù)和意見(jiàn)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.項(xiàng)目開(kāi)發(fā)類：涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、土地出讓合同、建設(shè)工程施工合同、工程竣工驗(yàn)收文件等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：含有市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、銷售合同、客戶信息等。4.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。5.成本管理類：涉及成本預(yù)算、成本核算、成本控制等相關(guān)文件和資料。6.物業(yè)管理類：包含物業(yè)服務(wù)合同、小區(qū)規(guī)劃圖、房屋維修記錄、設(shè)備設(shè)施檔案、業(yè)主信息等。7.法務(wù)合規(guī)類：有法律事務(wù)文件、合同審查記錄、訴訟案件檔案、合規(guī)檢查報(bào)告等。8.客戶服務(wù)類：包括客戶投訴處理記錄、回訪記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。9.信息化管理類：涉及公司信息化建設(shè)規(guī)劃、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄等。10.其他類：不屬于上述九大類的其他檔案，如榮譽(yù)證書、捐贈(zèng)協(xié)議等。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。具體如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每類賦予一個(gè)兩位代碼，具體如下：行政管理類：XG項(xiàng)目開(kāi)發(fā)類：KF市場(chǎng)營(yíng)銷類：SC財(cái)務(wù)管理類：CW成本管理類：CB物業(yè)管理類：WY法務(wù)合規(guī)類：FW客戶服務(wù)類：KF信息化管理類：XX其他類：QT3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開(kāi)始編號(hào)。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號(hào)為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.文件材料形成后，承辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理齊全，移交本部門檔案管理人員。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，并及時(shí)移交公司綜合管理部門。4.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等，確保檔案的整齊規(guī)范。4.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行劃分，分別裝入不同的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，移交公司綜合管理部門歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.公司綜合管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.檔案歸檔后，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交公司綜合管理部門。2.綜合管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋公司公章。（二）借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交公司綜合管理部門。2.綜合管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，并按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定小組根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.鑒定工作應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，確定檔案的保管期限。4.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案鑒定意見(jiàn)書，經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的類別、年度、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.公司綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)更新，并按規(guī)定向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)送。3.通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、資產(chǎn)重組等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按