PAGE檔案室各項(xiàng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為檔案利用提供便利條件。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，正確使用和保管檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、資料、函件等。3.公司與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專利證書等科技文件。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。7.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等人事文件。8.公司的業(yè)務(wù)檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體上，如紙質(zhì)、電子等。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，排列有序。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案袋。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要，確定分類方法，進(jìn)行整理歸檔。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理裝訂成冊(cè)，移交檔案室保管。4.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后，其檔案應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和管理要求，及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員將檔案移交至檔案室，檔案室按照歸檔要求進(jìn)行再次審核和整理，確定保管期限，編制檔案目錄。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管期限、數(shù)量等信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司的實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展歷史、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、工作需要等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。5.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。六、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.公司員工借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室根據(jù)借閱申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案，借閱人在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的、范圍等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱期限1.公司員工借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，借閱期限由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。（四）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。2.檔案利用后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出。3.檔案室應(yīng)積極開展檔案編研工作，為公司提供有價(jià)值的檔案信息和參考資料，提高檔案利用效率。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、檢索、借閱、利用等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問和使用。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門檔案管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作的開展情況。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行綜合評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)