PAGE普法檔案管理制度及職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的普法檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保普法工作相關(guān)資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司/組織依法治理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在普法工作中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映普法工作全過程。3.科學(xué)分類原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善普法檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好普法檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的普法檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門普法檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案整理規(guī)范。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.國家法律法規(guī)、政策文件及相關(guān)解讀資料。2.公司/組織制定的普法規(guī)劃、年度計(jì)劃、實(shí)施方案等文件。3.開展普法宣傳活動(dòng)的通知、方案、總結(jié)、圖片、視頻等資料。4.法律培訓(xùn)、講座、研討會(huì)議的通知、講義、記錄、紀(jì)要等材料。5.員工參加法律知識(shí)競(jìng)賽、征文活動(dòng)等的相關(guān)資料。6.與外部單位簽訂普法合作協(xié)議、合同等文件。7.涉及公司/組織法律事務(wù)處理的文件、記錄、報(bào)告等資料。8.其他與普法工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在普法工作中形成的各類文件資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要的普法活動(dòng)資料，應(yīng)進(jìn)行多角度、全方位的收集，包括活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、參與者反饋等。3.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可管理性。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于日常形成的普法文件資料，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)收集歸檔。2.對(duì)于階段性的普法工作，如年度普法總結(jié)、專項(xiàng)活動(dòng)總結(jié)等，應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成收集歸檔工作。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.法律法規(guī)類：按照國家法律法規(guī)的類別進(jìn)行分類，如憲法、民法、刑法、商法等。2.政策文件類：根據(jù)政策文件的發(fā)布部門、主題等進(jìn)行分類。3.公司文件類：按照公司內(nèi)部文件的類別，如規(guī)劃計(jì)劃、制度規(guī)定、通知通報(bào)等進(jìn)行分類。4.活動(dòng)資料類：按照普法宣傳活動(dòng)的類型、時(shí)間等進(jìn)行分類，如法律講座、知識(shí)競(jìng)賽、主題宣傳活動(dòng)等。5.培訓(xùn)資料類：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象等進(jìn)行分類，如法律基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、專業(yè)法律培訓(xùn)等。6.法律事務(wù)類：按照法律事務(wù)的性質(zhì)、處理結(jié)果等進(jìn)行分類，如合同審查、糾紛處理等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。5.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾命名和文件命名，建立電子文件索引目錄。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，確保字跡清晰、頁面整潔。2.對(duì)于文件較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.裝訂時(shí)應(yīng)在文件左側(cè)或左上角采用三孔一線的方式進(jìn)行裝訂，裝訂線應(yīng)整齊、美觀。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采用光盤、磁帶等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大權(quán)益、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的法律法規(guī)、政策文件、公司重要文件等檔案資料。2.定期保管：保管期限分為30年、10年。對(duì)于一般性的普法文件、活動(dòng)資料、培訓(xùn)資料等檔案資料，根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.在清查過程中，應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等內(nèi)容。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱普法檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案：查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。查閱此類檔案需經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。3.外部單位查閱：因工作需要查閱公司/組織普法檔案的外部單位，應(yīng)提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容。經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、用途等內(nèi)容。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案，對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，