PAGE省特級(jí)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門(mén)及員工形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。4.開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢(xún)、借閱等服務(wù)，積極開(kāi)展檔案編研工作。5.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的同步形成與規(guī)范整理。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，編制檔案目錄。3.定期將整理好的檔案移交至檔案室，并協(xié)助檔案室進(jìn)行檔案的核對(duì)和清點(diǎn)工作。4.配合檔案室開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。5.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表等文件材料。4.本公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.反映本公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.對(duì)收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，保證檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)。一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目，再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分二級(jí)及以下類(lèi)目。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如幅面過(guò)大的圖紙、照片等，應(yīng)采用卷盒、卷夾等方式進(jìn)行保管。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到灰塵、蟲(chóng)害、鼠害等侵害。3.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵、防污染等必要的設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門(mén)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、溫濕度計(jì)等。4.檔案保管應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放有序、便于查找。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架排列，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.同一類(lèi)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度依次排列，便于查閱和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的實(shí)體與賬目相符。2.在清查過(guò)程中，應(yīng)檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表或借閱登記表，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的、范圍等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案室應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案安全。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，不得擅自留存檔案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。(二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，形成電子檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接：將檔案的目錄信息、元數(shù)據(jù)等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并與數(shù)字化檔案進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.系統(tǒng)維護(hù)與管理：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，保證檔案信息的安全。4.電子檔案存儲(chǔ)與備份：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，嚴(yán)格控制用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)