PAGE原檔案制度已不適用總則目的本規(guī)定旨在適應(yīng)公司/組織發(fā)展的新需求，確保檔案管理工作能夠更加高效、準(zhǔn)確地服務(wù)于公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，同時(shí)保障檔案信息的安全性、完整性和可追溯性，特對(duì)原檔案制度進(jìn)行調(diào)整。適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門(mén)、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于文件起草、審核、發(fā)布、存檔以及檔案查閱、借閱、保管等環(huán)節(jié)的工作人員?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作在合法合規(guī)的框架內(nèi)進(jìn)行。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史記錄，避免虛假信息和錯(cuò)誤記載。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類(lèi)檔案資料，確保檔案體系的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密以及個(gè)人隱私的檔案信息，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。5.便捷性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，使檔案信息能夠及時(shí)、便捷地為公司/組織的決策和業(yè)務(wù)開(kāi)展提供支持。檔案分類(lèi)與編號(hào)檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)：包括公司/組織的各類(lèi)行政管理文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)：依據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行細(xì)分，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案（客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等）、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案（供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同等）、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案（生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等）等。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案類(lèi)：包含員工個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、培訓(xùn)考核檔案、績(jī)效考核檔案等。5.項(xiàng)目檔案類(lèi)：針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，收集項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等相關(guān)資料。6.其他檔案類(lèi)：上述類(lèi)別未涵蓋的其他重要檔案，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案（專(zhuān)利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件等）、對(duì)外合作檔案（合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等）等。編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如，2023XZ001，表示2023年的行政檔案類(lèi)第1份文件。2.類(lèi)別代碼：為每類(lèi)檔案設(shè)定特定的兩位代碼，行政檔案類(lèi)代碼為“XZ”，業(yè)務(wù)檔案類(lèi)根據(jù)不同業(yè)務(wù)細(xì)分設(shè)定相應(yīng)代碼，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案代碼為“XS”，采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案代碼為“CG”等；財(cái)務(wù)檔案類(lèi)代碼為“CW”；人事檔案類(lèi)代碼為“RS”；項(xiàng)目檔案類(lèi)代碼為“XM”；其他檔案類(lèi)代碼為“QT”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量而定，確保編號(hào)的唯一性。檔案收集與整理收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料能夠得到有效收集。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)收集原件；如無(wú)法提供原件，需提供清晰的復(fù)印件，并注明原件保存處及復(fù)印日期。3.電子文件應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容完整，按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。4.涉及多個(gè)部門(mén)共同參與的業(yè)務(wù)活動(dòng)，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭收集相關(guān)檔案資料，并及時(shí)與其他部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集的完整性。整理規(guī)范1.分類(lèi)整理：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，確保同一類(lèi)別的檔案集中存放。2.編號(hào)標(biāo)注：在每份檔案上標(biāo)注相應(yīng)的編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和管理。3.文件排序：對(duì)于同類(lèi)檔案，按照文件形成時(shí)間先后順序進(jìn)行排序，時(shí)間不明確的，按照重要程度進(jìn)行排序。4.編目裝訂：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，并按照目錄順序進(jìn)行裝訂。對(duì)于厚度較大的檔案，可采用活頁(yè)裝訂或分冊(cè)裝訂，并在封面上注明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息。檔案存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和取用。2.電子檔案：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。同時(shí)，建立異地災(zāi)備中心，定期將重要電子檔案?jìng)浞葜廉惖卮鎯?chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)環(huán)境要求：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。避免檔案受到陽(yáng)光直射、潮濕、蟲(chóng)害等影響。保管措施1.定期盤(pán)點(diǎn)：每年定期對(duì)檔案進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.安全防護(hù)：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全設(shè)施，配備必要的消防器材和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.人員管理：嚴(yán)格限制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的檔案管理人員才能進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期接受安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定需要銷(xiāo)毀的檔案。對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息的徹底刪除，防止信息泄露。檔案查閱與借閱查閱流程1.申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案的類(lèi)別和編號(hào)等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)的必要性和合規(guī)性進(jìn)行審批，如申請(qǐng)合理合規(guī)，簽字同意并注明查閱期限；如申請(qǐng)不符合要求，應(yīng)說(shuō)明理由并拒絕申請(qǐng)。3.查閱：申請(qǐng)人持經(jīng)審批的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。4.歸還：查閱結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)檔案數(shù)量和完整性后，辦理歸還手續(xù)。借閱流程1.申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱檔案的類(lèi)別和編號(hào)、預(yù)計(jì)借閱期限等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱目的是否正當(dāng)、借閱期限是否合理、借閱人是否具備保管檔案的條件等。審核通過(guò)后，簽字同意并提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.審批：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司/組織的檔案管理制度和借閱申請(qǐng)的具體情況進(jìn)行審批，如審批通過(guò)，簽字同意并注明借閱期限和歸還要求；如審批不通過(guò)，應(yīng)說(shuō)明理由并拒絕借閱申請(qǐng)。4.借閱：借閱人持經(jīng)審批的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的檔案進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。5.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和歸還時(shí)間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。檔案保密制度保密責(zé)任1.公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的人員均有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守本保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理，嚴(yán)格控制檔案的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)涉及機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)人員的檔案保密教育和管理，督促本部門(mén)人員遵守保密制度，防止因部門(mén)內(nèi)部人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。保密措施1.物理隔離：對(duì)存放機(jī)密檔案的區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密柜、保密室等存儲(chǔ)設(shè)備，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.信息加密：對(duì)電子檔案中的敏感信息進(jìn)行加密處理，確保在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。加密密鑰應(yīng)嚴(yán)格保管，防止泄露。3.人員培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員和涉及檔案使用的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。4.簽訂保密協(xié)議：對(duì)于接觸重要檔案信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，如因違反保密協(xié)議導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密制度，故意或過(guò)失泄露檔案信息的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因檔案信息泄露給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司/組織將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全性和可靠性。3.系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同利用，為公司/組織的決策和業(yè)務(wù)開(kāi)展提供有力支持。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案信息的修改、刪除、補(bǔ)充等操作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，對(duì)錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和校驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。電子檔案管理1.嚴(yán)格按照電子檔案的存儲(chǔ)要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和備份管理，確保電子檔案的安全性和可訪問(wèn)性。2.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，詳細(xì)記錄電子檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、格式、大小等信息，便于電子檔案的檢索和利用。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的版本控制，確保電子檔案的不同版本得到妥善保存，避免因版本混淆導(dǎo)致信息錯(cuò)誤或丟失。附則解釋權(quán)本規(guī)定由公司/組織檔案管理