PAGE海南文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)在海南地區(qū)產(chǎn)生的各類文書檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)歸口管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：文書檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類文書檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，制定和完善公司文書檔案管理制度。2.負責(zé)公司文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司文書檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。5.為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對公司文書檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文書材料的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理要求及時移交綜合管理部門歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，協(xié)助綜合管理部門做好檔案收集、整理等工作。3.嚴格遵守公司文書檔案管理制度，在工作中妥善保管本部門產(chǎn)生的各類文書材料，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.根據(jù)工作需要，及時向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，保證檔案的整齊、有序。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案受潮、霉變、蟲蛀、火災(zāi)等事故的發(fā)生。5.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和歸還工作，確保檔案的安全和完整。6.積極參與檔案管理信息化建設(shè)，熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)，及時錄入和更新檔案信息。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、材料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于以下幾類：上級機關(guān)下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等。公司召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司的各類業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、財務(wù)資料等。公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。公司的宣傳資料、企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)材料等。2.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文書材料，確保檔案收集的完整性。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文書材料進行收集和整理，確保材料齊全、完整。2.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照文書檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事勞資類等類別。2.編號：對每一類文書檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：將每份文書材料按照一定順序進行裝訂，確保材料整齊、牢固，便于長期保存。4.編目：編制文書檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文書檔案整理完畢，并移交綜合管理部門歸檔。2.對于一些重要的臨時性文件或項目文件，應(yīng)在項目結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫《文書檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對和驗收，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。3.經(jīng)核對無誤后，雙方在《文書檔案移交清單》上簽字，完成檔案移交手續(xù)。4.綜合管理部門檔案管理人員將接收的檔案按照規(guī)定進行分類、編號、裝訂等整理工作，并及時上架存放。五、文書檔案的保管（一）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，準確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中做好標注。（二）保管條件1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對文書檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準確。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、泄密等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.對清查結(jié)果進行詳細記錄，形成《文書檔案清查報告》，報告內(nèi)容應(yīng)包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等。六文書檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請，在檔案管理信息系統(tǒng)中進行查詢，并確定檔案的存放位置。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。4.如需借閱檔案，查閱人員應(yīng)填寫《文書檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向綜合管理部門說明并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（二）復(fù)制與摘錄1.查閱人員如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《文書檔案復(fù)制/摘錄申請表》，注明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進行辦理。2.復(fù)制或摘錄檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制或摘錄的內(nèi)容清晰、準確。復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)加蓋綜合管理部門檔案專用章，并注明出處。3.復(fù)制或摘錄的檔案僅供查閱人員本人使用，如需提供給其他單位或個人的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用登記1.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)建立《文書檔案利用登記簿》，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人員姓名、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱期限、歸還日期等信息。3.定期對《文書檔案利用登記簿》進行整理和統(tǒng)計，分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的文書檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組按照檔案的保管期限、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案的存毀。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《文書檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《文書檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部門檔案管理人員負責(zé)組織實施檔案銷