PAGE校友檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我校校友檔案管理，全面、系統(tǒng)、規(guī)范地收集、整理、保存校友信息，充分發(fā)揮校友檔案在聯(lián)絡(luò)校友、服務(wù)校友、促進學(xué)校與校友共同發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校全體校友檔案的管理工作，包括校友基本信息檔案、校友成就檔案、校友活動檔案等各類與校友相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：確保校友檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，如實反映校友在校期間的學(xué)習(xí)、生活情況以及畢業(yè)后的發(fā)展歷程。2.完整性原則：全面收集校友各個方面的信息，保證檔案資料的完整性，避免遺漏重要內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格保護校友個人隱私，對校友檔案中的敏感信息予以保密，未經(jīng)校友本人同意，不得擅自泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)校友的發(fā)展變化，及時更新校友檔案信息，保持檔案的時效性和有效性。二、管理職責(zé)（一）校友工作辦公室1.負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實施校友檔案管理工作，制定相關(guān)管理制度和工作流程。2.負責(zé)校友檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。3.定期對校友檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.加強與各學(xué)院、各部門的溝通協(xié)調(diào)，共同做好校友檔案信息的收集和更新工作。（二）各學(xué)院1.負責(zé)本學(xué)院校友檔案信息的初步收集和整理工作，指定專人負責(zé)，并及時將相關(guān)信息報送校友工作辦公室。2.協(xié)助校友工作辦公室開展校友檔案的核實、補充等工作，配合做好校友檔案的管理和利用工作。（三）其他部門1.根據(jù)工作需要，協(xié)助校友工作辦公室收集與校友相關(guān)的信息資料，如校友捐贈信息、校友參與學(xué)校建設(shè)項目信息等。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好校友檔案管理工作中涉及的相關(guān)事宜，如提供校友在校期間的成績單、獲獎證書等資料。三、檔案內(nèi)容（一）校友基本信息檔案1.個人基本資料姓名：[姓名]性別：[性別]民族：[民族]出生日期：[出生日期]籍貫：[籍貫]政治面貌：[政治面貌]聯(lián)系方式：[聯(lián)系電話、電子郵箱等]2.在校信息入學(xué)時間：[入學(xué)年份]畢業(yè)時間：[畢業(yè)年份]所在學(xué)院：[學(xué)院名稱]專業(yè)：[專業(yè)名稱]學(xué)歷層次：[?？?、本科、碩士、博士等]學(xué)位：[學(xué)位名稱]在校期間擔(dān)任職務(wù)：[擔(dān)任職務(wù)名稱及任職時間]在校期間獲獎情況：[獲獎名稱、頒獎單位、獲獎時間]3.畢業(yè)后信息工作單位：[工作單位全稱]工作崗位：[具體工作崗位]職務(wù)職稱：[職務(wù)名稱、職稱等級]工作業(yè)績：[簡要描述工作成果、獲得的重要獎項等]聯(lián)系方式更新記錄：[每次聯(lián)系方式變更的時間、變更內(nèi)容]（二）校友成就檔案1.學(xué)術(shù)成就發(fā)表的學(xué)術(shù)論文：[論文題目、發(fā)表期刊名稱、發(fā)表時間]出版的著作：[著作名稱、出版社、出版時間]科研項目：[項目名稱、項目來源、起止時間、擔(dān)任角色]學(xué)術(shù)獲獎：[獎項名稱、頒獎單位、獲獎時間]2.職業(yè)成就獲得的職業(yè)資格證書：[證書名稱、頒發(fā)機構(gòu)、頒發(fā)時間]職業(yè)晉升經(jīng)歷：[晉升時間、晉升崗位名稱]行業(yè)內(nèi)榮譽稱號：[稱號名稱、授予單位、授予時間]重要業(yè)務(wù)成果：[成果內(nèi)容、取得時間、對所在單位或行業(yè)的影響]3.社會貢獻參與的社會公益活動：[活動名稱、活動內(nèi)容、參與時間]獲得的社會榮譽：[榮譽名稱、授予單位、授予時間]對社會發(fā)展的突出貢獻：[具體事例及貢獻說明]（三）校友活動檔案1.校友返校活動活動名稱：[活動全稱]活動時間：[活動具體日期]活動地點：[活動舉辦地點]參與校友人數(shù)：[實際參與校友數(shù)量]活動內(nèi)容：[活動議程、主要環(huán)節(jié)、交流互動情況等]活動照片、視頻資料：[相關(guān)資料的存儲位置及文件名]2.校友線上活動活動主題：[活動主題名稱]活動時間：[活動起止時間]活動平臺：[使用的線上平臺名稱]參與校友人數(shù)：[參與活動的校友數(shù)量]活動形式：[如線上講座、論壇、交流群討論等]活動記錄：[包括聊天記錄、發(fā)言內(nèi)容整理等]3.校友與學(xué)校合作活動合作項目名稱：[合作項目全稱]合作時間：[合作起止時間]合作內(nèi)容：[具體合作事項，如科研合作、人才培養(yǎng)合作、捐贈合作等]合作成果：[合作取得的成效，如發(fā)表的合作論文、培養(yǎng)的人才數(shù)量、獲得的捐贈金額等]四、檔案收集（一）收集渠道1.校友主動提供：鼓勵校友通過線上校友服務(wù)平臺、電子郵件、郵寄等方式主動向?qū)W校提供個人信息及相關(guān)成就資料。2.學(xué)院收集：各學(xué)院負責(zé)收集本學(xué)院校友的基本信息和在校期間的相關(guān)資料，并及時報送校友工作辦公室。3.校友活動收集：在各類校友活動中，安排專人收集校友的最新信息和活動反饋，更新校友檔案。4.網(wǎng)絡(luò)信息收集：通過校友網(wǎng)站、社交媒體平臺、行業(yè)網(wǎng)站等渠道，收集校友公開的信息資料，但需注意信息的真實性和合法性。（二）收集要求1.收集的校友檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映校友的基本情況、發(fā)展歷程和主要成就。2.對于校友提供的各類證明材料、證書等原件，應(yīng)進行復(fù)印或掃描留存，并注明原件存放處，原件由校友自行保管。3.收集的信息資料應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進行整理，確保條理清晰，便于后續(xù)的歸檔和管理。五、檔案整理（一）分類整理1.按照校友基本信息檔案、校友成就檔案、校友活動檔案的類別，對收集到的校友檔案資料進行分類。2.在每一類檔案中，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如校友基本信息檔案可分為個人基本資料、在校信息、畢業(yè)后信息等。（二）編號編目1.為每一份校友檔案建立唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和查詢。2.對整理好的校友檔案進行編目，編制檔案目錄清單，注明檔案編號、校友姓名、檔案類別、檔案內(nèi)容摘要、歸檔時間等信息，確保檔案查找方便快捷。（三）裝訂成冊1.將分類整理好的校友檔案資料按照一定順序進行裝訂，確保資料整齊、牢固。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂工具進行裝訂，避免使用金屬裝訂物以免影響檔案保存。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的文件命名規(guī)則進行命名，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備或服務(wù)器上，并定期進行備份。六、檔案歸檔（一）歸檔流程1.校友工作辦公室對整理好的校友檔案進行審核，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.審核通過后，將校友檔案移交學(xué)校檔案館進行歸檔保存，辦理檔案交接手續(xù)，雙方簽字確認。3.學(xué)校檔案館按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對校友檔案進行妥善保管，并建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢利用。（二）歸檔時間1.對于新收集的校友檔案資料，應(yīng)在整理完成后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.對于校友信息變更或補充的檔案資料，應(yīng)及時進行整理和歸檔，確保檔案信息的時效性。七、檔案保管（一）保管方式1.學(xué)校檔案館應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.對校友檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照編號順序排列；電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進行備份存儲。（二）保管期限校友檔案應(yīng)長期保管，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性，為學(xué)校與校友的長期合作與交流提供有力支持。（三）定期檢查1.學(xué)校檔案館應(yīng)定期對校友檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對損壞的檔案進行修復(fù)、對缺失的檔案資料進行補充等。八、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱校友檔案，用于校友聯(lián)絡(luò)、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、人才培養(yǎng)、科研合作等方面。2.校友本人可憑有效身份證件查閱本人檔案，了解個人在校期間的相關(guān)信息及檔案記錄情況。3.經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，并征得校友本人同意，其他單位或個人因特定研究目的等可查閱校友檔案，但必須嚴(yán)格遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)校友檔案，需提前向?qū)W校檔案館提交查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。查閱過程中，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱電子校友檔案，需通過學(xué)校指定的檔案管理系統(tǒng)進行操作，按照系統(tǒng)提示進行查閱和下載。下載的電子檔案應(yīng)妥善保管，不得用于非授權(quán)用途。（三）利用記錄與反饋1.學(xué)校檔案館應(yīng)對校友檔案的利用情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.對于校友本人查閱檔案后提出的意見和建議，應(yīng)及時反饋給校友工作辦公室，以便對校友檔案管理工作進行改進和完善。九、檔案保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對校友檔案中的個人隱私信息、商業(yè)秘密等予以嚴(yán)格保密。2.限制校友檔案的查閱范圍，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播校友檔案內(nèi)容。3.加強對檔案管理人員和查閱人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，并明確保密責(zé)任和違規(guī)處罰措施。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、存儲設(shè)備、查閱場所等的安全管理，確保檔案實體和信息安全。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房及周邊環(huán)境進行實時監(jiān)控，防止發(fā)生安全事故。3.定期對檔案進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，確保檔案的安全保管。十、檔案信息化建設(shè)（一）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立校友檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)校友檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和查閱需求，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)據(jù)備份與維護1.定期對校友檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.安排專人負責(zé)系統(tǒng)的日常維護和管理，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）信息共享與交流1.通過校友檔案信息化管理系