PAGE檔案歸檔制度保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度保管制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的歸檔與保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、真實(shí)有效的原始記錄，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過程，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的材料，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，文字表述應(yīng)清晰規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或錯(cuò)誤的信息。5.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行排列，建立完善的檢索工具，提高檔案的利用效率。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司文件包括公司章程、公司設(shè)立及變更文件、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等。2.行政公文上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、公司發(fā)布的各類通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等行政公文。3.會議文件公司各類會議的會議通知、議程、紀(jì)要、決議等文件材料。4.人事檔案員工的入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等人事資料。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同、營銷活動(dòng)策劃方案及執(zhí)行記錄等。2.財(cái)務(wù)管理檔案會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告以及各類財(cái)務(wù)審批文件等。3.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.研發(fā)管理檔案研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件等。（三）項(xiàng)目管理類檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件等。2.項(xiàng)目合同文件項(xiàng)目總承包合同、分包合同、采購合同、技術(shù)服務(wù)合同等。3.項(xiàng)目過程文件項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目周報(bào)、月報(bào)、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。（四）其他類檔案1.聲像檔案公司各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。例如公司年會、重要會議、項(xiàng)目啟動(dòng)儀式、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)等的影像記錄。2.電子檔案公司在辦公自動(dòng)化過程中形成并存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等，如電子文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。三、檔案歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.定期歸檔各部門應(yīng)在每月末或每季度末將本部門形成的檔案資料整理后移交綜合管理部門歸檔。2.即時(shí)歸檔對于一些重要的、緊急的文件或事件，應(yīng)在文件形成或事件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。例如重大合同簽訂后、重要會議結(jié)束后等，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將文件資料移交歸檔。（二）歸檔文件質(zhì)量要求1.文件材料齊全完整歸檔的文件應(yīng)包含文件的正本、副本、附件等全部材料，確保文件內(nèi)容完整無缺頁。例如合同類檔案應(yīng)包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、相關(guān)審批文件等。2.文件格式規(guī)范文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式，如紙張規(guī)格為A4，字體為宋體、字號為四號，排版整齊規(guī)范，頁面邊距符合要求。電子文件應(yīng)采用通用的辦公軟件格式，如.doc、.xls、.ppt等，并確保文件內(nèi)容清晰可讀。3.簽字蓋章手續(xù)完備文件上的簽字、蓋章應(yīng)清晰、齊全，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。涉及重要事項(xiàng)的文件，如合同、協(xié)議、報(bào)告等，必須有相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)和公司蓋章。（三）歸檔文件整理要求1.分類整理按照檔案歸檔范圍的分類標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔文件進(jìn)行分類整理。例如行政管理類檔案可分為公司文件、行政公文、會議文件、人事檔案等類別；業(yè)務(wù)管理類檔案可進(jìn)一步細(xì)分為市場營銷、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、研發(fā)管理等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)文件的性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行排序。2.編號標(biāo)識為便于檔案的管理和查找，對每一份歸檔文件進(jìn)行編號標(biāo)識。編號應(yīng)具有唯一性，可采用分類編號與流水編號相結(jié)合的方式。例如行政管理類檔案中的公司文件編號為XZ001，行政公文編號為XZ002，以此類推。流水編號則按照文件歸檔的順序依次排列，如XZ001001、XZ001002等。同時(shí)，在文件首頁右上角加蓋編號章，注明文件編號。3.編制目錄根據(jù)分類整理后的檔案，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊，并在每一頁上標(biāo)注頁碼，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。四、檔案保管制度（一）保管機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中保管工作，設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、上架、查閱登記等。2.檔案管理人員職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全與完整。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，定期對檔案進(jìn)行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。做好檔案的保密工作，對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)查閱需求及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好查閱登記工作。負(fù)責(zé)檔案保管設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備的運(yùn)行情況，確保設(shè)備正常使用。（二）檔案保管條件1.檔案室環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。避免檔案室受到陽光直射、潮濕、灰塵等因素的影響，防止檔案紙張老化、字跡褪色、發(fā)霉等現(xiàn)象的發(fā)生。2.檔案柜存放要求檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。檔案應(yīng)按照編號順序依次上架存放，不得隨意堆放或倒置。3.防火、防潮、防蟲措施檔案室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備完好有效。同時(shí)，應(yīng)安裝防火門禁系統(tǒng)，防止火災(zāi)事故的發(fā)生。檔案室應(yīng)采取防潮措施，可以放置干燥劑、除濕機(jī)等設(shè)備，保持室內(nèi)干燥。對于易受潮的檔案，可采用密封包裝等方式進(jìn)行保護(hù)。為防止檔案受到蟲害，可在檔案室放置防蟲藥品，定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)處理。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、公司設(shè)立及變更文件、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。例如行政管理類檔案中的人事檔案，一般保管期限為員工離職后[X]年；業(yè)務(wù)管理類檔案中的市場營銷檔案，重要合同等保管期限為[X]年，一般性資料保管期限為[X]年等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期清查綜合管理部門應(yīng)每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等是否符合要求。清查工作應(yīng)制定詳細(xì)的清查計(jì)劃，明確清查人員、清查范圍、清查方法和時(shí)間安排等。清查過程中應(yīng)做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。2.不定期盤點(diǎn)除定期清查外，綜合管理部門還應(yīng)不定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，如在檔案查閱頻繁、檔案保管環(huán)境發(fā)生變化等情況下，及時(shí)對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案查閱與利用制度（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱一般檔案的，由檔案管理人員陪同查閱；查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案時(shí)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督查閱。2.外部查閱因特殊情況需要向公司外部單位或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。外部查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.提出申請查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的原因、內(nèi)容和范圍等信息。申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對于涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密信息的查閱申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.審核批準(zhǔn)綜合管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)按照查閱權(quán)限進(jìn)行審核。對于符合查閱條件的申請，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)辦理查閱手續(xù)；對于不符合查閱條件的申請，應(yīng)向查閱人說明原因，并退還申請表。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人應(yīng)到檔案室進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表上的內(nèi)容，對查閱人進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號等信息。查閱人應(yīng)在查閱登記本上簽字確認(rèn)。4.查閱檔案檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表上的內(nèi)容，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.歸還檔案查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后，在查閱登記本上注明檔案歸還時(shí)間，并由查閱人簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.不得擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理人員同意，查閱人不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制原因、復(fù)制范圍、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審核。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的復(fù)制申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)按照審核批準(zhǔn)的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件”印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。2.不得擅自傳播查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定和檔案管理制度，不得擅自將檔案內(nèi)容傳播給無關(guān)人員。對于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露，公司將依法追究其責(zé)任。六、檔案銷毀制度（一）銷毀范圍1.已過保管期限對于已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可以進(jìn)行銷毀。例如一些過期的業(yè)務(wù)報(bào)表、一般性的會議文件等。2.重復(fù)或無效文件對于重復(fù)的檔案或因工作失誤形成的無效文件，經(jīng)核實(shí)后可以進(jìn)行銷毀。例如同一內(nèi)容的多份文件，其中一份已作為正式文件存檔，其他重復(fù)文件可考慮銷毀；因文件錯(cuò)誤導(dǎo)致無法使用的文件，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后可進(jìn)行銷毀。3.失去利用價(jià)值檔案內(nèi)容已不具備任何利用價(jià)值，如已廢止的規(guī)章制度、已完成且不再需要的項(xiàng)目資料等，經(jīng)鑒定后可予以銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否需要銷毀。鑒定結(jié)果應(yīng)形成《檔案鑒定意見書》，明確檔案的銷毀范圍、數(shù)量等信息。2.審批《檔案鑒定意見書》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。對于涉及重要事項(xiàng)或機(jī)密檔案的銷毀，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，