PAGE熱電廠檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)熱電廠檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合熱電廠實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱電廠各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。熱電廠檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則。應(yīng)確保歸檔文件材料齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映熱電廠各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施熱電廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀熱電廠的各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為熱電廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等提供檔案信息支持。5.組織對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理部門和其他相關(guān)單位的聯(lián)系與協(xié)作，做好檔案工作的交流與合作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，督促本部門人員及時(shí)將文件材料歸檔。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序、安全保管。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。5.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，保證檔案管理工作正常開展。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.黨群工作類：包括黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括企業(yè)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)管理、行政管理、后勤管理等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、設(shè)備管理、安全管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護(hù)等方面形成的文件材料。4.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷、物資管理、合同管理、招投標(biāo)管理、企業(yè)改制、資本運(yùn)營(yíng)等方面形成的文件材料。5.科學(xué)技術(shù)研究類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。6.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。7.會(huì)計(jì)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)等方面形成的文件材料。8.職工檔案類：包括職工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況等方面形成的文件材料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類的一級(jí)類目，用兩位大寫字母表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”等。5.例如，一份黨群工作類的文件材料，其編號(hào)為“2023DQ0005”。四、文件材料歸檔范圍與保管期限（一）黨群工作類1.歸檔范圍黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。黨組織建設(shè)、黨員發(fā)展、黨員教育管理等方面的文件材料。宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)、宣傳報(bào)道稿件等文件材料。紀(jì)檢監(jiān)察工作文件材料，包括違紀(jì)案件查處、廉政建設(shè)等方面的材料。工會(huì)工作文件材料，如工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)文件、工會(huì)活動(dòng)記錄等。共青團(tuán)工作文件材料，如共青團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員教育管理、青年活動(dòng)等方面的材料。2.保管期限黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等重要文件材料，永久保管。其他文件材料，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為30年或10年。（二）行政管理類1.歸檔范圍企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。文件收發(fā)、傳閱、登記、歸檔等文件材料。人事任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料。財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度、預(yù)算決算報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件材料。行政管理規(guī)章制度、辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要等文件材料。后勤管理文件材料,包括房產(chǎn)管理、車輛管理、辦公用品管理等方面的材料。2.保管期限企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、總結(jié)等重要文件材料，永久保管。人事任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等文件材料，永久保管。財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度、預(yù)算決算報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件材料，永久保管。其他文件材料，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為30年或10年。（三）生產(chǎn)技術(shù)類1.歸檔范圍生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、運(yùn)行記錄等文件材料。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)改造方案等文件材料。設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件材料。安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等文件材料。質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等文件材料。環(huán)境保護(hù)管理制度、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染防治措施等文件材料。2.保管期限生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、運(yùn)行記錄等重要文件材料，永久保管。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)改造方案等文件材料，長(zhǎng)期保管。設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等文件材料，至設(shè)備報(bào)廢后保管5年。安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等文件材料，永久保管。質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等文件材料，長(zhǎng)期保管。環(huán)境保護(hù)管理制度、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染防治措施等文件材料，長(zhǎng)期保管。（四）經(jīng)營(yíng)管理類1.歸檔范圍市場(chǎng)營(yíng)銷策略、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息等文件材料。物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收記錄等文件材料。合同管理制度、合同文本、合同執(zhí)行情況記錄等文件材料。招投標(biāo)管理制度、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等文件材料。企業(yè)改制、資本運(yùn)營(yíng)等方面的文件材料，包括改制方案、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、股權(quán)變更文件等。2.保管期限市場(chǎng)營(yíng)銷策略、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息等重要文件材料，長(zhǎng)期保管。物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收記錄等文件材料，至物資使用完畢后保管5年。合同管理制度、合同文本、合同執(zhí)行情況記錄等文件材料，長(zhǎng)期保管。招投標(biāo)管理制度、招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等文件材料，長(zhǎng)期保管。企業(yè)改制、資本運(yùn)營(yíng)等方面的文件材料，永久保管。（五）科學(xué)技術(shù)研究類1.歸檔范圍科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書等文件材料?？蒲许?xiàng)目研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)分析等文件材料。科研項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收文件材料，包括鑒定證書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。科研成果申報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)文件材料，包括成果登記證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。2.保管期限科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書等重要文件材料，永久保管。科研項(xiàng)目研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)分析等文件材料，長(zhǎng)期保管?？蒲许?xiàng)目鑒定、驗(yàn)收文件材料，永久保管。科研成果申報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)文件材料，永久保管。（六）基本建設(shè)類1.歸檔范圍工程項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件材料。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件材料。工程項(xiàng)目施工過(guò)程中的施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等文件材料。工程項(xiàng)目監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等文件材料。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告等文件材料。2.保管期限工程項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等重要文件材料，永久保管。工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，長(zhǎng)期保管。工程項(xiàng)目施工過(guò)程中的施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等文件材料，至工程竣工驗(yàn)收后保管5年。工程項(xiàng)目監(jiān)理文件，至工程竣工驗(yàn)收后保管5年。工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，永久保管。（七）會(huì)計(jì)檔案類1.歸檔范圍會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等各明細(xì)分類賬。財(cái)務(wù)報(bào)告，包括年度、半年度、季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)告。會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)軟件備份數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)接口文件等。其他會(huì)計(jì)核算資料，如銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、稅務(wù)申報(bào)表等。2.保管期限會(huì)計(jì)憑證，保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿，保管期限為30年。財(cái)務(wù)報(bào)告，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，半年度財(cái)務(wù)報(bào)告保管10年，季度、月度財(cái)務(wù)報(bào)告保管3年。會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)，保管期限為30年。其他會(huì)計(jì)核算資料，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為10年或3年。（八）職工檔案類1.歸檔范圍職工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、學(xué)歷、參加工作時(shí)間等信息。職工工作經(jīng)歷材料，包括工作調(diào)動(dòng)通知、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)記錄等。職工工資待遇材料，包括工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、福利待遇證明等。職工獎(jiǎng)懲材料，包括獎(jiǎng)勵(lì)證書、處罰決定等。職工培訓(xùn)材料，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)證書等。職工考核材料，包括年度考核表、績(jī)效考核記錄等。職工其他材料，如入黨入團(tuán)材料、健康體檢報(bào)告等。2.保管期限職工檔案材料，自職工離職或退休后保管50年。五、文件材料收集與整理（一）文件材料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集范圍包括本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等各種載體的文件材料。3.對(duì)于外來(lái)文件材料，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、與其他單位簽訂的合同等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按照要求進(jìn)行傳閱和處理。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。（二）文件材料整理1.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。分類應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行，排序應(yīng)按照文件材料的重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行，編目應(yīng)編制文件材料的目錄，裝訂應(yīng)確保文件材料牢固、整齊、美觀。3.電子文件材料應(yīng)進(jìn)行分類、命名、存儲(chǔ)等工作。分類應(yīng)與紙質(zhì)文件材料分類相對(duì)應(yīng)，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行，確保電子文件的安全與完整。4.聲像文件材料應(yīng)進(jìn)行分類、標(biāo)注、編目等工作。分類應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行，標(biāo)注應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，編目應(yīng)編制聲像文件材料的目錄。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點(diǎn)和編號(hào)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）檔案保護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等保護(hù)措施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份、加密、防病毒等保護(hù)措施。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，防止數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)采取防磁、防潮、防火、防盜等保護(hù)措施。定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)損壞的聲像檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)等。2.凡需查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。4.如因工作需要，需借閱檔案的人員，應(yīng)填