PAGE傳染病檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織傳染病檔案管理，規(guī)范傳染病防治工作記錄與資料保存，有效防控傳染病傳播，保障員工健康和公司/組織正常運營，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有部門及員工涉及傳染病防治工作產生的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家傳染病防治相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，確保檔案管理合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案記錄應真實反映傳染病防治工作實際情況，數(shù)據(jù)準確、信息完整。3.及時歸檔原則：傳染病防治工作中形成的各類資料應及時整理歸檔，避免遺漏或延誤。4.安全保密原則：妥善保管傳染病檔案，防止信息泄露，保障員工隱私和公司/組織利益。二、檔案管理職責分工（一）傳染病防治工作小組1.負責組織、協(xié)調公司/組織傳染病防治工作，制定防控措施并監(jiān)督執(zhí)行。2.對傳染病防治工作中涉及的檔案資料進行審核，確保其完整性和準確性。（二）各部門1.負責本部門員工傳染病相關信息的收集、整理，并及時上報至公司/組織傳染病防治工作小組。2.配合公司/組織做好傳染病防治工作檔案的建立與管理，確保本部門檔案資料的規(guī)范、齊全。（三）檔案管理部門1.負責傳染病檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和流程。2.對各類傳染病檔案進行分類、編號、存儲，確保檔案安全保管，便于查詢和利用。3.定期對傳染病檔案進行整理、歸檔、統(tǒng)計和分析，為公司/組織傳染病防治決策提供數(shù)據(jù)支持。三、傳染病檔案內容（一）員工健康檔案1.個人基本信息：包括姓名、性別、年齡、部門、崗位等。2.健康狀況：記錄員工日常健康體檢結果，如體溫、血壓、血糖等指標。3.傳染病史：詳細記載員工既往患傳染病情況，包括病種、患病時間、治療結果等。4.疫苗接種記錄：記錄員工各類疫苗接種情況，如新冠疫苗、流感疫苗等接種時間、劑次等。（二）傳染病監(jiān)測與報告檔案1.監(jiān)測記錄每日員工健康監(jiān)測記錄，包括體溫測量、癥狀觀察等情況。重點場所（如辦公區(qū)域、食堂、宿舍等）環(huán)境監(jiān)測記錄，如空氣、物表消毒情況等。2.傳染病報告記錄傳染病病例報告卡，詳細記錄報告時間、患者基本信息、發(fā)病日期、診斷日期、報告單位等內容。傳染病報告流程記錄，包括報告途徑（如電話、網絡直報等）、接收報告部門及反饋情況等。（三）防控措施檔案1.預防措施健康教育資料：包括傳染病防治知識宣傳手冊、培訓課件、宣傳海報等。環(huán)境衛(wèi)生管理記錄：如辦公區(qū)域清潔消毒記錄、通風換氣記錄等。個人防護用品配備與使用記錄：記錄口罩、手套、洗手液等防護用品的發(fā)放、領用情況。2.控制措施隔離觀察記錄：對疑似傳染病患者的隔離時間、地點、健康狀況監(jiān)測等記錄。治療跟蹤記錄：對確診傳染病患者的治療過程跟蹤，包括治療方案、用藥情況、病情變化等。密切接觸者管理記錄：記錄密切接觸者的信息、追蹤情況、醫(yī)學觀察結果等。（四）應急處置檔案1.應急預案：公司/組織制定的傳染病應急預案文本。2.應急演練記錄：包括演練計劃、演練過程記錄、演練效果評估等。3.應急物資儲備記錄：應急防護物資、藥品、設備等儲備清單及出入庫記錄。4.突發(fā)事件處理記錄：對傳染病爆發(fā)等突發(fā)事件的處理過程、采取措施、事件結果等詳細記錄。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責傳染病防治檔案資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.收集的檔案資料應包括紙質文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式。3.對于日常工作中產生的傳染病相關記錄，如健康監(jiān)測表、消毒記錄等，應按日或按周收集整理。4.發(fā)生傳染病疫情時，應及時收集與疫情處置相關的各類資料，確保信息全面、連續(xù)。（二）整理方法1.檔案管理人員收到收集的資料后，應及時進行整理。按照檔案內容分類，如員工健康檔案、監(jiān)測報告檔案等。2.對每份檔案資料進行編號，確保編號唯一且便于查詢。編號可采用年份+流水號的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案。3.去除資料中的無關信息，如空白頁、重復頁等，確保檔案內容簡潔明了。4.對紙質檔案進行裝訂，保持整齊美觀；對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，并按照編號命名文件。五、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.整理后的檔案資料應定期歸檔，一般每月或每季度進行一次。2.檔案管理人員填寫檔案歸檔清單，詳細記錄檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。3.將檔案資料移交至專門的檔案存儲區(qū)域，并按照檔案類別、年份等順序排列存放。（二）存儲方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照檔案類別劃分不同的柜區(qū)，每個柜區(qū)設置明顯的標識。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等備份存儲方式，確保數(shù)據(jù)安全可靠。建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索查詢。3.特殊載體檔案：如照片、視頻等，應進行分類整理，刻錄成光盤或存儲在移動硬盤等介質上，并注明相關信息，與紙質檔案或電子檔案一同歸檔保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內部人員因工作需要查閱傳染病檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在規(guī)定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出或進行涂改、損毀等操作。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在查閱記錄上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱傳染病檔案的，須經傳染病防治工作小組負責人批準，并填寫《檔案借閱申請表》。2.申請表應詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等內容。經批準后，借閱人方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱檔案進行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人。借閱期限屆滿，應按時歸還檔案。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對傳染病檔案中的敏感信息予以保密。2.限制檔案查閱和借閱范圍，嚴禁無關人員接觸傳染病檔案。3.在檔案整理、存儲、傳輸過程中，采取加密、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。4.對涉及員工隱私的傳染病信息，如個人健康狀況、傳染病史等，未經員工本人同意，不得對外披露。（二）安全管理1.加強檔案存儲場所的安全防范，安裝監(jiān)控設備、防火防盜設施等。2.定期對檔案進行檢查，確保紙質檔案無破損、霉變，電子檔案數(shù)據(jù)完整、可用。3.制定檔案安全應急預案，應對火災、水災、網絡攻擊等突發(fā)事件，保障檔案安全。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.傳染病檔案達到保管期限，且確認無繼續(xù)保存價值的，可進行銷毀。2.因機構調整、業(yè)務變更等原因，檔案不再適用且無需留存的，經審批后可銷毀。3.檔案因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復且無保存必要的，可申請銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經傳染病防治工作小組負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如紙質檔案可采用粉碎、焚燒等方式，電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理。4.銷毀過程應安排專人監(jiān)督，并填寫《檔案銷