PAGE檔案工作制度六項(xiàng)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查詢和利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用本公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案信息支持和服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、技術(shù)資料、產(chǎn)品檔案等。3.基本建設(shè)類檔案涉及公司/組織新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.設(shè)備儀器類檔案包括公司/組織購(gòu)置、使用、維護(hù)的各類設(shè)備儀器的說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程手冊(cè)、維修記錄、保養(yǎng)記錄、技術(shù)資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.會(huì)計(jì)檔案按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，收集整理本公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.聲像檔案記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目等的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)確保文件材料齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于電子文件，應(yīng)保證其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.對(duì)重要活動(dòng)和重大項(xiàng)目，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)相關(guān)部門做好檔案收集工作，確保檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。（三）檔案歸檔程序1.各部門收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)，編制檔案目錄清單。2.檔案管理部門對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過(guò)的檔案，檔案管理部門按照檔案保管期限和分類方案進(jìn)行整理、裝訂、編目，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，完成歸檔工作。四、檔案的整理與分類（一）檔案整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）檔案分類方法本公司/組織檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度按照文件形成的年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。（三）檔案編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別、檢索和管理。2.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+順序號(hào)+保管期限代碼”的結(jié)構(gòu)。例如：[年度代碼][機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼][順序號(hào)][保管期限代碼]。3.年度代碼采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如“2023”。4.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行編制，采用兩位字母或數(shù)字表示，如“XG”表示行政管理類，“YY”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類等。5.順序號(hào)按照檔案整理順序依次編寫，采用四位數(shù)字表示，如“0001”。6.保管期限代碼采用一位字母表示，“Y”表示永久，“C”表示長(zhǎng)期，“D”表示短期。（四）檔案編目要求1.檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。2.案卷封面應(yīng)填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等信息。3.卷內(nèi)目錄應(yīng)按文件排列順序逐件填寫序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.備考表應(yīng)填寫本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等內(nèi)容。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行上架排列，存放整齊有序，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，異地存放。備份介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、備份時(shí)間、存儲(chǔ)位置等信息，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類保管，如照片應(yīng)沖洗或掃描后分類裝訂成冊(cè)，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤上，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重要合同協(xié)議、基本建設(shè)項(xiàng)目的全套檔案、設(shè)備儀器購(gòu)置的重要文件等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。主要包括一般性會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、各類業(yè)務(wù)報(bào)表、一般合同協(xié)議、設(shè)備儀器的常規(guī)維護(hù)記錄等。3.短期保管的檔案凡是反映本公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。主要包括臨時(shí)性的文件、一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀意見(jiàn)。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的檔案。外部單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）檔案利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或借閱申請(qǐng)表，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱或借閱記錄。2.外部單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。（三）檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、查閱或借閱期限等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案查閱和借閱次數(shù)、利用檔案的部門和人員分布、檔案利用的主要類型等。（四）檔案信息開(kāi)發(fā)與利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)