PAGE審圖機構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強審圖機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審圖工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機構(gòu)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本審圖機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于建筑工程圖紙審查檔案、技術(shù)文件檔案、業(yè)務(wù)往來檔案、行政管理檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映審圖機構(gòu)的業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為審圖工作及相關(guān)業(yè)務(wù)提供便捷服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本機構(gòu)設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本機構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱管理，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度，確保檔案的合理利用和安全歸還。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.建筑工程圖紙審查項目檔案：包括送審圖紙、審查意見、回復(fù)意見、審查報告、相關(guān)會議紀(jì)要等。2.技術(shù)文件檔案：如審圖標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)指南、內(nèi)部技術(shù)文件等。3.業(yè)務(wù)往來檔案：與建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位等業(yè)務(wù)往來過程中形成的文件、函件、合同、協(xié)議等。4.行政管理檔案：機構(gòu)內(nèi)部的行政文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。5.其他檔案：如培訓(xùn)資料、資質(zhì)證書、榮譽證書、對外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、項目等進(jìn)行分類整理，便于管理和查找。3.每份檔案應(yīng)編制清晰的頁碼，確保檔案的完整性和順序性。（四）整理方法1.建筑工程圖紙審查項目檔案：按照項目進(jìn)行整理，將送審圖紙、審查意見、回復(fù)意見、審查報告等相關(guān)資料依次排列，編制目錄。2.技術(shù)文件檔案：按照文件類型進(jìn)行分類，如標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)指南等，分別整理成冊，并編制目錄。3.業(yè)務(wù)往來檔案：按照往來單位和業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，將相關(guān)文件、函件、合同等依次排列，編制目錄。4.行政管理檔案：按照文件性質(zhì)進(jìn)行分類，如行政文件、會議記錄、人事檔案等，分別整理歸檔，并編制目錄。5.其他檔案：根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理，編制相應(yīng)的目錄。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.建筑工程圖紙審查檔案：按照項目名稱分類，每個項目下再分為圖紙資料、審查過程文件、審查結(jié)果文件等類別。2.技術(shù)文件檔案：分為審圖標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類、技術(shù)指南類、內(nèi)部技術(shù)文件類等。3.業(yè)務(wù)往來檔案：按照往來單位分類，如建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位等，每個單位下再分為業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等類別。4.行政管理檔案：分為行政文件類、會議記錄類、人事檔案類、財務(wù)檔案類等。5.其他檔案：根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行具體分類，如培訓(xùn)資料類、資質(zhì)證書類、榮譽證書類等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼+年度+流水號”的形式，確保每個檔案編號的唯一性。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類方案，為每個類別設(shè)定相應(yīng)的代碼，如建筑工程圖紙審查檔案代碼為“A”，技術(shù)文件檔案代碼為“B”等。3.年度：采用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案整理的先后順序，為每份檔案編制流水號，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的建筑工程圖紙審查檔案，其編號為“A2023001”。五、檔案的編目與裝訂（一）編目內(nèi)容1.檔號：填寫檔案的編號。2.題名：準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容。3.年度：檔案形成的年份。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，如永久、長期、短期等。5.密級：根據(jù)檔案內(nèi)容的保密要求，確定檔案的密級，如絕密、機密、秘密等。6.頁數(shù)：檔案的總頁數(shù)。7.責(zé)任者：檔案的形成單位或個人。8.日期：檔案形成的日期。（二）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，便于檔案的查詢和利用。2.題名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映檔案的核心內(nèi)容。3.保管期限和密級的確定應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于圖紙等較大幅面的文件，應(yīng)折疊成A4規(guī)格后再進(jìn)行裝訂。3.裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對于重要的檔案資料，可采用異地備份的方式進(jìn)行保管，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：主要包括機構(gòu)設(shè)立、變更、終止等重要文件，涉及重大業(yè)務(wù)活動的檔案，具有長期利用價值的檔案等。3.長期保管的檔案：一般為10年至50年，包括較為重要的業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案等。4.短期保管的檔案：一般為1年至10年，包括一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的行政文件等。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、保管期限、密級等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否完好無損，是否存在丟失、損壞、泄密等情況。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機構(gòu)檔案管理的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限、密級等信息，結(jié)合本機構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理實際情況，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出檔案的檔號、題名、年度、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清冊一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。4.檔案銷毀執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案銷毀清冊進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣，并由檔案銷毀執(zhí)行人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案的借閱與查閱（一）借閱審批1.本機構(gòu)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的檔號、題名、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況，決定是否批準(zhǔn)借閱，并在《檔案借閱申請表》上簽署審批意見。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要檔案或密級較高的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況從嚴(yán)控制。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱范圍和期限使用檔案，不得擅自擴大借閱范圍或延長借閱期限。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，確保檔案的安全和完整。3.借閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）查閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要查閱本機構(gòu)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)本機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱過程中檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，為審圖工作及相關(guān)業(yè)務(wù)提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔號、題名、年度、保管期限、密級、責(zé)任者、日期等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、年度、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理效率。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保其可讀性和完整性。2