PAGE縣政府辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣政府辦檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在行政管理、決策支持、政務服務等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣政府辦各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、會議檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣政府辦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由辦公室指定專門的檔案管理部門或人員負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案管理應確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映工作過程和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應遵循便于利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查詢和利用效率，為縣政府辦各項工作提供及時、有效的檔案支持。4.安全保密原則檔案管理應嚴格遵守國家有關安全保密法律法規(guī)，確保檔案的安全存儲和使用，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善縣政府辦檔案管理制度和工作流程。2.負責組織、指導和監(jiān)督各科室、下屬事業(yè)單位的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案工作的正常開展。3.負責檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，建立健全檔案管理臺賬。4.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的便捷查詢和共享。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全存儲。6.負責組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體干部職工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各科室、下屬事業(yè)單位職責1.負責本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料，協(xié)助查閱和復制檔案。4.負責對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，保證檔案的整齊、美觀和便于查找。3.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已過保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。4.負責檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。5.負責檔案信息化管理工作，及時將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)備份和維護工作，保證檔案信息的安全和完整。6.積極參與檔案編研工作，根據(jù)工作需要編寫檔案參考資料，為縣政府辦各項工作提供決策支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與縣政府辦工作相關的文件、指示、通知等。2.縣政府辦形成的各類文件、會議記錄、紀要、簡報、報告、請示、批復等。3.各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的業(yè)務文件、統(tǒng)計報表、工作計劃、總結、合同協(xié)議等。4.人事檔案材料，包括干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資變動表、獎懲材料等。5.財務檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務制度等。6.其他具有保存價值的文件材料，如聲像檔案、實物檔案等。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。對于破損、褪色的文件材料，應及時進行修復或復制。3.收集的文件材料應按照形成時間順序進行整理，同一時間段內(nèi)的文件材料應按照重要程度、類別等進行分類排列。（三）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制分類方案。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄卡片，建立文件索引。將文件材料按照分類方案進行裝訂、排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標注相應的年度、保管期限、機構（問題）等信息。2.會議檔案整理按照會議屆次、年度進行分類，對每次會議形成的文件材料進行整理。收集會議通知、議程、報告、決議、紀要等文件材料，按照時間順序進行排列。對重要會議的文件材料進行編目，編制會議檔案目錄。3.人事檔案整理按照干部職工個人建立檔案，將人事檔案材料進行分類整理。對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。按照檔案管理規(guī)定，對人事檔案進行裝訂、歸檔，確保檔案材料的整齊、規(guī)范。4.財務檔案整理按照會計年度、類別進行分類，對財務檔案材料進行整理。收集會計憑證、賬簿、報表等文件材料，按照時間順序進行排列。對財務檔案材料進行編目，編制財務檔案目錄。5.業(yè)務檔案整理根據(jù)不同業(yè)務類型，制定相應的分類方案，對業(yè)務檔案進行分類整理。收集業(yè)務工作中形成的各類文件材料，按照時間順序、業(yè)務流程等進行排列。對業(yè)務檔案進行編目，編制業(yè)務檔案目錄。四、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面進行綜合分析，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定方法1.定期鑒定檔案管理部門每年定期組織對檔案進行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務骨干等組成。鑒定小組按照檔案鑒定原則和方法，對保管期限已滿或已失去保存價值的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。2.不定期鑒定根據(jù)工作需要，對涉及重要事項、重大事件或具有特殊意義的檔案進行不定期鑒定，及時調整檔案的保管期限和處置方式。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報縣政府辦分管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀檔案時，應采用符合保密和環(huán)保要求的方式進行，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀工作完成后，銷毀清冊應作為檔案永久保存。五、檔案保管（一）保管要求1.檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全存儲。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設施設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，并定期進行檢查和維護，確保設施設備的正常運行。3.檔案應按照分類方案進行存放，排列整齊，標識清晰，便于查找和管理。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案破損、褪色、霉變等。（二）庫房管理1.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。3.檔案庫房應設置溫濕度控制設備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案庫房應配備防火、防盜報警裝置，并定期進行檢查和維護，確保報警裝置的正常運行。5.檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中統(tǒng)一管理。電子檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、利用、備份等功能，并確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.電子檔案應按照與紙質檔案相同的分類方案進行分類存儲，建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。備份周期應根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定，一般每月或每季度備份一次。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，設置不同的用戶角色和權限級別，確保電子檔案的安全保密。5.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則檔案利用工作應堅持服務為本的宗旨，以滿足縣政府辦各項工作需要為出發(fā)點，為領導決策、行政管理、政務服務等提供優(yōu)質高效的檔案支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。（二）利用范圍1.縣政府辦內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱、借閱與縣政府辦工作相關的檔案。3.公民、法人或其他組織因特殊需要查閱、借閱涉及自身權益的檔案。（三）利用程序1.查閱檔案縣政府辦內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。上級機關、其他單位查閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報縣政府辦分管領導審批。公民、法人或其他組織查閱涉及自身權益的檔案，應提交有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報縣政府辦分管領導審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得私自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意。2.借閱檔案縣政府辦內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。上級機關、其他單位借閱檔案，應出具單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容，并填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報縣政府辦分管領導審批。公民、法人或其他組織借閱涉及自身權益的檔案，應提交有效身份證件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報縣政府辦分管領導審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并要求借閱人員出具借條。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應按時歸還檔案。如因特殊情況需要延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.縣政府辦成立檔案管理工作監(jiān)督小組，由辦公室紀檢人員、檔案管理部門負責人等組成，負責對檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查時間等，確保監(jiān)督檢查工作的常態(tài)化和制度化。3.監(jiān)督小組應定期聽取檔案管理部門的工作匯報，了解檔案管理工作進展情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒定、銷毀、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理工作的質量和效率，如檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，檔案查詢和利用的便捷程度等。3.檔案保管設施設備的配備和使用情況，如檔案庫房的環(huán)境條件、檔案架柜的完好程度、溫濕度控制設備的運行情況等。4.檔案信息化建設情況，如電子檔案管理系統(tǒng)的運行情況、檔案數(shù)據(jù)的備份和維護情況等。5.檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心，如檔案管理人員的培