PAGE財務(wù)檔案管理制度文本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財務(wù)活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，以及與財務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財務(wù)檔案工作，各分公司、子公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位財務(wù)檔案的具體管理，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財務(wù)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。采取有效措施確保財務(wù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的財務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.便于利用原則。財務(wù)檔案的整理、保管和存儲應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案使用效率。二、財務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、出入庫單等各類與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的原始單據(jù)。2.記賬憑證：按照會計核算要求編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的憑證，應(yīng)附有原始憑證，并注明附件張數(shù)。（二）會計賬簿1.總賬：全面記錄公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總分類賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬、往來賬款備查簿等，用于補(bǔ)充和詳細(xì)記錄特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及相關(guān)附注，反映公司月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.季度財務(wù)報告：在月度財務(wù)報告基礎(chǔ)上，增加季度財務(wù)分析等內(nèi)容。3.年度財務(wù)報告：全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括審計報告、財務(wù)報表及附注、財務(wù)情況說明書等。（四）其他財務(wù)資料1.財務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算等，以及預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。2.財務(wù)決算：年度終了后，對公司全年財務(wù)收支及經(jīng)營成果進(jìn)行的全面結(jié)算和總結(jié)報告。3.稅務(wù)資料：包括納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等。4.財務(wù)審計資料：包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告、審計工作底稿等。5.財務(wù)制度及相關(guān)文件：公司制定的財務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定，以及上級主管部門下發(fā)的與財務(wù)相關(guān)的文件。6.財務(wù)合同與協(xié)議：涉及公司財務(wù)收支、資金借貸、投資合作等方面的合同、協(xié)議。7.財務(wù)分析報告：定期或不定期對公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果進(jìn)行分析的報告，為管理層決策提供依據(jù)。8.其他與財務(wù)活動相關(guān)具有保存價值的資料。（五）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類及時整理歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔的財務(wù)檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和裝訂方式。3.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，同時注明電子檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等信息。4.每類財務(wù)檔案應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案名稱、日期、編號、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和管理。三、財務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會計憑證的整理：按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證折疊整齊，附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。對于紙張面積較大的原始憑證，如發(fā)票聯(lián)、收據(jù)聯(lián)等，應(yīng)按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，如汽車票、火車票、飛機(jī)票等，可按一定順序和類別粘貼在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時應(yīng)使用膠水或漿糊，不得使用訂書釘。2.會計賬簿的整理：總賬、明細(xì)賬應(yīng)按照科目順序排列，每本賬簿應(yīng)在首頁設(shè)置賬簿啟用表，注明賬簿名稱、啟用日期、賬頁頁數(shù)、記賬人員等信息。日記賬應(yīng)按日期順序排列，每本日記賬應(yīng)在首頁設(shè)置目錄，注明日期、摘要、借方金額、貸方金額、余額等信息。輔助賬簿應(yīng)根據(jù)其記錄內(nèi)容的特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，如固定資產(chǎn)卡片應(yīng)按資產(chǎn)類別和編號順序排列，低值易耗品臺賬應(yīng)按領(lǐng)用時間和品種順序排列。3.財務(wù)報告的整理：月度、季度、年度財務(wù)報告應(yīng)按照報告種類和時間順序排列，每類報告應(yīng)在首頁設(shè)置封面，注明報告名稱、編制單位、編制日期、報告期等信息。財務(wù)報告的附注應(yīng)與相應(yīng)的財務(wù)報表裝訂在一起，如附注內(nèi)容較多，可單獨(dú)成冊，并在封面注明與財務(wù)報表的對應(yīng)關(guān)系。4.其他財務(wù)資料的整理：財務(wù)預(yù)算、決算、稅務(wù)資料、財務(wù)審計資料等應(yīng)按照資料的性質(zhì)和時間順序進(jìn)行分類整理，每類資料應(yīng)在首頁設(shè)置目錄，注明資料名稱、日期、編號、內(nèi)容摘要等信息。財務(wù)制度及相關(guān)文件、財務(wù)合同與協(xié)議等應(yīng)按照文件的重要性和時間順序進(jìn)行排列，對于重要文件應(yīng)單獨(dú)編號，并注明文件的來源和主題。（二）裝訂要求1.會計憑證的裝訂：裝訂前應(yīng)檢查記賬憑證及附件是否齊全，編號是否連續(xù)，整理是否整齊。采用三針引線法裝訂，在左上角部位打上三個針眼，用線從正面穿過，在背面打個活結(jié)，然后將線拉緊，在背面打結(jié)固定。裝訂憑證厚度一般以1.52厘米為宜，過厚不利于翻閱和保管。裝訂后應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的裝訂：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿在年度終了后，應(yīng)將賬頁打印裝訂成冊。裝訂時應(yīng)在賬簿的左側(cè)或上側(cè)打孔，用線或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂后應(yīng)在封面上注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)、頁數(shù)等信息，并由記賬人員和會計主管在封簽處簽名或蓋章。對于活頁式賬簿，應(yīng)在使用完畢后，將賬頁順序編號，加具封面，裝訂成冊，并在封面上注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)、頁數(shù)、啟用日期等信息。3.財務(wù)報告的裝訂：月度、季度、年度財務(wù)報告應(yīng)按照報告的順序進(jìn)行裝訂，裝訂時應(yīng)在報告的左側(cè)或上側(cè)打孔，用線或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂。裝訂后應(yīng)在封面上注明報告名稱、編制單位、年度、月份、報告期等信息，并由編制人員和會計主管在封簽處簽名或蓋章。對于財務(wù)報告的附注，如單獨(dú)成冊，應(yīng)在封面上注明與財務(wù)報表的對應(yīng)關(guān)系及附注名稱、年度、月份等信息。4.其他財務(wù)資料的裝訂：財務(wù)預(yù)算、決算、稅務(wù)資料、財務(wù)審計資料等應(yīng)根據(jù)資料的厚度和數(shù)量，采用適當(dāng)?shù)难b訂方式，如騎馬訂、膠裝等。裝訂后應(yīng)在封面上注明資料名稱、年度、月份、編號等信息，并由整理人員和會計主管在封簽處簽名或蓋章。財務(wù)制度及相關(guān)文件、財務(wù)合同與協(xié)議等應(yīng)按照文件的重要性和時間順序進(jìn)行排列，采用膠裝或線裝等方式裝訂成冊，并在封面上注明文件名稱、年度、冊數(shù)、頁數(shù)等信息。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他財務(wù)資料：財務(wù)預(yù)算、決算、稅務(wù)資料、財務(wù)審計資料等保管期限為10年；財務(wù)制度及相關(guān)文件、財務(wù)合同與協(xié)議等根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，重要文件應(yīng)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案室，用于存放財務(wù)檔案。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.財務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.建立財務(wù)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、存放位置等信息，以便于查找和管理。2.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行排列，便于快速檢索和查閱。3.定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格限制非財務(wù)人員進(jìn)入財務(wù)檔案室，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的財務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件或摘錄件上注明出處和用途。3.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還登記手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司財務(wù)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)與檔案室管理人員辦理借閱登記手續(xù)，并簽訂《財務(wù)檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。借閱人員應(yīng)按照承諾的時間和要求歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱的財務(wù)檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非借閱目的。借閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞，不得擅自將檔案帶出公司。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.財務(wù)檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，確因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長不得超過[X]個工作日。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因造成財務(wù)檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門會同檔案管理部門提出財務(wù)檔案銷毀清單，詳細(xì)注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀清單進(jìn)行審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。