PAGE住建局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強住建局檔案的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在住建局各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于住建局機關各科室、下屬各事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則住建局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性和完整性原則檔案應如實反映住建局各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內容的完整無缺，維護檔案的原始性和真實性。3.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案不被損壞、丟失、泄露，嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)，保障檔案信息的安全。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為住建局的決策、業(yè)務工作和社會服務提供有力支持。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置住建局設立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責全局檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善住建局檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、分類、編目、裝訂住建局在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案保管體系，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案庫房、檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，保障檔案的安全保管。4.負責檔案的數(shù)字化處理工作，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用，提高檔案管理的信息化水平。5.開展檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行鑒定，經批準后予以銷毀，并做好相關記錄。6.積極提供檔案利用服務，為住建局內部各科室及下屬事業(yè)單位的工作查考、決策參考、業(yè)務辦理等提供檔案資料，同時依法為社會提供檔案查閱服務。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識和檔案管理水平。8.加強與上級檔案管理部門及其他相關單位的聯(lián)系與溝通，及時了解檔案工作的新要求、新動態(tài)，不斷改進檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.住建局機關各科室在履行職能過程中形成的各類文件、材料、報表、會議記錄、工作計劃與總結、合同協(xié)議、調研成果等。2.下屬各事業(yè)單位在業(yè)務工作中產生的各類檔案，包括工程建設項目檔案、房產管理檔案、市政設施維護檔案、村鎮(zhèn)建設檔案等。3.住建局組織或參與的各類重大活動形成的文件、照片、音像等資料。4.上級主管部門下發(fā)的與住建局工作相關的文件、指示、批復等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、各單位應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于重要的文件材料，應在形成后及時收集，避免散失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保分類科學、合理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）的分類方法進行整理。將每年形成的文件材料按照永久、長期、短期三種保管期限分開，再按照機構（問題）進行分類，最后進行排列、編號、編目、裝訂。編目時應準確填寫每份文件的題名、責任者、日期、文號、頁數(shù)等信息，確保目錄清晰、準確。2.工程建設項目檔案按照項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行分類整理。每個類別下再按照文件形成的時間順序進行排列，編目時應注明文件的名稱、編號、日期、編制單位等信息。對于竣工圖，應加蓋竣工圖章，并與其他檔案材料一起裝訂成冊。3.房產管理檔案按照房屋產權檔案、房屋交易檔案、房屋租賃檔案等類別進行分類整理。每類檔案再按照房屋的坐落、產權人、房屋面積等要素進行細分，編目時應詳細記錄房屋的基本信息、檔案形成時間、辦理情況等。4.其他類別檔案根據(jù)檔案的性質和特點，參照上述方法進行分類整理，確保各類檔案整理規(guī)范、統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映住建局主要職能活動和基本歷史面貌的，對住建局工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：住建局制定的重要法規(guī)、規(guī)章、政策文件。全局性的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。重大建設項目的立項、審批、竣工驗收等文件。涉及全局性的重要會議文件、記錄等。重要的人事任免文件、表彰獎勵文件等。2.長期保管凡是反映住建局一般工作活動，在較長時間內對住建局工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括：一般性的業(yè)務文件、材料。年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。一般建設項目的相關文件。人事檔案中的部分材料（如一般干部職工的履歷、考核等材料）。3.短期保管凡是在較短時間內對住建局工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。主要包括：臨時性的工作文件、材料。一般性的會議記錄、簡報等。短期的業(yè)務報表、資料等。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的安全保管。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、密集架、溫濕度計設備等，檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.對庫房的溫濕度進行定期監(jiān)測和調控，保持庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.庫房內應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的侵害。5.嚴格控制庫房的出入，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時應做好登記，嚴禁攜帶易燃、易爆物品進入庫房。（三）檔案裝具管理1.檔案裝具應根據(jù)檔案的類型和保管要求進行選擇，如文書檔案一般采用檔案盒、檔案夾進行裝訂，工程建設項目檔案等較大尺寸的檔案可采用卷皮進行裝訂。2.檔案裝具應符合檔案保管的質量要求，具有一定的強度和耐久性，能夠有效保護檔案。3.對檔案裝具應進行定期檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)檔案盒、檔案夾有破損、變形等情況，應及時更換；對卷皮等裝具應檢查其裝訂是否牢固，如有松動應及時修復。（四）檔案的數(shù)字化管理1.按照國家有關檔案數(shù)字化的標準和規(guī)范，對住建局重要的檔案進行數(shù)字化處理。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的質量。3.數(shù)字化檔案應進行備份存儲，存儲介質應選擇安全可靠的設備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的快速檢索、查詢和利用，提高檔案管理的工作效率和服務水平。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務科室負責人、檔案管理人員等組成的檔案鑒定小組，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結合住建局的工作實際，對檔案進行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已超過保管期限，但仍具有重要歷史意義、查考價值或涉及法律糾紛等特殊情況的檔案，應繼續(xù)保存。3.對于已失去保存價值的檔案，如重復文件、無查考利用價值的臨時性文件等，可考慮予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內容，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細注明檔案的題名、文號、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。3.將《檔案銷毀鑒定表》報住建局分管領導審批，經批準后方可進行銷毀。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應與《檔案銷毀鑒定表》一起歸檔保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.住建局內部各科室因工作需要查閱檔案，如查閱業(yè)務文件、參考歷史資料、辦理相關業(yè)務手續(xù)等。2.下屬各事業(yè)單位在開展工作過程中，如需查閱與本單位業(yè)務相關的檔案。3.因法律法規(guī)規(guī)定或其他特殊原因，需向社會提供檔案查閱服務的情況。（二）利用方式1.查閱檔案檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱檔案因工作需要確需借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限及借閱用途等，經所在科室或單位負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應向借閱者提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱者的保管責任。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。3.檔案復制利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、內容、用途等，經檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣，確保復制檔案與原件具