PAGE會(huì)計(jì)檔案館管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度，并對(duì)全公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各分公司、子公司負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失；同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保會(huì)計(jì)檔案信息不泄露。4.方便利用原則。在保證會(huì)計(jì)檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類(lèi)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如備查賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容與月度報(bào)告類(lèi)似，但更為詳細(xì)。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，是公司年度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的全面反映，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，反映公司銀行賬戶(hù)資金收支情況的記錄。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門(mén)或人員移交到另一個(gè)部門(mén)或人員時(shí)的詳細(xì)情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，記錄公司會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，記錄公司銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)的詳細(xì)情況，包括銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、起止年度等。7.其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證的編號(hào)順序排列，連同所附的原始憑證一并折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線(xiàn)上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按賬頁(yè)順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線(xiàn)上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月份、季度、年度分別整理，加具封面，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線(xiàn)上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。封面應(yīng)注明公司名稱(chēng)、報(bào)告所屬期間、報(bào)告種類(lèi)等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，分別裝訂成冊(cè)或裝盒，并加具封面，注明資料名稱(chēng)、所屬期間、保管期限等信息。（二）歸檔流程1.每月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將本月形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理，編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，注明資料名稱(chēng)、數(shù)量、所屬期間等信息。2.會(huì)計(jì)人員將整理好的會(huì)計(jì)檔案移交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)接收后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，并在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，建立會(huì)計(jì)檔案目錄，將會(huì)計(jì)檔案存放至指定的檔案柜或庫(kù)房，并按照保管期限進(jìn)行排列。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存放。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案保管制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并在檔案柜或庫(kù)房顯著位置標(biāo)明各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的存放位置和保管期限。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持整潔、有序，不得隨意堆放、折疊、涂抹、損壞。對(duì)于破損、褪色的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房，不得向無(wú)關(guān)人員泄露會(huì)計(jì)檔案信息。因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部人員（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照審批通過(guò)的《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》中注明的查閱內(nèi)容和查閱期限，在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案。2.查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.查閱人員查閱會(huì)計(jì)檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部人員一般不得借閱會(huì)計(jì)檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)按照審批通過(guò)的《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》中注明的借閱內(nèi)容和借閱期限，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取會(huì)計(jì)檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.借閱人員借閱會(huì)計(jì)檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀。2.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司總經(jīng)理。（三）銷(xiāo)毀記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)將《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中的照片、視頻等資料作為會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要記錄，妥善保管。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，其他銷(xiāo)毀記錄應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行保管。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成與收集1.公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，使用符合會(huì)計(jì)核算要求的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，并確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效。2.會(huì)計(jì)人員應(yīng)定期將電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е码娮訒?huì)計(jì)資料丟失。3.電子會(huì)計(jì)檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容一致。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱(chēng)、所屬期間、保管期限等信息。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行保存。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱(chēng)、所屬期間、保管期限等信息，并進(jìn)行編號(hào)。3.電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔同步進(jìn)行，檔案管理部門(mén)應(yīng)將電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)至指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，并按照保管期限進(jìn)行排列。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的保管與利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全電子會(huì)計(jì)檔案保管制度，定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。2.電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一致，保管期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的查閱程序進(jìn)行操作，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。4.公司外部人員因工作需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的查閱程序進(jìn)行審批，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將電子會(huì)計(jì)檔案帶出公司，不得在電子會(huì)計(jì)檔案上進(jìn)行任何操作。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查；公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的安全保管情況，包括會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房是否具備安全設(shè)施，會(huì)計(jì)檔案是否存在損壞、丟失、泄露等情況。3.會(huì)計(jì)檔案的利用情況，包括會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，查閱、借閱人員是否遵守規(guī)定等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查，公司財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并向公司管理層匯報(bào)。2.不定期抽查，公司財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)或人員