PAGE樂(lè)山檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)樂(lè)山地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在樂(lè)山地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展以及公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于樂(lè)山地區(qū)內(nèi)公司/組織所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)樂(lè)山地區(qū)內(nèi)的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映樂(lè)山地區(qū)公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理樂(lè)山地區(qū)公司/組織在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及樂(lè)山地區(qū)公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立樂(lè)山地區(qū)檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織在樂(lè)山地區(qū)的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定樂(lè)山地區(qū)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)樂(lè)山地區(qū)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和完善樂(lè)山地區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.指導(dǎo)和監(jiān)督樂(lè)山地區(qū)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.提供樂(lè)山地區(qū)檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。（二）各部門兼職檔案員樂(lè)山地區(qū)各部門、各分支機(jī)構(gòu)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。兼職檔案員的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)組織本部門員工及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)整理后的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，格式規(guī)范。3.將初步整理好的檔案定期移交至樂(lè)山地區(qū)檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案利用信息、參與檔案鑒定等。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類樂(lè)山地區(qū)檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.行政管理類包括公司/組織在樂(lè)山地區(qū)的行政管理活動(dòng)中形成的各類文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋樂(lè)山地區(qū)公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.工程建設(shè)類針對(duì)樂(lè)山地區(qū)內(nèi)的工程建設(shè)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件等。4.科技研發(fā)類記錄樂(lè)山地區(qū)公司/組織的科技研發(fā)活動(dòng)，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件等。5.聲像檔案類包含樂(lè)山地區(qū)公司/組織在各類活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案類存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類檔案，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、電子郵件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.類別代碼行政管理類檔案代碼為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類檔案代碼為“YW”，工程建設(shè)類檔案代碼為“GC”，科技研發(fā)類檔案代碼為“KJ”，聲像檔案類檔案代碼為“SX”，電子檔案類檔案代碼為“DZ”。2.年度以公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“XZ20230001”；一份2022年的業(yè)務(wù)管理類合同檔案，編號(hào)為“YW20220010”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍樂(lè)山地區(qū)公司/組織各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與樂(lè)山地區(qū)公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.樂(lè)山地區(qū)公司/組織對(duì)外發(fā)出的各類文件，如函件、報(bào)告、合同、協(xié)議等。3.各部門在樂(lè)山地區(qū)開展工作形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.樂(lè)山地區(qū)內(nèi)各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄、憑證、票據(jù)等。5.工程建設(shè)項(xiàng)目在樂(lè)山地區(qū)的相關(guān)文件、圖紙、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.科技研發(fā)項(xiàng)目在樂(lè)山地區(qū)的立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定材料等。7.樂(lè)山地區(qū)公司/組織的聲像資料，如重要活動(dòng)照片、錄像、錄音等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在樂(lè)山地區(qū)工作中形成的文件材料，確保文件材料的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)向檔案管理部門移交。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法檔案整理按照以下步驟進(jìn)行：1.分類根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料按照不同類別進(jìn)行區(qū)分。2.裝訂對(duì)紙張較多的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁(yè)號(hào)編寫在右上角。3.編頁(yè)號(hào)對(duì)每份檔案的頁(yè)面進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和統(tǒng)計(jì)。頁(yè)號(hào)從“1”開始，依次標(biāo)注。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限樂(lè)山地區(qū)各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門。對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)歸檔移交。（二）移交手續(xù)各部門兼職檔案員向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息。雙方核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)?！稒n案移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所樂(lè)山地區(qū)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管要求1.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立樂(lè)山地區(qū)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)樂(lè)山地區(qū)公司/組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和樂(lè)山地區(qū)公司/組織的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。1.永久保管的檔案凡是反映樂(lè)山地區(qū)公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)樂(lè)山地區(qū)公司/組織和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)樂(lè)山地區(qū)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、人事檔案等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)樂(lè)山地區(qū)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。如臨時(shí)性文件、一般性會(huì)議記錄等。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)樂(lè)山地區(qū)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)妥善保管，保存期限為[規(guī)定年限]。八、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及樂(lè)山地區(qū)公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱樂(lè)山地區(qū)公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)樂(lè)山地區(qū)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存期限為[規(guī)定年限]。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作樂(lè)山地區(qū)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作樂(lè)山地區(qū)公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和樂(lè)山地區(qū)公司/組織的要求，辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)編制《