PAGE公路項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公路項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公路項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營及管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔(dān)的所有公路項(xiàng)目從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、建設(shè)施工到竣工驗(yàn)收及后期運(yùn)營維護(hù)全過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公路項(xiàng)目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公路項(xiàng)目建設(shè)和管理的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公路項(xiàng)目各階段、各環(huán)節(jié)形成的各類檔案，確保檔案齊全。4.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。5.及時(shí)性原則：檔案應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展及時(shí)形成、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。6.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司公路項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公路項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理公路項(xiàng)目檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位公路項(xiàng)目檔案工作的組織實(shí)施，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.按照檔案管理要求，組織項(xiàng)目各參建單位做好檔案的收集、整理和歸檔工作，并對(duì)歸檔文件的質(zhì)量進(jìn)行審核。3.及時(shí)向公司檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，配合檔案管理部門做好檔案的驗(yàn)收和移交工作。4.負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案的日常管理和利用，確保檔案的安全和有效利用。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.建立健全本單位項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理崗位和人員職責(zé)。2.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類檔案，并按照要求進(jìn)行分類、組卷和編目。3.對(duì)歸檔文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保歸檔文件符合檔案管理要求。4.定期向項(xiàng)目建設(shè)單位移交檔案，配合項(xiàng)目建設(shè)單位做好檔案的審核和移交工作。5.接受公司檔案管理部門和項(xiàng)目建設(shè)單位的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。三、檔案收集與整理（一）收集范圍公路項(xiàng)目檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件及項(xiàng)目后期運(yùn)營維護(hù)文件等。具體如下：1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案、地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)招標(biāo)及合同文件等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件、設(shè)計(jì)交底記錄等。3.項(xiàng)目施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、施工日志等。4.項(xiàng)目監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量監(jiān)理文件、工程進(jìn)度監(jiān)理文件、工程費(fèi)用監(jiān)理文件、工程變更監(jiān)理文件、工程計(jì)量支付證書、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收申請報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報(bào)告、工程竣工圖等。6.項(xiàng)目后期運(yùn)營維護(hù)文件：養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)記錄、維修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、安全檢查記錄、應(yīng)急處置記錄等。(二)收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類方案進(jìn)行收集。3.對(duì)重要文件應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間前后銜接、條理系統(tǒng)。2.分類科學(xué)，便于查找和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照公路項(xiàng)目檔案的形成階段、專業(yè)性質(zhì)和內(nèi)容特點(diǎn)，分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件和工程后期運(yùn)營維護(hù)文件六大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.組卷：將具有保存價(jià)值的文件按照一定的原則和方法組成案卷。組卷應(yīng)遵循以下原則：同一事由的文件組成一卷或數(shù)卷。不同載體的文件應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，密不可分。3.編目：對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)、編頁、填寫卷內(nèi)目錄和備考表等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目；備考表應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同稿本情況、立卷人、檢查人、立卷日期等內(nèi)容。4.裝訂：卷內(nèi)文件應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中及時(shí)將整理好的檔案向項(xiàng)目建設(shè)單位歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范，符合檔案管理要求。3.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)定期對(duì)各參建單位的檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的及時(shí)督促整改。（二）移交程序1.項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行全面整理和審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案向公司檔案管理部門移交。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理部門對(duì)移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收合格的檔案辦理接收手續(xù)，對(duì)驗(yàn)收不合格的檔案退回項(xiàng)目建設(shè)單位重新整理。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案損壞或丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位代表及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公路項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公路項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營及管理的參考價(jià)值和歷史價(jià)值。3.檔案的密級(jí)和保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公路項(xiàng)目檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)論。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)單位及相關(guān)部門人員簽字確認(rèn)。3.在指定地點(diǎn)對(duì)銷毀檔案進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱公路項(xiàng)目檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自銷毀檔案。2.檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公路項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公路項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案利用系統(tǒng)：開發(fā)檔案利用系統(tǒng)，為檔案利用者提供在線查閱、借閱、下載等服務(wù)，提高檔案利用效率。4.檔案安全管理：建立檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作的組織實(shí)施。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊和操作流程，方便檔案管理人員和利用者使用。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公路項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，