PAGE檔案資源管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資源管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資源的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在不同階段、不同業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，優(yōu)化檔案整理和分類體系，建立完善的檢索工具，提高檔案的查閱和利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案資源的統(tǒng)籌管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化檢索，提高檔案管理的信息化水平。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司的決策、管理和業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。6.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求及時進(jìn)行歸檔，不得私自留存或銷毀。4.積極配合檔案管理部門開展檔案清查、鑒定、統(tǒng)計等工作，提供必要的數(shù)據(jù)和資料。5.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，妥善保管本部門暫存的檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍公司檔案收集范圍包括但不限于以下各類文件材料：1.行政管理類公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、決議、決定等；公司行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、保密工作、信訪工作等方面的文件。2.黨群工作類黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、財務(wù)預(yù)算、審計報告、統(tǒng)計報表、市場營銷、人力資源管理、物資采購、合同管理、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)管理等方面的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、生產(chǎn)流程、設(shè)備管理、技術(shù)改造、質(zhì)量控制、環(huán)境保護(hù)等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類工程項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、工程合同、竣工驗收報告等文件材料。6.科研項目類科研項目立項申請書、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定證書、專利證書等文件材料。7.外事工作類出國（境）審批文件、外事活動記錄、對外合作協(xié)議、國際交流資料等文件材料。8.聲像檔案類公司重大活動、會議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.電子檔案類公司各類電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件、電子圖紙等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的日常收集工作，確保文件材料的及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于重要文件材料，應(yīng)同時收集其相關(guān)的背景資料、補(bǔ)充材料等，以保證檔案的全面性。4.電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的各類檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。3.對于零散形成的文件材料，應(yīng)隨時收集整理，定期歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目。2.編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.將整理好的檔案連同移交清單一并移交至檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給移交部門進(jìn)行整改。4.檔案管理部門對審核通過的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、裝訂、上架，完成歸檔工作。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別存放。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為若干類別，如行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類等。在每個類別下，再按照具體的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行細(xì)分。3.保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體時長]。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體時長]。（三）編號規(guī)則檔案編號采用“全宗號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)，具體編號規(guī)則如下：1.全宗號：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識公司檔案全宗。2.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限：分別用“永久”“長期”“短期”表示。4.流水號：按照檔案整理順序依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如：某份檔案的編號為“0012023永久0001”，表示該檔案屬于公司第001全宗，形成于2023年，保管期限為永久，流水號為0001。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每個案卷的編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄卷內(nèi)每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息，以便于查閱。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，使用統(tǒng)一的格式和字體，確保目錄的可讀性和可用性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，確保檔案的整齊排列和便于查找。2.裝具應(yīng)堅固耐用，具有良好的密封性和穩(wěn)定性，能夠有效保護(hù)檔案不受損壞。3.對不同保管期限和類別的檔案，應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管期限等信息，便于對檔案進(jìn)行跟蹤管理。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、字跡模糊等有損壞跡象的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行操作。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)對庫房門窗、電源、消防設(shè)施等的日常檢查，防止發(fā)生安全事故。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、準(zhǔn)確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動和歷史面貌，是否具有查考利用價值。2.分析檔案的形成時間、來源、保管期限等因素，判斷其保存價值。3.檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對于不完整、不準(zhǔn)確或重復(fù)的檔案，應(yīng)進(jìn)行綜合評估。（四）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實際價值確定其存毀。2.分析比較法將檔案與同類型、同年度的其他檔案進(jìn)行比較，分析其重要程度和保存價值。3.效益評估法從檔案對公司決策、管理、業(yè)務(wù)活動等方面的效益出發(fā)，評估其利用價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀工作完成后，將銷毀清單與相關(guān)鑒定材料一并歸檔保存，以備查考。七、檔案的利用與開發(fā)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱、復(fù)制公司檔案。外部單位因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借出檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定時長]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.復(fù)制如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并與原件核對無誤。（四）檔案開發(fā)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案利用需求，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等編研材料，為公司提供決策支持和歷史借鑒。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，開發(fā)檔案信息資源，為公司的業(yè)務(wù)拓展、市場營銷、文化建設(shè)等提供服務(wù)。3.加強(qiáng)與公司內(nèi)部各部門的溝通與協(xié)作，開展檔案專題研究和項目合作，共同推動檔案資源的有效利用和開發(fā)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化檢索、自動化管理和智能化服務(wù)，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對公司各類檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整、可讀。2.按照檔案整理和分類要求，對數(shù)字化檔案進(jìn)行命名、標(biāo)注、掛接等處理，建立準(zhǔn)確的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，方便檔案管理人員對檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱人信息、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)對檔案借閱情況的全程跟蹤管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全保障1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，保障檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全性。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，