PAGE畢業(yè)學(xué)籍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)畢業(yè)學(xué)籍檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。畢業(yè)學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的重要資料，對(duì)于學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)發(fā)展、學(xué)校的教學(xué)管理以及社會(huì)的人才評(píng)價(jià)等都具有重要意義。（二）適用范圍本制度適用于本校[具體學(xué)校名稱]所有畢業(yè)生的學(xué)籍檔案管理工作，包括全日制本科、?？飘厴I(yè)生以及各類成人教育畢業(yè)生等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及各項(xiàng)活動(dòng)情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類資料。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。二、檔案內(nèi)容及分類（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人資料：包括學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.入學(xué)資料：錄取通知書、入學(xué)登記表、身份證復(fù)印件等。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)檔案1.課程成績(jī)單：記錄學(xué)生每學(xué)期所學(xué)課程的名稱、學(xué)分、成績(jī)等信息。2.補(bǔ)考、重修記錄：詳細(xì)記載學(xué)生的補(bǔ)考、重修情況，包括考試時(shí)間、成績(jī)等。（三）學(xué)籍變動(dòng)材料1.轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)材料：如有轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)情況，需包含相關(guān)審批文件、轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)表等。2.休學(xué)、復(fù)學(xué)材料：休學(xué)申請(qǐng)書、休學(xué)審批表、復(fù)學(xué)申請(qǐng)書、復(fù)學(xué)審批表等。3.退學(xué)材料：退學(xué)申請(qǐng)表、退學(xué)審批文件等。（四）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)證書：學(xué)生在校期間獲得的各類獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書等。2.處分決定：對(duì)違反校規(guī)校紀(jì)學(xué)生的處分決定書及相關(guān)材料。（五）畢業(yè)鑒定材料1.畢業(yè)生登記表：全面反映學(xué)生在校期間的思想政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、社會(huì)實(shí)踐等方面的綜合評(píng)價(jià)。2.畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告：學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)期間的實(shí)習(xí)單位、實(shí)習(xí)內(nèi)容、實(shí)習(xí)收獲及自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。（六）學(xué)位材料1.學(xué)位申請(qǐng)書：學(xué)生申請(qǐng)學(xué)位時(shí)提交的申請(qǐng)書。2.學(xué)位論文及評(píng)審材料：學(xué)位論文、導(dǎo)師評(píng)語(yǔ)、評(píng)閱意見、答辯記錄及決議等。（七）其他材料1.體檢表：學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)時(shí)的體檢報(bào)告。2.就業(yè)材料：就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、報(bào)到證等。3.其他與學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活相關(guān)的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各教學(xué)單位、職能部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將涉及學(xué)生畢業(yè)學(xué)籍檔案的材料進(jìn)行整理匯總，并及時(shí)移交至學(xué)校檔案管理部門。2.教師應(yīng)督促學(xué)生按時(shí)提交各類實(shí)習(xí)報(bào)告、論文等材料，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.學(xué)生本人應(yīng)積極配合檔案收集工作，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)材料，并對(duì)所提交材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。（二）整理流程1.分類：檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類。2.排序：在每一類檔案中，按照時(shí)間順序或重要程度對(duì)材料進(jìn)行排序。3.編目：為每份檔案材料編制目錄，注明材料名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于查找和管理。4.裝訂：對(duì)于紙張較多的材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入專用檔案盒，并在盒面上標(biāo)明檔案類別、學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)等）、防蟲設(shè)備（防蟲藥等）、防盜設(shè)備（監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等），確保檔案存放安全。（二）保管期限畢業(yè)學(xué)籍檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，以滿足學(xué)校教學(xué)評(píng)估、學(xué)生個(gè)人查詢及社會(huì)相關(guān)部門查閱等需求。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人：學(xué)生有權(quán)查閱本人的畢業(yè)學(xué)籍檔案，但應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門：因教學(xué)評(píng)估、就業(yè)指導(dǎo)、學(xué)生管理等工作需要，學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門經(jīng)審批后可查閱學(xué)生畢業(yè)學(xué)籍檔案。3.校外單位：司法機(jī)關(guān)、人事檔案管理部門等因工作需要，憑單位介紹信及相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱學(xué)生畢業(yè)學(xué)籍檔案。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人填寫《畢業(yè)學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱：查閱人在檔案管理人員的陪同下，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)做好監(jiān)督，防止檔案被涂改、損壞或丟失。4.登記：查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)如實(shí)填寫《畢業(yè)學(xué)籍檔案查閱登記表》，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱權(quán)限及流程1.借閱權(quán)限：一般情況下，畢業(yè)學(xué)籍檔案不對(duì)外借閱。特殊情況確需借閱的，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程：借閱人填寫《畢業(yè)學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，并提交相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)后，借閱人在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱期限一般不超過[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.畢業(yè)生就業(yè)單位接收檔案的，按照就業(yè)協(xié)議將檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位。2.畢業(yè)生檔案需轉(zhuǎn)遞至人才交流中心、戶籍所在地等檔案接收機(jī)構(gòu)的，按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞方式1.檔案轉(zhuǎn)遞一般通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案?jìng)鬟f的安全、準(zhǔn)確。2.嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞流程1.審核：檔案管理人員對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.封裝：將審核后的檔案材料進(jìn)行封裝，在封口處加蓋學(xué)校檔案管理部門公章。3.填寫轉(zhuǎn)遞通知單：詳細(xì)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案接收單位名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息。4.轉(zhuǎn)遞：按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上簽字蓋章后返回學(xué)校檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的畢業(yè)學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息采集、整理、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能的自動(dòng)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行維護(hù)，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。如學(xué)生信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)更新系統(tǒng)記錄。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)，保障檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)畢業(yè)學(xué)籍檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各部門之間的檔案管理工作關(guān)系，確保檔案收集、整理、保管、查閱等工作的順利進(jìn)行。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，做好檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編目、裝訂等整理工作，保證檔案的整齊、規(guī)范。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案信息。5.積極為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，解答相關(guān)問題。6.完成檔案管理部門負(fù)責(zé)人交辦的其他工作任務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，由學(xué)校紀(jì)檢部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。3.檔案管理人員的工作情況，是否履行職責(zé)，遵守檔案管理紀(jì)律。